การกำกับดูแลวัตถุดิบและสินค้า ของมาตรฐาน CoC กลุ่ม GRS,RCS ต้องทำอย่างไร ?

สำหรับการตรวจสอบวัตถุดิบขาเข้า

1. บริษัทต้องมีการจัดทำทะเบียนรายชื่อผู้ขาย วัตถุดิบที่นำมาเป็นส่วนรีไซเคิล (recycle)

2. บริษัทต้องกำหนดการตรวจสอบวัตถุดิบรับเข้า เพื่อทวนสอบความเป็น รีไซเคิล ทางเอกสาร ดังนี้

• ลักษณะปรากฏ
• จำนวน /ปริมาณ
• คุณภาพ
• อัตราส่วนการผสม และเอกสารการบรรยายที่มา ที่ตรงกับวัตถุดิบที่รับเข้า
• เอกสารใบรับรองธุรกรรม (TC) (กรณีมี)

3. สำหรับวัตถุดิบที่ผ่านการรับรอง GRS /RCS แล้วนั้น จะต้องมีเอกสารใบรับรองธุรกรรม (TC) ควรมีการตรวจสอบว่า TC นั้น ถูกต้องหรือไม่ โดยสุ่มตรวจหมายเลขที่เอกสารใบรับรองธุรกรรม (TC) ของผู้ขายได้ที่ https://textileexchange.org/authenticate-transaction/

4. การดำเนินการหากวัตถุดิบไม่ได้รับรอง มาตรฐาน GRS/RCS
   การควบคุมวัตถุดิบเพื่อนำมารีไซเคิลในลักษณะนี้ให้ดำเนินการดังนี้บริษัทต้องสร้างระบบและทำการควบคุมวัตถุดิบเพื่อให้สามารถสอบย้อนกลับได้ถึงแหล่งที่มาของ ส่วนที่ต้นน้ำ นำมาให้กับบริษัท ซึ่งในมาตรฐานกำหนดเอกสารที่ต้องให้มี ต่อไปนี้

• ชื่อและที่อยู่ของซัพพลายเออร์
• ปริมาณ คุณภาพ และรายละเอียดของสินค้า
• การอ้างอิงถึงการอ้างสิทธิ์เกี่ยวกับวัสดุ( Pre-consumer ก่อนการบริโภค  หรือ Post consumer  หลังบริโภค )
• เอกสารการจัดส่ง
• บันทึกทางการเงินของการซื้อ (อินวอยซ์)

ตามตัวอย่างเอกสารแนบ C

สำหรับการดำเนินการสินค้าสำเร็จรูปขาออก (ถ้าลูกค้าต้องการเอกสารใบรับรองธุรกรรม (TC)

1. บริษัทต้องมั่นใจว่าสินค้าสำเร็จรูปที่จะส่งมอบให้ลูกค้านั้น ในขั้นตอนการขนส่งและ กระบวนการขาย ส่วนที่เป็นบรรจุภัณฑ์ ภาชนะ หรือยานพาหนะที่ปิด/ปิดผนึกในลักษณะที่ไม่สามารถทำให้มีการทดแทนและปนเปื้อนของสินค้าได้
   ตัวอย่างเช่น

• ใบเตรียมสินค้า
• การล็อค ตู้ หรือ รถขนส่งของมีการป้องกันการลักลอบ หรือเปลี่ยนถ่ายได้
• ระบบการชี้บ่งที่กล่อง / บิลล์ส่งสินค้า

2. การจัดส่งสินค้าที่เป็นรีไซเคิล (recycle)ทั้งหมดจะต้องมีการระบุที่ฉลาก ที่เชื่อมโยงอย่างชัดเจนกับใบแจ้งหนี้หรือเอกสารการจัดส่งที่เกี่ยวข้อง หรืออาจจะสามารถแสดงข้อมูลนี้ในเอกสารประกอบอื่น ที่สามารถเชื่อมโยงกับบรรจุภัณฑ์ คอนเทนเนอร์ หรือยานพาหนะขนส่งของวัสดุที่อ้างสิทธิ์อย่างปฏิเสธไม่ได้ เช่น

• รุ่นสินค้า (LOT)
• ใบแจ้งหนี้

3. องค์กรต้องยื่นขอใบรับรองการทำธุรกรรม (TC)จากหน่วยรับรองของตนสำหรับผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่องค์กรขายให้กับลูกค้าที่ขอเอกสาร TC

โดยหลักฐานที่ต้องจัดเตรียมดังนี้  (รายละเอียดอาจมีเพิ่มขึ้นกับหน่วยงานที่บริษัทยื่นขอ)

• ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ บันทึกทางการเงิน รายงานการทดสอบคุณภาพผลิตภัณฑ์ของบุคคลที่สาม (ตรวจวัตถุดิบและตรวจสินค้าสำเร็จรูป) และเอกสารการจัดส่ง (เช่น เอกสารการขนส่งของทางราชการ) ที่แสดงว่าสินค้าขาออกได้ถูกขายให้กับผู้ซื้อสินค้าที่มีชื่อ
• เอกสารที่ระบุ เอกลักษณ์ของวัสดุ (รหัสสินค้า) คุณภาพ และปริมาณที่อ้างสิทธิ์;
• ใบแจ้งหนี้ เอกสารการจัดส่ง (เช่น เอกสารการขนส่งของรัฐบาล) บันทึกทางการเงิน และใบรับรองธุรกรรม (TC) ขาเข้า (วัตถุดิบ) ย้อนกลับไปยังวัตถุดิบที่นำมาผลิตเป็นสินค้ารีไซเคิล
• การคำนวณองค์ประกอบตามรายละเอียดในขั้นตอนการผสมหรือปั่นรวมกัน ในขั้นตอนการผลิต
• การกระทบยอดปริมาณที่สมดุล (Mass balance)ตามรายละเอียดในขั้นการรับวัตถุดิบ การจัดเก็บ การผลิต และสินค้าในคลังสินค้า รวมทั้งของเสีย ที่เกิดขึ้นในกระบวนการผลิต
• เอกสารที่สามารถระบุของผู้รับเหมาช่วงใด ๆ ที่จัดการวัสดุในขณะที่องค์กรเป็นเจ้าของ; และ
• เอกสารเฉพาะมาตรฐานอื่นๆ ตามที่หน่วยงานที่จะออกเอกสาร TC ระบุเพิ่มเติม

เฉพาะผลิตภัณฑ์ที่ออกใบรับรองธุรกรรม(TC)ที่ถูกต้องจากหน่วยรับรองที่รับผิดชอบเท่านั้นที่จะถือว่าได้รับการรับรอง ใบรับรองขอบเขตและใบรับรองธุรกรรมขาออกทั้งหมดสำหรับองค์กรจะออกโดยหน่วยรับรอง (CB) เดียวกัน