ขั้นตอนและระยะเวลาการขอรับรอง ISO ตั้งแต่ยื่นใบสมัครจนได้ใบรับรอง

คำถามหนึ่งที่ผู้ขอรับรองถามคือ “ยื่นแล้วจะได้ใบรับรองเมื่อไร” คำตอบที่ตรงไปตรงมาคือ ระยะเวลาขึ้นอยู่กับความพร้อมขององค์กรในแต่ละขั้นมากกว่าอยู่ที่หน่วยรับรอง บทความนี้เรียงลำดับงานตั้งแต่ใบสมัครจนถึงใบรับรองตามที่ ISO/IEC 17021-1 กำหนดให้หน่วยรับรองทุกแห่งปฏิบัติ และชี้ว่าในแต่ละขั้น เวลาขึ้นอยู่กับใคร

ขั้นที่ 1 ใบสมัครและการทบทวนใบสมัคร

องค์กรกรอกใบสมัครขอรับการรับรอง ซึ่งถามข้อมูลที่หน่วยรับรองต้องใช้กำหนดจำนวนวันตรวจ ได้แก่ ขอบข่ายที่ขอรับรอง ประเภทสินค้าหรือบริการ จำนวนพนักงานและกะการทำงาน จำนวนสถานที่ กระบวนการที่จ้างภายนอก และข้อกำหนดที่ไม่นำมาใช้ หน่วยรับรองต้องทบทวนใบสมัครก่อนตอบรับ เพื่อยืนยันว่ามีความสามารถและขอบข่ายการรับรองระบบงานครอบคลุมกิจการนั้น ที่ EQA ใบสมัครอยู่ท้ายหน้ามาตรฐานแต่ละหน้า เช่น ISO 9001 โดยกรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีแล้วระบบดึงชื่อและที่อยู่บริษัทให้

เวลาขึ้นอยู่กับ: ความครบถ้วนของข้อมูลในใบสมัคร ใบสมัครที่ระบุจำนวนพนักงานและขอบข่ายชัดเจนตั้งแต่แรก ทำให้จัดทำข้อเสนอได้โดยไม่ต้องสอบถามกลับ

ขั้นที่ 2 ข้อเสนอและการตอบรับ

หน่วยรับรองจัดทำข้อเสนอ (Proposal) ที่ระบุจำนวนวันตรวจของแต่ละขั้นและค่าใช้จ่ายตลอดรอบการรับรอง 3 ปี วิธีคิดจำนวนวันอธิบายไว้ใน ค่าใช้จ่ายในการขอรับรอง ISO คิดจากอะไร เมื่อองค์กรตอบรับข้อเสนอ กระบวนการตรวจจึงเริ่ม และองค์กรกับหน่วยรับรองตกลงวันตรวจ Stage 1 ร่วมกัน

ขั้นที่ 3 การตรวจประเมินขั้นที่ 1 (Stage 1)

Stage 1 เป็นการตรวจความพร้อม หน่วยรับรองทบทวนเอกสารของระบบ ทำความเข้าใจสถานประกอบการ ขอบข่าย กระบวนการ และข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ทวนสอบว่าองค์กรได้ดำเนินการตรวจติดตามภายในและการทบทวนโดยฝ่ายบริหารแล้ว และวางแผน Stage 2 การตรวจขั้นนี้อาจทำที่สถานประกอบการ ที่สำนักงานของหน่วยรับรอง หรือทั้งสองแห่ง ผลของ Stage 1 คือรายงานประเด็นที่ต้องดำเนินการก่อน Stage 2 หากมีประเด็นที่แสดงว่ายังไม่พร้อม หน่วยรับรองอาจกำหนดให้ตรวจ Stage 1 ซ้ำ รายละเอียดเชิงลึกอ่านที่ การตรวจรับรอง Stage 1 กับ Stage 2 ต่างกันอย่างไร

เวลาขึ้นอยู่กับ: ความเร็วในการดำเนินการกับประเด็นจาก Stage 1 ที่ EQA เมื่อองค์กรพร้อม การตรวจ Stage 2 กำหนดวันได้ทันทีที่องค์กรแจ้งความพร้อมและตารางผู้ตรวจตรงกัน โดยไม่มีระยะรอขั้นต่ำ

ขั้นที่ 4 การตรวจประเมินขั้นที่ 2 (Stage 2)

Stage 2 ดำเนินการ ณ สถานประกอบการ เพื่อประเมินว่าระบบถูกนำไปใช้จริงและมีประสิทธิผลตามข้อกำหนดของมาตรฐาน ผู้ตรวจดูหลักฐานการปฏิบัติงาน สัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงาน สังเกตกระบวนการ และทวนสอบการติดตามสมรรถนะเทียบกับวัตถุประสงค์ ผลการตรวจแบ่งเป็นสองแบบ คือเสนอให้การรับรองได้ หรือพบความไม่สอดคล้อง (nonconformity) ที่องค์กรต้องดำเนินการก่อน

เวลาขึ้นอยู่กับ: การปิดความไม่สอดคล้อง ความไม่สอดคล้องระดับรอง (minor) ต้องมีแผนการแก้ไขที่หน่วยรับรองยอมรับ ส่วนความไม่สอดคล้องระดับหลัก (major) ต้องมีการแก้ไขและการดำเนินการแก้ไขที่ทวนสอบแล้ว ที่ EQA หากไม่สามารถทวนสอบการแก้ไขความไม่สอดคล้องระดับหลักได้ภายใน 6 เดือนนับจากวันสุดท้ายของ Stage 2 จะต้องดำเนินการ Stage 2 อีกครั้ง วิธีตอบและปิดประเด็นอธิบายไว้ใน การตอบและปิดความไม่สอดคล้องหลังการตรวจประเมิน

ขั้นที่ 5 การตัดสินให้การรับรอง

ขั้นนี้เป็นจุดที่ผู้ขอรับรองมองไม่เห็นแต่สำคัญมาก ISO/IEC 17021-1 กำหนดให้การตัดสินให้การรับรองทำโดยบุคคลที่ไม่ใช่ผู้ที่ดำเนินการตรวจประเมิน ผู้ตัดสินทบทวนรายงานการตรวจ ความไม่สอดคล้องและการปิดประเด็น แล้วจึงตัดสิน หลักการนี้เป็นกลไกความเป็นกลางของหน่วยรับรอง ผู้ตรวจที่อยู่หน้างานไม่ใช่ผู้ที่ตัดสินว่าจะออกใบรับรองหรือไม่

ขั้นที่ 6 ใบรับรองและรอบการรับรอง

เมื่อตัดสินให้การรับรอง หน่วยรับรองออกใบรับรองซึ่งระบุชื่อองค์กร ที่ตั้ง ขอบข่าย มาตรฐาน วันที่ออกและวันหมดอายุ ใบรับรองของ EQA เรียกว่า Certificate of Confidence มีอายุ 3 ปี ภายใต้เงื่อนไขการรักษาการรับรองอย่างต่อเนื่อง หลังจากนั้นมีการตรวจติดตามอย่างน้อยปีละครั้ง โดยการตรวจติดตามครั้งแรกต้องเกิดขึ้นภายใน 12 เดือนนับจากวันตัดสินให้การรับรอง และการตรวจต่ออายุก่อนใบรับรองหมดอายุ อ่านต่อที่ การรักษาใบรับรอง: ตรวจติดตามและต่ออายุ

สรุป: อะไรกำหนดระยะเวลาทั้งหมด

เมื่อเรียงทั้งหกขั้น จะเห็นว่าเวลาที่หน่วยรับรองใช้คือการทบทวนใบสมัคร จัดทำข้อเสนอ ดำเนินการตรวจตามวันที่ตกลง และตัดสิน ส่วนเวลาที่เหลือ ได้แก่ การเตรียมข้อมูลใบสมัคร การดำเนินการกับประเด็นจาก Stage 1 และการปิดความไม่สอดคล้องจาก Stage 2 อยู่ที่องค์กร องค์กรที่ต้องการทราบว่าตนพร้อมสำหรับ Stage 1 เพียงใด สามารถใช้เช็กลิสต์ประเมินความพร้อมก่อนรับการตรวจรับรองซึ่งเป็นแบบประเมินตนเอง หรือขอใบเสนอราคาตรวจรับรองเพื่อให้ EQA จัดทำข้อเสนอเฉพาะสำหรับองค์กร

บทความนี้เรียบเรียงจากหลักการใน ISO/IEC 17021-1:2015 และขั้นตอนการให้บริการของ EQA ด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเอง ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำมาตรฐาน EQA ให้บริการตรวจรับรองและฝึกอบรมเท่านั้น ไม่ให้คำปรึกษาในการจัดทำหรือแก้ไขระบบ และการอ่านบทความนี้ไม่มีผลต่อผลการตรวจประเมิน