เอกสารในระบบบริหารคุณภาพ ตอนที่ 1 ความจำเป็น และ ประเภทเอกสาร

เอกสารในระบบคุณภาพ

ตอนที่ 1 ความจำเป็น และ ประเภทเอกสาร

                ในการประยุกต์ใช้ระบบการจัดการ หรือ ระบบบริหารต่างๆ เราจำเป็นจะต้องมีเอกสารที่ใช้งานในระบบ ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบ ของเอกสารกระดาษ หรือ รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ก็ตาม ล้วนแล้วแต่มีความสำคัญ

ความสำคัญของระบบเอกสาร

1. เพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานระบบการจัดการ
2. เพื่อให้บุคลากรปฏิบัติงานตามมาตรฐานเดียวกัน
3. เพื่อให้มีการควบคุมอย่างสม่ำเสมอ
4. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและประสารงานดีขึ้น
5. การทำงานต่อเนื่อง สม่ำเสมอ แม้เปลี่ยนผู้รับผิดชอบ
6. เป็นแนวทางในการตรวจติดตาม
7. ใช้เป็นสื่อในการฝึกอบรม

คำจำกัดความที่เกี่ยวกับเอกสาร

• Document (เอกสาร)
  • ข้อมูล และสื่อที่มีอยู่ ในรูปแบบ ต่างๆ เช่น เอกสารที่เป็นกระดาษ เอกสาร ที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่ง อาจเป็นบันทึก ข้อกำหนดของลูกค้า เอกสารขั้นตอนการทำงาน ภาพวาด
• Specification (ข้อกำหนด)
  • เป็นเอกสารข้อกำหนด เช่น คู่มือคุณภาพ แผนคุณภาพ แบบด้านเทคนิค ระเบียบปฏิบัติ เอกสารขั้นตอนการทำงาน ข้อกำหนดลูกค้า
• Documented information (ข้อมูลเอกสาร)
  • ข้อมูลที่ต้องได้รับการควบคุมและดูแลโดยองค์กร และสื่อที่มีมันอยู่
• Quality manual (คู่มือคุณภาพ)
  • ข้อกำหนดสำหรับระบบบริหารคุณภาพขององค์กร คู่มือคุณภาพสามารถแตกต่างกันในรายละเอียดและรูปแบบเพื่อให้เหมาะกับขนาดและความซับซ้อมขององค์กร
• Record (บันทึก)
  • เอกสารระบุผลของการดำเนินกิจกรรม เพื่อใช้เป็นหลักฐานของกิจกรรมที่ดำเนินการเพื่อ และสามารถใช้ประโยชน์ในการสอบกลับได้
• Procedure (ระเบียบปฏิบัติ หรือ ขั้นตอนปฏิบัติ)
  • วิธีการที่ถูกกำหนดในการดำเนินกิจกรรมหรือหระบวนการ เป็นเอกสาร หรืออิเล็กทรอนิกส์ไฟล์ก็ได้
• Process (กระบวนการ)
  • กลุ่มของกิจกรรมที่สัมพันธ์หรือมีปฏิสัมพันธ์ที่ใช้ในปัจจัยนำเข้าเปลี่ยนไปเป็นผลลัพธ์ที่ตั้งใจ

โครงสร้างของระบบเอกสาร

คู่มือการจัดการ (Manual) คือ เอกสารที่ใช้ในการกำหนดกรอบ หรือ ทิศทางการดำเนินงาน ของแต่ละกิจกรรม ซึ่งสอดคล้องตามเป้าหมายองค์กร และข้อกำหนดมาตรฐาน ซึ่งประกอบด้วย

• ประวัติของสถานประกอบการ
• ขอบเขตของการดำเนินงานตามมาตรฐาน
• นโยบายเพื่อแสดงความมุ่งมั่นตามมาตรฐาน
• แนวทางในการดำเนินการตามข้อกำหนด แต่ละข้อของมาตรฐาน

ระเบียบปฏิบัติ (Procedure) คือ เอกสารหลักที่บอกถึง วิธีการ หรือ กระบวนการปฏิบัติงาน และบริหารงาน ซึ่งสอดคล้องกับ กระบวนการทางธุรกิจและ ข้อกำหนด โดยแสดงถึง ใครทำอะไร ที่ไหน เมื่อใด ทำไม และอย่างไร โดยเชื่อมโยงหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ระเบียบปฏิบัติงานมีประโยชน์ ดังนี้

• เพื่อให้บุคลากรปฏิบัติงานเป็นไปตามมาตรฐานเดียวกัน
• เพื่อประสิทธิภาพในการทำงานและประสานงานที่ดีขึ้น
• ช่วยให้มั่นใจว่ามีการควบคุมการดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอ
• ใช้เป็นแนวทางในการตรวจประเมินและทบทวนระบบ
• ใช้เป็นคู่มือในการฝึกอบรม ขั้นตอนการทำงานในกระบวนการนั้นๆ

วิธีปฏิบัติงาน (Work Instruction) คือ เอกสารที่ใช้ในการกำหนดวิธีการทำงาน (Tactics) แสดงถึงรายละเอียดการปฏิบัติงานเป็นขั้นตอน ซึ่งมีวิธีพิจารณาในการจัดทำ คือ ถ้าเนื้องานมีรายละเอียดมากและมีการกำหนดเกณฑ์ในการทำงานและวิธีการตัดสินใจ วิธีการทำงานมีประโยชน์ดังนี้

• เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานใน แต่ละฝ่ายหรือหน่วยงาน มีวิธีการทำงานที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน
• ไม่มีรูปแบบในการเขียนที่แน่นอน ในบางกรณี ถ้ามีภาพประกอบจะช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น

เอกสารสนับสนุน (Support Document) คือ เอกสารที่ใช้ในการสนับสนุนการทำงาน เพื่อช่วยให้การทำงานสมบูรณ์มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเอกสารที่สร้างขึ้นภายใน องค์กร หรือ นำมาจากภายนอกองค์กร

• แบบฟอร์ม (Forms)
• แบบงาน (Drawing) เช่น สัญญา, แผนคุณภาพ อื่นๆ
• เอกสารภายนอก (External Documents) เช่น Specification, ข้อกำหนด, กฎหมาย และ มาตรฐานอ้างอิง

บันทึก (Record) คือ หลักฐานที่เกิดหลังจากดำเนินงานต่างๆ ตามที่กำหนดไว้ใน เอกสาร ระบบการจัดการ หรือกฎหมายกำหนดไว้ โดยบันทึกจะต้อง มีการชี้บ่งที่ชัดเจน และ สามารถเรียกใช้ได้ง่าย อาจอยู่ในรูปแบบของ กระดาษ หรือ อีเล็กทรอนิกส์ไฟล์ หรือ ข้อมูลในฐานข้อมูล (Data Base) เช่น บันทึกการเข้าทำงาน, บันทึกการตรวจสอบ ทดสอบ, บันทึกการฝึกอบรม เป็นต้น

การเขียนเอกสาร การสร้างเอกสาร สามารถทำได้ 3 แบบดังนี้

1. ใช้คำบรรยาย (Text Based)

+ ใช้กับเรื่องที่แสดงด้วยแผนภาพยาก

- ใช้เนื้อที่มาก และเข้าใจยาก

2. ใช้ แผนภาพ หรือ แผนภูมิ เชื่อมโยงกัน (Flowchart)

+ เห็นภาพรวมของกิจกรรมโดยรวม เข้าใจง่าย

- เขียนรายละเอียดได้น้อย

3. ใช้ แผนภาพ หรือ แผนภูมิ เชื่อมโยงกัน ประกอบคำบรรยาย ข้อ 1 + ข้อ 2

+ ใช้ แผนภาพ เชื่อมโยงเป็นแนวทาง มีคำอธิบายให้ชัดเจนขึ้น

+ มีความครบถ้วน ชัดเจน ทำงานได้อย่างถูกต้อง

ในตอนที่ 2 เราจะกลับมา เรียนรู้วิธีการ และเทคนิคในการสร้างเอกสาร กันครับ

#ISO9001:2015, #Document created, #Document Control #QMS Document