ระบบ ISO9001 ทำเองได้
ตอนที่ 10 บทบาทของ QMR การทบทวนโดยฝ่ายบริหาร
การทบทวนโดยฝ่ายบริหาร (Management review) เป็นกระบวนการทบทวนระบบบริหารคุณภาพ โดยมีวัตถุประสงค์ เพื่อทบทวนระบบการจัดการว่ายังคงมีความเหมาะสม เพียงพอ และมีประสิทธิผล และนำไปสู่การตัดสินใจโดยผู้บริหารเพื่อการสั่งการ ติดตาม ปรับปรุงระบบ
ส่วนที่สำคัญสำหรับผู้บริหารคือการทบทวนระบบ โดยมุ่งเน้นการสนับสนุนทิศทางธุรกิจของบริษัท ป้องกันจุดอ่อน และใช้จุดแข็งส่งเสริมธุรกิจขององค์กร
สิ่งที่ต้องพิจารณาในการทบทวนฝ่ายบริหาร ประกอบด้วย
- รูปแบบหรือวิธีการทบทวน – การทบทวน ไม่ได้หมายถึงการประชุม ดังนั้น รูปแบบการทบทวนสามารถทำได้หลากหลาย เช่น การส่งข้อมูลทางอีเมล์, การรายงานโดยตัวแทนฝ่ายบริหาร, การสรุปข้อมูลรายงานในระบบ Lotus note, หรือการประชุมกัน ซึ่งเป็นวิธีการที่นิยมที่สุด
- ผู้เข้าร่วมทบทวน – ผู้บริหาร เป็นบุคคลที่สำคัญที่สุด เพราะต้องทบทวนว่าระบบยังคงสนับสนุนทิศทางกลยุทธ์ของบริษัท, รวมทั้งการแสดงถึงความเป็นผู้นำในองค์กร นอกจากนี้ยังคงมีตัวแทนของหน่วยงานเพื่อนำเสนอข้อมูลในการทบทวน
- ความถี่ในการทบทวนและกำหนดการ – การทบทวนไม่ได้มีการกำหนดว่าต้องทำตอนไหน เมื่อไหร่ หลายครั้งพบว่ามีการกำหนดให้ทำปีละครั้ง ซึ่งในทางปฏิบัติไม่เหมาะสมกับการทำธุรกิจ เพราะบางเรื่องช้าเกินไป ไม่ทันการ
การทบทวนโดยฝ่ายบริหารมีข้อมูลที่ต้องทบทวนตามข้อกำหนดที่มากพอสมควร ดังนั้นแผนการทบทวนอาจจะแบ่งตามลักษณะของข้อมูล เช่น การทบทวนผล KPI (เป้าหมาย), ผลคะแนนประเมินจากลูกค้า, รอบการทบทวนอาจะกำหนดทุกเดือน เพื่อให้ทันต่อการแก้ไขปรับปรุง หรืออาจจะกำหนดเป็นไตรมาสก็ได้
เราอาจจะเรียกการทบทวนว่า QBR (Quarterly Business Review) หรือชื่อ ๆ อื่นก็ไม่ผิด
- การเตรียมการและวางแผนการทบทวน – ต้องมีการกำหนดวาระการประชุม (input) หรือข้อมูลที่ต้องใช้ในการทบทวน ซึ่งต้องมั่นใจว่าครอบคลุมและสอดคล้องตามข้อกำหนด 3.2 ของ ISO9001:2015
- การทบทวนและผลลัพธ์ – การทบทวนต้องมั่นใจว่ามีบันทึกการทบทวนเป็นหลักฐาน และผลการทบทวนต้องรวมไปถึงการตัดสินใจ หรือการสั่งการของผู้บริหาร เช่น มอบหมายงาน, กำหนดเวลา, หรืออนุมัติงบประมาณ ฯลฯ
- หลังการทบทวน, ติดตามผลลัพธ์ - รายงานการทบทวน และแผนการดำเนินการ (action plan) ที่เป็นผลจากการทบทวนต้องมีการแจกจ่าย เพื่อให้นำไปดำเนินการ และต้องมีการติดตามผลลัพธ์ของการดำเนินการ
วาระการประชุมโดยละเอียดสามารถดูได้จากข้อกำหนด ISO9001:2015 ข้อ 9.3.2
ตัวอย่างเอกสารของ ระเบียบปฏิบัติการทบทวนฝ่ายบริหาร สามารถ download ได้จากเอกสารแนบ
ตอนหน้า ตอนที่ 11 เป็นเรื่องของกระบวนการหลัก การรับคำสั่งซื้อและทบทวนข้อตกลง มาตามต่อกันนะครับ
#ISO9001ทำเองได้, #ISO9001:2015, #ManagementReview