องค์กรที่กำลังเปรียบเทียบใบเสนอราคาตรวจรับรอง ISO 9001, ISO 14001 หรือ ISO 45001 จากหน่วยรับรองหลายแห่ง จะพบว่าตัวเลขที่ได้รับต่างกัน ทั้งที่เป็นมาตรฐานเดียวกันและองค์กรเดียวกัน สาเหตุอยู่ที่วิธีคำนวณ ค่าตรวจรับรองไม่ได้ตั้งเป็นราคาต่อใบรับรอง แต่คำนวณจาก จำนวนวันตรวจประเมิน (audit time) ซึ่งหน่วยรับรองที่ได้รับการรับรองระบบงาน (accredited certification body) ต้องกำหนดตามเอกสารบังคับของ International Accreditation Forum ฉบับ IAF MD 5:2023 บทความนี้อธิบายว่าเอกสารฉบับนั้นให้คิดจากอะไร เพื่อให้ผู้ซื้ออ่านใบเสนอราคาได้ว่าตัวเลขแต่ละส่วนมาจากไหน
จุดเริ่มต้นคือจำนวนพนักงานที่มีผล (effective number of personnel)
IAF MD 5 ระบุให้ใช้จำนวนบุคลากรขององค์กรเป็นจุดเริ่มต้นในการคำนวณจำนวนวันตรวจ โดยนับทุกคนที่อยู่ในขอบข่ายของระบบ ทั้งพนักงานประจำ พนักงานชั่วคราว พนักงานพาร์ตไทม์ และผู้รับจ้างที่ทำงานภายใต้การควบคุมขององค์กร (สำหรับระบบอาชีวอนามัยและความปลอดภัย รวมผู้รับเหมาและผู้รับเหมาช่วงด้วย) และนับรวมทุกกะการทำงาน ไม่ใช่เฉพาะกะที่ผู้ตรวจจะเข้าไปดู
เอกสารฉบับเดียวกันอนุญาตให้ปรับตัวเลขลงได้ในสองกรณีที่พบได้ทั่วไป คือ พนักงานพาร์ตไทม์ให้คิดตามสัดส่วนชั่วโมงทำงานเมื่อเทียบกับพนักงานเต็มเวลา และตำแหน่งงานที่ทำงานซ้ำแบบเดียวกันจำนวนมาก (repetitive work) ให้ลดจำนวนที่นับได้ โดยหน่วยรับรองต้องบันทึกเหตุผลและพิจารณาความเสี่ยงประกอบ นี่คือเหตุผลที่ใบสมัครขอรับรองถามจำนวนพนักงานทั้งหมด จำนวนกะ พนักงานชั่วคราว ผู้รับจ้างช่วง และจำนวนพนักงานที่ทำงานลักษณะเดียวกัน แยกกันเป็นข้อ ๆ
ตัวอย่างจำนวนวันตรวจตามขนาดองค์กร
ตาราง QMS 1 ใน IAF MD 5:2023 ให้จำนวนวันตรวจสำหรับการตรวจเพื่อให้การรับรองครั้งแรก (Stage 1 รวมกับ Stage 2) ของระบบบริหารคุณภาพ โดยเริ่มจากจำนวนพนักงานที่มีผล ตัวเลขต่อไปนี้คัดมาบางช่วงจากตารางนั้น เป็น “จุดตั้งต้น” ก่อนการปรับเพิ่มหรือลดตามปัจจัยในหัวข้อถัดไป ไม่ใช่ราคาและไม่ใช่ข้อเสนอของหน่วยรับรองรายใด
| จำนวนพนักงานที่มีผล | วันตรวจตั้งต้น (Stage 1 + Stage 2) |
|---|---|
| 1–5 คน | 1.5 วัน |
| 6–10 คน | 2 วัน |
| 11–15 คน | 2.5 วัน |
| 16–25 คน | 3 วัน |
| 26–45 คน | 4 วัน |
| 46–65 คน | 5 วัน |
| 86–125 คน | 7 วัน |
| 176–275 คน | 9 วัน |
| 276–425 คน | 10 วัน |
| 426–625 คน | 11 วัน |
สำหรับระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม ตาราง EMS 1 ของเอกสารเดียวกันแยกตามระดับความซับซ้อนของกิจกรรมด้านสิ่งแวดล้อม เช่น องค์กร 26–45 คน อยู่ระหว่าง 3 วัน (ความซับซ้อนจำกัด) ถึง 7 วัน (ความซับซ้อนสูง) ส่วนระบบอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ระบบความปลอดภัยของอาหาร และระบบความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ ใช้เอกสารเฉพาะของแต่ละระบบตามที่อธิบายไว้ท้ายบทความ
เอกสารฉบับนี้ยังระบุว่าการตรวจติดตามผลประจำปีใช้เวลาประมาณหนึ่งในสามของการตรวจครั้งแรก และการตรวจต่ออายุประมาณสองในสาม ผู้อ่านที่ต้องการตัวเลขครบทุกช่วงเปิดดูได้จากเอกสาร IAF MD 5 ซึ่ง IAF เผยแพร่ให้ดาวน์โหลดโดยไม่มีค่าใช้จ่าย
ปัจจัยที่ทำให้จำนวนวันเพิ่มขึ้นหรือลดลง
ตัวเลขจากตารางในเอกสารเป็นเพียงจุดตั้งต้น IAF MD 5 กำหนดให้หน่วยรับรองพิจารณาปัจจัยขององค์กรแต่ละแห่งเพิ่มเติม และบันทึกเหตุผลของการปรับไว้ ปัจจัยที่เอกสารกล่าวถึง ได้แก่
- ความซับซ้อนของกระบวนการและระดับความเสี่ยงของธุรกิจ ซึ่งแบ่งเป็นหมวดตามประเภทกิจการ กิจการที่มีความเสี่ยงด้านสิ่งแวดล้อมหรือความปลอดภัยสูง ใช้เวลาตรวจมากกว่ากิจการสำนักงาน
- จำนวนและที่ตั้งของสถานประกอบการ องค์กรที่มีหลายสถานที่ต้องใช้เวลาเดินทางระหว่างสถานที่และตรวจสถานที่เพิ่ม ขณะที่องค์กรหลายสาขาที่ทำกิจกรรมเหมือนกันภายใต้ระบบเดียว อาจเข้าเงื่อนไขการสุ่มตรวจสาขา (multi-site sampling) ตามเอกสาร IAF MD 1
- ภาษา หากต้องใช้ล่ามหรือผู้ตรวจต้องทำงานในภาษาที่ไม่ใช่ภาษาหลักของสถานประกอบการ เวลาตรวจจะเพิ่มขึ้น ประเด็นนี้เกี่ยวโดยตรงกับการเลือกหน่วยรับรองที่มีผู้ตรวจประเมินคนไทย
- ระดับความเป็นอัตโนมัติของกระบวนการ โรงงานที่ใช้เครื่องจักรอัตโนมัติสูงและมีพนักงานน้อยเมื่อเทียบกับขนาดพื้นที่ ใช้หลักการต่างจากโรงงานที่ใช้แรงงานเข้มข้น
- ข้อกำหนดด้านกฎหมายและกฎระเบียบ กิจการที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลหลายฉบับ ต้องใช้เวลาทวนสอบการปฏิบัติตามกฎหมายมากขึ้น
- ระบบที่มีการรับรองมาตรฐานอื่นอยู่แล้ว หรือระบบที่ตรวจรวมหลายมาตรฐานพร้อมกัน (integrated management system) ซึ่งอาจลดเวลาตรวจลงได้เมื่อข้อกำหนดร่วมกันหลายส่วน
ผู้อ่านที่ต้องการเห็นหลักการเต็ม ควรอ่านจากเอกสาร IAF MD 5:2023 ซึ่งเผยแพร่บนเว็บไซต์ของ IAF โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
สิ่งที่รวมและไม่รวมในจำนวนวันตรวจ
IAF MD 5 ระบุชัดว่า เวลาเดินทาง ไม่ว่าจะเป็นการเดินทางไปสถานประกอบการหรือระหว่างสถานที่ และเวลาพัก ไม่นับรวม ในจำนวนวันตรวจ ณ สถานประกอบการ ดังนั้นหากใบเสนอราคามีค่าเดินทางหรือค่าที่พักแยกต่างหาก นั่นเป็นรายการที่ถูกต้องตามหลัก ไม่ใช่การคิดซ้ำ นอกจากนี้เอกสารยังกำหนดว่าเวลาที่ผู้ตรวจอยู่ ณ สถานประกอบการจริงไม่ควรต่ำกว่าร้อยละ 80 ของจำนวนวันตรวจที่คำนวณได้ ส่วนที่เหลือใช้สำหรับการวางแผน ทบทวนเอกสาร และจัดทำรายงาน
สำหรับการตรวจเพื่อการรับรองครั้งแรก จำนวนวันจะถูกแบ่งเป็น Stage 1 และ Stage 2 โดยเอกสารระบุว่าตามปกติเวลาของ Stage 2 มากกว่า Stage 1 แต่ไม่ได้กำหนดสัดส่วนตายตัว รายละเอียดว่าสองขั้นนี้ต่างกันอย่างไร อ่านได้ที่ การตรวจรับรอง Stage 1 กับ Stage 2 ต่างกันอย่างไร
ค่าใช้จ่ายไม่ได้จบที่ปีแรก
ใบรับรองมีอายุ 3 ปี และตลอดรอบนั้นมีการตรวจอีกอย่างน้อยสามครั้ง IAF MD 5 ให้แนวทางไว้ว่า เวลาที่ใช้ในการตรวจติดตาม (surveillance audit) แต่ละปีอยู่ที่ประมาณหนึ่งในสามของเวลาตรวจเพื่อการรับรองครั้งแรก และการตรวจต่ออายุ (recertification audit) อยู่ที่ประมาณสองในสาม โดยทั้งสองกรณีเอกสารระบุว่าไม่น่าจะต่ำกว่าหนึ่งวันตรวจ ผู้ซื้อจึงควรขอให้ใบเสนอราคาแสดงค่าใช้จ่ายทั้งรอบ 3 ปี ไม่ใช่เฉพาะปีแรก เพื่อเปรียบเทียบได้บนฐานเดียวกัน ความต่างของการตรวจสองแบบนี้อธิบายไว้ใน การตรวจติดตามผลกับการตรวจต่ออายุการรับรอง ต่างกันอย่างไร
มาตรฐานอื่นใช้เอกสารคนละฉบับ
IAF MD 5 ครอบคลุมระบบบริหารคุณภาพ ระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม และระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ส่วนระบบการจัดการความปลอดภัยของอาหาร (ISO 22000) ใช้หลักการกำหนดเวลาตรวจตาม ISO/TS 22003-1 และระบบการจัดการความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ (ISO/IEC 27001) ใช้ ISO/IEC 27006-1 ซึ่งพิจารณาปัจจัยเพิ่ม เช่น ความซับซ้อนของระบบสารสนเทศ นี่คือเหตุผลที่ใบสมัครขอรับรอง ISO/IEC 27001 ของ EQA มีแบบประเมินความซับซ้อนของธุรกิจและระบบไอทีแนบมาด้วย
ด้วยเหตุนี้ EQA จึงไม่ประกาศราคาตรวจรับรองแบบตายตัวบนเว็บไซต์ ใบเสนอราคาของ EQA คำนวณจำนวนวันตรวจ (man-day) ตาม IAF MD 5 จากข้อมูลในใบสมัครของแต่ละองค์กร ได้แก่ จำนวนพนักงานที่มีผล จำนวนสถานที่ ขอบข่าย และมาตรฐานที่ขอรับรอง แล้วจึงแปลงเป็นค่าตรวจประเมิน
คำถามที่ควรถามก่อนรับใบเสนอราคา
ผู้เรียบเรียงเห็นว่าใบเสนอราคาที่อ่านแล้วตอบคำถามต่อไปนี้ได้ คือใบเสนอราคาที่เปรียบเทียบกับรายอื่นได้อย่างเป็นธรรม
- จำนวนวันตรวจของ Stage 1, Stage 2, การตรวจติดตามแต่ละปี และการตรวจต่ออายุ แสดงแยกกันหรือไม่
- จำนวนพนักงานที่มีผลที่ใช้คำนวณคือเท่าไร และมีการปรับเพิ่มหรือลดจากปัจจัยใด
- ค่าเดินทาง ค่าที่พัก และค่าธรรมเนียมใบรับรอง แยกจากค่าวันตรวจหรือรวมอยู่แล้ว
- หากองค์กรมีหลายสถานที่ ใช้การสุ่มตรวจสาขาหรือตรวจทุกแห่ง
EQA จัดทำข้อเสนอ (Proposal) เฉพาะสำหรับแต่ละองค์กรจากข้อมูลในใบสมัคร ผู้ที่ต้องการทราบจำนวนวันตรวจสำหรับองค์กรของตน สามารถขอใบเสนอราคาตรวจรับรอง หรือกรอกใบสมัครท้ายหน้ามาตรฐานที่ต้องการ เช่น ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001
บทความนี้เรียบเรียงจาก IAF MD 5:2023 ด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเอง ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเอกสารต้นฉบับ ตัวเลขและเงื่อนไขที่ใช้จริงเป็นไปตามเอกสารฉบับปัจจุบันและข้อเสนอของหน่วยรับรอง EQA ให้บริการตรวจรับรองและฝึกอบรมเท่านั้น ไม่ให้คำปรึกษาในการจัดทำระบบ
เกี่ยวกับผู้ตรวจทานบทความ
จีรศักดิ์ ม่วงชิน (Jeerasak Muangchin)
ผู้ตรวจประเมิน / วิทยากร – ระบบยานยนต์ คุณภาพ สิ่งแวดล้อม อาชีวอนามัยและความปลอดภัย และความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ · ผู้ตรวจประเมินขึ้นทะเบียน IATF · Certified in Cybersecurity (CC) · DPO Certified Level 1 & 2 (ICDL)
- ปริญญาตรี เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (มสธ.) · ปริญญาโท MBA (มหาวิทยาลัยรามคำแหง หลักสูตรนานาชาติ) · ปริญญาตรี วิศวกรรมไฟฟ้ากำลัง (มจธ.)
- Lead Auditor และวิทยากรกับหน่วยรับรองระดับสากลตั้งแต่ปี 2006 · เคยเป็นวิทยากรหลักที่ได้รับอนุมัติสำหรับหลักสูตร IRCA ISO 9001 Lead Auditor
- ประสบการณ์ 4 ปีในตำแหน่ง Division Manager โรงงานอุปกรณ์ไฟฟ้าและฉีดพลาสติก ทำงานกับทีม APQP, MSA, SPC และ QMS
- ตรวจประเมินและสอน IATF 16949, ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22301, ISO 39001, ISO/IEC 17025, ISO/IEC 27001 และ 27701, ISO 13485, ISCC, RSPO, คาร์บอนฟุตพริ้นท์ (CFO/CFP), Core Tools (APQP, PPAP, FMEA, MSA, SPC), VDA 6.3 และ TISAX
ภาษาที่สอน: ไทยและอังกฤษ
ISO/IEC 27001 สำหรับบริษัทซอฟต์แวร์และผู้ให้บริการ: ตรวจอะไร กำหนดขอบข่ายอย่างไร และเวลาตรวจคิดจากอะไร
เครื่องหมายรับรอง ISO ใช้บนผลิตภัณฑ์และเอกสารได้หรือไม่: หลักการจาก ISO/IEC 17021-1 ข้อ 8.3
ใบรับรอง ISO จะเป็นที่ยอมรับในต่างประเทศหรือไม่: วิธีตรวจสอบการรับรองระบบงานของหน่วยรับรอง และการเปลี่ยนจาก IAF MLA สู่ Global Accreditation Cooperation