การตรวจรับรอง Stage 1 กับ Stage 2 ต่างกันอย่างไร และควรเตรียมอะไรไว้ก่อนวันตรวจ

ทำไมการตรวจรับรองครั้งแรกจึงแบ่งเป็นสองระยะ

เหตุผลตรงไปตรงมา คือการส่งทีมผู้ตรวจประเมินเข้าไปตรวจหลักฐานการปฏิบัติทั้งระบบในองค์กรที่ยังไม่พร้อม เป็นการใช้เวลาของทั้งสองฝ่ายอย่างไม่เกิดประโยชน์ การแบ่งเป็นสองระยะจึงเปิดโอกาสให้ทั้งองค์กรและหน่วยรับรองตรวจสอบความพร้อมก่อน แล้วค่อยเข้าสู่การตรวจหลักฐานเชิงลึก

อีกเหตุผลหนึ่งคือความเข้าใจร่วมกันเรื่องขอบเขต การรับรองระบบจะระบุขอบเขตไว้บนใบรับรอง หากขอบเขตที่องค์กรเข้าใจกับที่หน่วยรับรองเข้าใจไม่ตรงกัน การตรวจในระยะที่สองจะเดินไปผิดทางทั้งหมด Stage 1 จึงเป็นจังหวะที่ทั้งสองฝ่ายทำความเข้าใจให้ตรงกันก่อน

Stage 1 มุ่งดูอะไร

ในทางปฏิบัติ Stage 1 คือการตรวจความพร้อม ผู้ตรวจประเมินจะทำความเข้าใจองค์กรและประเมินว่าการเข้าตรวจระยะที่สองจะได้ผลหรือไม่

ประเด็นที่อยู่ในความสนใจของระยะนี้ ได้แก่ ขอบเขตของระบบและเหตุผลของการกำหนดขอบเขตนั้น บริบทองค์กรและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ระบุไว้ เอกสารสารสนเทศหลักของระบบ ข้อกำหนดตามกฎหมายและข้อกำหนดอื่นที่องค์กรระบุว่าเกี่ยวข้อง สถานะของการตรวจติดตามภายในและการทบทวนของฝ่ายบริหาร ความเข้าใจของบุคลากรต่อระบบที่วางไว้ และสภาพจริงของสถานที่ปฏิบัติงานในภาพรวม

สิ่งที่ Stage 1 ไม่ได้มุ่งทำคือการไล่ตรวจหลักฐานการปฏิบัติทุกกระบวนการ นั่นเป็นงานของระยะที่สอง

Stage 2 มุ่งดูอะไร

Stage 2 คือการตรวจว่าระบบที่ประกาศไว้ถูกนำไปปฏิบัติจริงและได้ผลตามที่ตั้งใจ ผู้ตรวจประเมินจะเก็บหลักฐานจากหน้างาน จากบันทึก และจากการสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงาน แล้วเทียบกับข้อกำหนดของมาตรฐานและกับสิ่งที่องค์กรกำหนดไว้เอง

จุดที่แตกต่างจากระยะแรกอย่างชัดเจนคือการให้น้ำหนักกับความสอดคล้องระหว่างสิ่งที่เขียนกับสิ่งที่ทำ เอกสารที่สวยงามแต่ไม่ตรงกับวิธีทำงานจริงจะปรากฏเป็นประเด็นในระยะนี้ ในทางกลับกัน วิธีทำงานที่ดีอยู่แล้วแต่ไม่มีร่องรอยให้ทวนสอบก็เป็นประเด็นได้เช่นกัน

สิ่งที่ควรเดินให้ครบรอบก่อนถึงวันตรวจระยะที่สอง

คำว่าเดินครบรอบหมายถึงระบบได้ทำงานผ่านวงจรของตัวเองอย่างน้อยหนึ่งรอบ จนมีข้อมูลของตัวเองให้ดู ไม่ใช่มีเพียงแผนที่เขียนไว้

• การตรวจติดตามภายในที่ครอบคลุมทุกกระบวนการและทุกข้อกำหนดที่อยู่ในขอบเขต พร้อมผลที่บันทึกไว้
• การทบทวนของฝ่ายบริหารที่มีวาระครบตามที่มาตรฐานกำหนดและมีมติที่ตามต่อได้
• ร่องรอยการจัดการความไม่สอดคล้องที่พบ ตั้งแต่การแก้ไขเฉพาะหน้าไปจนถึงการจัดการที่สาเหตุ
• ข้อมูลสมรรถนะจากการเฝ้าติดตามและวัดผล ที่ครอบคลุมช่วงเวลามากพอจะเห็นแนวโน้ม
• หลักฐานว่าบุคลากรที่ทำงานสำคัญมีความสามารถตามที่องค์กรกำหนดไว้

รายการข้างต้นไม่ใช่รายการตรวจสอบตามมาตรฐานฉบับใดฉบับหนึ่ง แต่เป็นการเรียบเรียงจากสิ่งที่ระบบการจัดการทุกตระกูลมีร่วมกันในหมวดที่ 9 และ 10

ผู้ตรวจประเมินทำอะไรได้และทำอะไรไม่ได้

ประเด็นนี้ควรทำความเข้าใจไว้ล่วงหน้า เพราะช่วยให้องค์กรวางแผนได้ถูก หน่วยรับรองระบบต้องรักษาความเป็นกลาง ผู้ตรวจประเมินจึงระบุได้ว่าพบความไม่สอดคล้องที่ใดและอ้างอิงข้อกำหนดข้อใด แต่ไม่สามารถออกแบบวิธีแก้ให้ ไม่สามารถจัดทำเอกสารให้ และไม่สามารถบอกว่าองค์กรควรเลือกวิธีปฏิบัติแบบใด

ความรับผิดชอบในการหาสาเหตุและกำหนดการปฏิบัติการแก้ไขจึงอยู่ที่องค์กรเสมอ การเข้าใจเส้นแบ่งนี้ตั้งแต่ต้นช่วยลดความคาดหวังที่ไม่ตรงกันในวันตรวจ

ข้อควรระวังเรื่องการเตรียมตัวที่มากเกินไปในทางที่ผิด

การเตรียมตัวที่เป็นประโยชน์คือการทำให้ระบบที่ใช้จริงพร้อมให้ทวนสอบ เช่น จัดบันทึกให้ค้นหาได้ ซักซ้อมว่าใครเป็นผู้ตอบเรื่องใด และตรวจว่าเอกสารที่หน้างานใช้เป็นฉบับปัจจุบัน

ส่วนการเตรียมตัวที่ไม่เป็นประโยชน์คือการสร้างสภาพชั่วคราวเฉพาะวันตรวจ เช่น จัดหน้างานให้ต่างจากวันทำงานปกติ หรือย้อนกลับไปกรอกบันทึกที่ไม่ได้บันทึกไว้ตามเวลาจริง วิธีเหล่านี้ตรวจพบได้จากการเทียบข้อมูลหลายแหล่ง และยังทำให้องค์กรเสียโอกาสที่จะได้ข้อมูลจริงเกี่ยวกับระบบของตนเอง

อ่านเพิ่มเติมเรื่องหลักการที่ผู้ตรวจประเมินใช้เป็นกรอบการทำงานได้ที่ ผู้ตรวจประเมินภายในกับหลักการตรวจประเมิน 7 ประการ และเรื่องการควบคุมผู้ส่งมอบภายนอกซึ่งเป็นหัวข้อที่ถูกตรวจในระยะที่สองเสมอที่ การควบคุมผู้ส่งมอบภายนอก ตีความข้อ 8.4 ของ ISO 9001:2015

คำถามที่ควรตอบได้

1. ขอบเขตที่องค์กรยื่นขอรับรอง ครอบคลุมสถานที่ กระบวนการ และผลิตภัณฑ์ใดบ้าง และอธิบายเหตุผลของการกำหนดขอบเขตนั้นได้หรือไม่ (ที่มา ข้อ 4.3 ของมาตรฐานระบบการจัดการ)
2. การตรวจติดตามภายในครอบคลุมทุกข้อกำหนดและทุกกระบวนการในขอบเขตแล้วหรือยัง (ที่มา ข้อ 9.2)
3. การทบทวนของฝ่ายบริหารมีวาระครบและมีมติที่ตามต่อได้หรือไม่ (ที่มา ข้อ 9.3)
4. ความไม่สอดคล้องที่พบภายในองค์กร ถูกจัดการถึงระดับสาเหตุหรือหยุดที่การแก้ไขเฉพาะหน้า (ที่มา ข้อ 10.2)
5. ข้อมูลสมรรถนะที่มีอยู่ ครอบคลุมช่วงเวลามากพอจะแสดงแนวโน้มให้ผู้ตรวจประเมินเห็นหรือไม่ (ที่มา ข้อ 9.1)

บทความนี้เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเพื่ออธิบายและตีความข้อกำหนด ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน ตัวอย่างทั้งหมดเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย การนำไปใช้จริงให้ยึดตัวมาตรฐานฉบับจริงเป็นหลัก