ISO 9001:2026 ข้อ 5.3 บทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่: ข้อกำหนดต้องการอะไร และผู้ตรวจประเมินดูอะไร

บทความนี้เป็นตอนที่ 7 ของชุด ISO 9001:2026 ทีละข้อ ซึ่งแต่ละตอนอธิบายสองเรื่อง คือ สาระของข้อกำหนด รวมถึงเอกสารและบันทึกที่เกี่ยวข้อง และสิ่งที่ผู้ตรวจประเมินอาจถามหรือขอดูในข้อนั้น ตอนนี้ว่าด้วย ข้อ 5.3 บทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ (Roles, responsibilities and authorities) ซึ่งเป็นข้อสุดท้ายของหมวด 5 ภาวะผู้นำ (Leadership) ต่อจากข้อ 5.2 นโยบายคุณภาพ

สรุปสั้นก่อน

• ผู้เรียบเรียงอ่านข้อ 5.3 ว่าเป็นเรื่องของการทำให้งานแต่ละเรื่องที่ระบบการจัดการคุณภาพ (quality management system) ต้องการ มีผู้รับผิดชอบที่ระบุตัวได้ และผู้นั้นได้รับการสื่อสารว่าตนถืออำนาจหน้าที่อะไร โดยผู้บริหารระดับสูง (top management) เป็นผู้มอบหมาย
• ข้อ 5.3 ไม่ได้กำหนดให้ต้องมีสารสนเทศที่เป็นเอกสาร (documented information) และไม่ได้ระบุถึงผังองค์กรหรือคำบรรยายลักษณะงาน (job description) รายละเอียดอยู่ในส่วนที่ 1
• ในส่วนที่ 2 ผู้เรียบเรียงเห็นว่าผู้ตรวจประเมินอาจเทียบสิ่งที่เขียนไว้กับสิ่งที่เกิดขึ้นจริง โดยเฉพาะช่วงที่องค์กรมีการเปลี่ยนแปลงระบบ

ส่วนที่ 1 ข้อ 5.3 ต้องการอะไร

สิ่งที่เปลี่ยนไปจากฉบับ 2015

จากเอกสารเทียบการแก้ไข (redline) ที่ EQA ใช้ทำงาน ผู้เรียบเรียงยกการเปลี่ยนแปลงของข้อ 5.3 มาเพียงบางส่วน

• ชื่อข้อ ฉบับ 2026 ตัดคำว่า ในองค์กร (Organizational) ออกจากชื่อข้อ
• ประโยคแรกของข้อ ฉบับ 2026 ตัดคำว่า เข้าใจ (understood) ออกจากประโยคนี้
• การแยกรายการ เรื่องการรายงานโอกาสในการปรับปรุงต่อผู้บริหารระดับสูง ซึ่งในฉบับ 2015 อยู่รวมกับการรายงานผลการดำเนินงานของระบบ ฉบับ 2026 แยกออกเป็นรายการของตนเอง
• ภาคผนวก A.5.3 บทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ เป็นข้อความอธิบาย (informative) ที่ไม่มีในฉบับ 2015

รายการความรับผิดชอบที่ผู้บริหารระดับสูงต้องมอบหมาย การเปลี่ยนแปลงถ้อยคำอื่น และเนื้อความของภาคผนวก A.5.3 ผู้อ่านดูได้จากตัวมาตรฐาน

การตัดคำว่า เข้าใจ ออกจากประโยคแรก

ผู้เรียบเรียงไม่อ่านการตัดคำนี้ว่าความเข้าใจของบุคลากรหมดความสำคัญ ความตระหนักของบุคลากรยังเป็นเรื่องของข้อ 7.3 ความตระหนัก (Awareness) และความสามารถของผู้ที่ได้รับมอบหมายยังเป็นเรื่องของข้อ 7.2 ความสามารถ (Competence) ผู้เรียบเรียงอ่านว่าประโยคแรกของข้อ 5.3 ฉบับ 2026 เหลือผลลัพธ์สองเรื่องที่ผู้บริหารระดับสูงต้องทำให้มั่นใจ คือ การมอบหมาย และการสื่อสาร

คำว่า ทำให้มั่นใจ (ensure) ในข้อนี้

ข้อ 5.3 ใช้คำว่า ทำให้มั่นใจ ทั้งกับผู้บริหารระดับสูงและในรายการความรับผิดชอบที่มอบหมาย ผู้เรียบเรียงอ่านคำอธิบายของคำนี้ในภาคผนวก A.2 โครงสร้างและคำศัพท์ (Structure and terminology) ว่าผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ทำให้มั่นใจในเรื่องหนึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นผู้ปฏิบัติงานนั้นเอง ผู้ตรวจประเมินอาจถามผู้นั้นว่าผลลัพธ์ของเรื่องนั้นเป็นอย่างไร

ผู้แทนฝ่ายบริหารยังจำเป็นหรือไม่

ทั้งฉบับ 2015 และฉบับ 2026 ไม่มีคำว่า ผู้แทนฝ่ายบริหาร (management representative) ผู้เรียบเรียงอ่านภาคผนวก A.5.3 ของฉบับ 2026 ว่าเปิดให้จัดความรับผิดชอบตามโครงสร้างขององค์กร และข้อ 5.3 ไม่ได้ระบุจำนวนผู้ถือความรับผิดชอบ คำถามจึงอยู่ที่ว่าความรับผิดชอบแต่ละเรื่องมีผู้ถือที่ระบุตัวได้หรือไม่

ข้อ 5.3 กำหนดเอกสารหรือบันทึกอะไรบ้าง

ข้อ 5.3 ไม่ได้กำหนดให้ต้องมีสารสนเทศที่เป็นเอกสาร ทั้งแบบที่ให้มีไว้ใช้ (available) และแบบที่ให้มีไว้เป็นหลักฐาน (available as evidence) ข้อนี้ไม่ได้บังคับให้มีผังองค์กร คำบรรยายลักษณะงาน (job description) หรือคำสั่งแต่งตั้ง

องค์กรจะจัดทำเอกสารเหล่านี้หรือไม่ เป็นการพิจารณาขององค์กรตามข้อ 7.5.1 ทั่วไป (General) ว่าสารสนเทศใดจำเป็นต่อประสิทธิผลของระบบ ผู้เรียบเรียงเห็นว่าเมื่อองค์กรกำหนดว่าเอกสารนั้นจำเป็นแล้ว เอกสารนั้นอยู่ในขอบเขตของข้อ 7.5.3 การควบคุมสารสนเทศที่เป็นเอกสาร (Control of documented information)

ข้อที่เกี่ยวข้องบางข้อมีข้อกำหนดเรื่องเอกสารของตนเอง เช่น ข้อ 7.2 ความสามารถ มีข้อกำหนดเรื่องหลักฐานของความสามารถในรูปสารสนเทศที่เป็นเอกสาร ข้อกำหนดนั้นเป็นของข้อ 7.2 ไม่ใช่ของข้อ 5.3

ข้อ 5.3 เชื่อมกับข้ออื่นอย่างไร

ผู้เรียบเรียงอ่านข้อ 5.3 คู่กับข้อต่อไปนี้

• ข้อ 5.1.1 ทั่วไป (General) ในส่วนที่ว่าด้วยความรับผิดชอบของผู้บริหารระดับสูงต่อประสิทธิผลของระบบ
• ข้อ 6.3 การวางแผนการเปลี่ยนแปลง (Planning of changes)
• ข้อ 7.2 ความสามารถ (Competence) และข้อ 7.3 ความตระหนัก (Awareness)
• ข้อ 9.3 การทบทวนของฝ่ายบริหาร (Management review)

ส่วนที่ 2 ผู้ตรวจประเมินอาจถามและขอดูอะไรในข้อ 5.3

ใครเป็นผู้ตอบข้อนี้

ในมุมของผู้เรียบเรียง ผู้ตอบข้อ 5.3 มีสองฝ่าย ฝ่ายแรกคือผู้บริหารระดับสูง ซึ่งผู้ตรวจประเมินอาจถามว่าความรับผิดชอบเรื่องหนึ่งมอบให้ใคร และสื่อสารการมอบหมายนั้นอย่างไร ฝ่ายที่สองคือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ซึ่งผู้ตรวจประเมินอาจถามผู้นั้นว่ารู้หรือไม่ว่าตนถือความรับผิดชอบนั้น และใช้อำนาจหน้าที่นั้นครั้งล่าสุดเมื่อใด

หลักฐานที่ผู้ตรวจประเมินอาจขอดู

ผู้เรียบเรียงจัดคำถามสำหรับตรวจสอบตนเองไว้ตามแหล่งหลักฐานสามแหล่ง

• สิ่งที่องค์กรเขียนไว้ หากองค์กรมีผังองค์กรหรือคำบรรยายลักษณะงาน ชื่อบุคคลและตำแหน่งในเอกสารฉบับที่ใช้อยู่ตรงกับบุคคลที่ปฏิบัติงานอยู่จริงในปัจจุบันหรือไม่
• สิ่งที่เกิดขึ้นจริง เมื่อเลือกการตัดสินใจหนึ่งครั้งในระบบ เช่น การอนุมัติให้ปล่อยงานที่มีข้อสงสัย ผู้ที่ตัดสินใจเป็นผู้ที่ได้รับมอบอำนาจนั้นหรือไม่
• ข้อมูลที่ไปถึงผู้บริหาร ข้อมูลเกี่ยวกับระบบที่ผู้บริหารระดับสูงได้รับ ไปถึงผู้บริหารผ่านช่องทางใด และใครเป็นผู้นำส่ง

ช่วงที่มีการเปลี่ยนแปลงระบบ

ข้อ 6.3 การวางแผนการเปลี่ยนแปลง (Planning of changes) มีเรื่องความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่เป็นประเด็นหนึ่งที่องค์กรพิจารณาเมื่อวางแผนการเปลี่ยนแปลง ผู้เรียบเรียงเห็นว่าผู้ตรวจประเมินอาจอ่านข้อ 5.3 คู่กับข้อนี้ โดยเลือกการเปลี่ยนแปลงล่าสุดขององค์กร เช่น การปรับโครงสร้างหน่วยงาน หรือการรวมสายการผลิต แล้วถามว่าหลังการเปลี่ยนแปลงนั้น งานเดิมของระบบย้ายไปอยู่กับผู้ใด

กรณีตัวอย่าง (กรณีสมมติ) — โรงงานขึ้นรูปชิ้นส่วนพลาสติกในจังหวัดชลบุรี

บริษัทแห่งหนึ่งผลิตชิ้นส่วนพลาสติกให้ผู้ผลิตเครื่องใช้ไฟฟ้า เดิมผู้จัดการฝ่ายประกันคุณภาพเป็นผู้ดูแลระบบการจัดการคุณภาพเพียงคนเดียว ต้นปี ค.ศ. 2026 ผู้จัดการคนนี้ลาออก กรรมการผู้จัดการจึงแบ่งงานให้บุคลากรสามคน คือ ผู้จัดการฝ่ายผลิต ผู้จัดการฝ่ายวิศวกรรม และหัวหน้างานควบคุมเอกสาร การแบ่งงานนี้แจ้งในที่ประชุมประจำเดือน ส่วนผังองค์กรฉบับที่ติดอยู่หน้าห้องประชุมยังมีชื่อผู้จัดการคนเดิม

ระหว่างการตรวจประเมิน ผู้ตรวจประเมินถามทั้งสามคนว่าใครเป็นผู้รวบรวมผลการดำเนินงานของระบบเพื่อนำเสนอผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการฝ่ายผลิตตอบว่าเป็นหน้าที่ของหัวหน้างานควบคุมเอกสาร ผู้จัดการฝ่ายวิศวกรรมตอบว่าไม่แน่ใจ ส่วนหัวหน้างานควบคุมเอกสารตอบว่าตนรับผิดชอบเฉพาะเอกสาร คำถามที่ตามมาสำหรับบริษัทนี้คือ

• การแบ่งงานที่แจ้งในที่ประชุมระบุหรือไม่ว่าใครรับงานรวบรวมผลการดำเนินงานของระบบที่ผู้จัดการคนเดิมเคยทำ
• ทั้งสามคนรับรู้การมอบหมายแบบเดียวกันหรือไม่ และบริษัทรู้ได้อย่างไร

คำถามที่ควรตอบได้

1. ผู้บริหารระดับสูงสื่อสารการมอบหมายความรับผิดชอบครั้งล่าสุดผ่านช่องทางใด และผู้ที่ได้รับมอบหมายรับรู้เมื่อใด
2. เมื่อองค์กรเปลี่ยนแปลงโครงสร้างครั้งล่าสุด องค์กรพิจารณาเรื่องผู้รับผิดชอบงานเดิมตั้งแต่ขั้นวางแผน หรือหลังการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นแล้ว
3. เมื่อผู้ถือความรับผิดชอบเรื่องหนึ่งไม่อยู่ปฏิบัติงาน เช่น ลาพักหรือลาออก องค์กรรู้หรือไม่ว่าในช่วงนั้นใครถืออำนาจหน้าที่ดังกล่าว

ที่มา: ISO 9001:2026 ข้อ 5.1.1 ทั่วไป (General), ข้อ 5.3 บทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ (Roles, responsibilities and authorities), ข้อ 6.3 การวางแผนการเปลี่ยนแปลง (Planning of changes), ข้อ 7.2 ความสามารถ (Competence), ข้อ 7.3 ความตระหนัก (Awareness), ข้อ 7.5 สารสนเทศที่เป็นเอกสาร (Documented information), ข้อ 9.3 การทบทวนของฝ่ายบริหาร (Management review), ภาคผนวก A.2 โครงสร้างและคำศัพท์ (Structure and terminology), ภาคผนวก A.5.3 บทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ (Roles, responsibilities and authorities)

อ่านต่อในบทความที่เกี่ยวข้อง

• ISO 9001:2026 ข้อ 4.1 บริบทขององค์กร (ตอนที่ 1 ของชุดนี้)
• ISO 9001:2026 ข้อ 4.2 ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (ตอนที่ 2 ของชุดนี้)
• ISO 9001:2026 ข้อ 4.3 ขอบข่ายของระบบการจัดการคุณภาพ (ตอนที่ 3 ของชุดนี้)
• ISO 9001:2026 ข้อ 4.4 ระบบการจัดการคุณภาพ (ตอนที่ 4 ของชุดนี้)
• ISO 9001:2026 ข้อ 5.1 ภาวะผู้นำและความมุ่งมั่น (ตอนที่ 5 ของชุดนี้)
• ISO 9001:2026 ข้อ 5.2 นโยบายคุณภาพ (ตอนที่ 6 ของชุดนี้)
• ISO 9001:2026 ต้องเปลี่ยนผ่านภายในเมื่อไร
• การตรวจรับรอง ISO 9001 กับ EQA

บทความนี้เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเพื่ออธิบายและตีความข้อกำหนดของ ISO 9001:2026 ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน ตัวอย่างทั้งหมดเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย การนำไปใช้จริงให้ยึดตัวมาตรฐานฉบับจริงเป็นหลัก