ระบบ ISO9001 ทำเองได้
ตอนที่ 6 บทบาทของ QMR เริ่มจัดทำระบบควบคุมเอกสาร
ระบบบริหารคุณภาพ เป็นระบบที่สร้างความเชื่อมั่น เพื่อให้ผลิตภัณฑ์หรือบริการมีคุณภาพ สม่ำเสมอ
การควบคุมกระบวนการจำเป็นต้องมีการใช้เอกสารประกอบการทำงาน และมีบันทึกยืนยันผลการดำเนินการ
การควบคุมเอกสารและบันทึก (หรือเรียกว่าเอกสารสารสนเทศ Document information) ก่อนอื่นเราต้องเข้าใจคำว่าเอกสารและบันทึกก่อนครับ
เอกสาร (Document) ให้เข้าใจง่าย ๆ คือ ข้อมูลที่อยู่บนสื่อชนิดหนึ่งๆ ใช้กำหนดเป็นมาตรฐานในการอ้างอิงการทำงาน เช่น วิธีการประกอบปากกา, คู่มือการตรวจสอบเครื่องจักร
เอกสารจำเป็นต้องมีตามข้อกำหนด และตามความจำเป็นที่องค์กรกำหนด มากน้อยในแต่ละองค์กรแตกต่างกัน
บันทึก (Record) เป็นหลักฐานได้จากการดำเนินการ ใช้อ้างอิงว่าได้ปฏิบัติ หรือทำให้สอดคล้องกับเกณฑ์ต่าง ๆ เช่น รายงานการตรวจประเมิน, ผลการสำรวจความพึงพอใจลูกค้า, รายงานการผลิต ฯลฯ บันทึก
เมื่อเข้าใจแล้วเราก็มาจัดทำคู่มือการควบคุมเอกสารกันดีกว่าครับ
สิ่งที่ต้องพิจารณาในการควบคุมเอกสาร ประกอบด้วย
- การกำหนดระดับของเอกสาร และอำนาจในการทบทวน/อนุมัติ
โดยทั่วไปเอกสารนิยมกำหนดเอกสารเป็น 4 ระดับคือ
| ระดับของเอกสาร | อำนาจการทบทวน | อำนาจการอนุมัติ |
| QM (Quality Manual) – คู่มือคุณภาพ | QMR | กรรมการผู้จัดการ |
| QP (Quality Procedure) – ระเบียบปฏิบัติ | ผู้จัดการแผนก | QMR |
| WI (Work instruction) - วิธีการปฏิบัติงาน | หัวหน้างาน | ผู้จัดการแผนก |
| FM (Form) – แบบฟอร์ม และ SD (Support Document) – เอกสารสนับสนุน | หัวหน้างาน | ผู้จัดการแผนก |
- การกำหนดมาตรฐานของรหัสเอกสาร
รหัสเอกสาร แต่ละองค์กรมีแนวคิดในการจัดเรียงเพื่อให้เกิดความเข้าใจแตกต่างกัน ตัวอย่าง เช่น การกำหนดรหัสแบบง่าย ๆ
AA-BB-CC
AA หมายถึง ระดับของเอกสาร อ้างอิงตามข้อ 1) เช่น QM, QP, WI หรือ FM, SD
BB หมายถึง แผนก หรือหน่วยงานเจ้าของเอกสารดังกล่าว เช่น แผนกผลิต (PD), ซ่อมบำรุง (MT), แผนกขาย (SA) เป็นต้น
CC หมายถึง ลำดับของเอกสาร เรียงจาก 00 ไปถึง 99
รหัสเอกสาร สามารถปรับเปลี่ยนได้ แต่ต้องคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงในอนาคตด้วยครับ เพราะบางทีการเปลี่ยนแผนกทีต้องเปลี่ยนรหัสเอกสารกันวุ่นวายได้
- ขั้นตอนการขึ้นทะเบียนเอกสาร, การขอเปลี่ยนแปลงและแก้ไข, การแจกจ่ายเอกสาร
ในการขอขึ้นทะเบียน, เปลี่ยนแปลงแก้ไข โดยทั่วไป จะมีขั้นตอนง่าย ๆ
- ผู้ขอ เขียนใบร้องขอดำเนินการเอกสาร (DAR) (Document Action Request หรือ Document Amendment Request นิยมใช้เรียกแบบนี้กันครับ)
- เจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสาร ทำการทบทวนใบ DAR และเอกสารว่ามีการทบทวนอนุมัติสอดคล้องตามมาตรฐานที่กำหนดหรือไม่
- เจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสาร ลงทะเบียนในทะเบียนเอกสาร, ชี้บ่งสถานะเอกสารต้นฉบับ และสำเนาที่ต้องแจกจ่าย (ถ้ามี)
- เจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสาร แจกจ่ายเอกสารตามร้องขอ และเรียกคืนฉบับเดิม (ถ้าเป็นการเปลี่ยนแปลงแก้ไข)
- รูปแบบการควบคุมเอกสาร
การควบคุมเอกสารเราสามารถเลือกได้ว่าจะเป็นระบบดั้งเดิม โดยเป็นกระดาษ หรืออยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิคส์ก็ได้ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมในการใช้งาน หรือจะใช้ผสมกันทั้งสองแบบก็ไม่ผิดแต่อย่างใด
- การชี้บ่งสถานะของเอกสาร
สถานะเอกสารโดยทั่วไป จะแสดงสถานะให้เข้าใจง่าย ๆ เช่น การประทับตรา เอกสารควบคุม (Controlled Copy), เอกสารไม่ควบคุม (Uncontrolled Copy), “ต้นฉบับ”, “สำเนา” เพื่อให้รู้ว่าเป็นเอกสารที่ควบคุมในระบบบริหารคุณภาพ
สำหรับตัวอย่างของระเบียบปฏิบัติ เรื่องการควบคุมเอกสาร สามารถดูได้ดังตัวอย่างแนบครับ สามารถนำไปปรับใช้ได้ตามสะดวก ไม่ว่ากัน หากมีข้อสงสัยก็สามารถสอบถามได้ทางอีเมล์ หรือทางไลน์ของบริษัทฯ เราได้เลยครับ
ตอนหน้า ตอนที่ 7 มาดู บทบาทหน้าที่ของ QMR ในการควบคุมบันทึกต่อกันครับ
#ISO9001ทำเองได้, #ISO9001:2015, #QMR, #DocumentControl, #DCC