ระบบ ISO9001 ทำเองได้ ตอนที่ 10 บทบาทของ QMR การทบทวนโดยฝ่ายบริหาร

ระบบ ISO9001 ทำเองได้

ตอนที่ 10 บทบาทของ QMR การทบทวนโดยฝ่ายบริหาร

การทบทวนโดยฝ่ายบริหาร (Management review) เป็นกระบวนการทบทวนระบบบริหารคุณภาพ โดยมีวัตถุประสงค์ เพื่อทบทวนระบบการจัดการว่ายังคงมีความเหมาะสม เพียงพอ และมีประสิทธิผล และนำไปสู่การตัดสินใจโดยผู้บริหารเพื่อการสั่งการ ติดตาม ปรับปรุงระบบ

ส่วนที่สำคัญสำหรับผู้บริหารคือการทบทวนระบบ โดยมุ่งเน้นการสนับสนุนทิศทางธุรกิจของบริษัท ป้องกันจุดอ่อน และใช้จุดแข็งส่งเสริมธุรกิจขององค์กร

สิ่งที่ต้องพิจารณาในการทบทวนฝ่ายบริหาร ประกอบด้วย

• รูปแบบหรือวิธีการทบทวน – การทบทวน ไม่ได้หมายถึงการประชุม ดังนั้น รูปแบบการทบทวนสามารถทำได้หลากหลาย เช่น การส่งข้อมูลทางอีเมล์, การรายงานโดยตัวแทนฝ่ายบริหาร, การสรุปข้อมูลรายงานในระบบ Lotus note, หรือการประชุมกัน ซึ่งเป็นวิธีการที่นิยมที่สุด
• ผู้เข้าร่วมทบทวน – ผู้บริหาร เป็นบุคคลที่สำคัญที่สุด เพราะต้องทบทวนว่าระบบยังคงสนับสนุนทิศทางกลยุทธ์ของบริษัท, รวมทั้งการแสดงถึงความเป็นผู้นำในองค์กร นอกจากนี้ยังคงมีตัวแทนของหน่วยงานเพื่อนำเสนอข้อมูลในการทบทวน
• ความถี่ในการทบทวนและกำหนดการ – การทบทวนไม่ได้มีการกำหนดว่าต้องทำตอนไหน เมื่อไหร่ หลายครั้งพบว่ามีการกำหนดให้ทำปีละครั้ง ซึ่งในทางปฏิบัติไม่เหมาะสมกับการทำธุรกิจ เพราะบางเรื่องช้าเกินไป ไม่ทันการ

การทบทวนโดยฝ่ายบริหารมีข้อมูลที่ต้องทบทวนตามข้อกำหนดที่มากพอสมควร ดังนั้นแผนการทบทวนอาจจะแบ่งตามลักษณะของข้อมูล เช่น การทบทวนผล KPI (เป้าหมาย), ผลคะแนนประเมินจากลูกค้า, รอบการทบทวนอาจะกำหนดทุกเดือน เพื่อให้ทันต่อการแก้ไขปรับปรุง หรืออาจจะกำหนดเป็นไตรมาสก็ได้

เราอาจจะเรียกการทบทวนว่า QBR (Quarterly Business Review) หรือชื่อ ๆ อื่นก็ไม่ผิด

• การเตรียมการและวางแผนการทบทวน – ต้องมีการกำหนดวาระการประชุม (input) หรือข้อมูลที่ต้องใช้ในการทบทวน ซึ่งต้องมั่นใจว่าครอบคลุมและสอดคล้องตามข้อกำหนด 3.2 ของ ISO9001:2015
• การทบทวนและผลลัพธ์ – การทบทวนต้องมั่นใจว่ามีบันทึกการทบทวนเป็นหลักฐาน และผลการทบทวนต้องรวมไปถึงการตัดสินใจ หรือการสั่งการของผู้บริหาร เช่น มอบหมายงาน, กำหนดเวลา, หรืออนุมัติงบประมาณ ฯลฯ
• หลังการทบทวน, ติดตามผลลัพธ์ - รายงานการทบทวน และแผนการดำเนินการ (action plan) ที่เป็นผลจากการทบทวนต้องมีการแจกจ่าย เพื่อให้นำไปดำเนินการ และต้องมีการติดตามผลลัพธ์ของการดำเนินการ

วาระการประชุมโดยละเอียดสามารถดูได้จากข้อกำหนด ISO9001:2015 ข้อ 9.3.2

ตัวอย่างเอกสารของ ระเบียบปฏิบัติการทบทวนฝ่ายบริหาร สามารถ download ได้จากเอกสารแนบ

• ตัวอย่างเอกสารระเบียบปฏิบัติการทบทวนฝ่ายบริหาร

ตอนหน้า ตอนที่ 11 เป็นเรื่องของกระบวนการหลัก การรับคำสั่งซื้อและทบทวนข้อตกลง มาตามต่อกันนะครับ

#ISO9001ทำเองได้, #ISO9001:2015, #ManagementReview