DCC ย่อมาจาก Document Control Center (ศูนย์ควบคุมเอกสาร) หรือใช้เรียกบทบาท Document Controller คือหน่วยงานหรือผู้ที่ทำหน้าที่ควบคุมเอกสารในระบบบริหารคุณภาพ (QMS) ให้ถูกต้อง เป็นปัจจุบัน และมั่นใจว่าทุกจุดงานใช้เอกสารฉบับที่อนุมัติล่าสุดเท่านั้น ครอบคลุมตั้งแต่การจัดทำ อนุมัติ แจกจ่าย ทบทวน แก้ไข ไปจนถึงการเก็บและทำลายเอกสารที่ล้าสมัย
ในการทำระบบ ISO 9001, IATF 16949, GHPs/HACCP หรือ BRCGS สิ่งที่ผู้ตรวจประเมิน (Auditor) มองหาเป็นอันดับต้น ๆ คือเอกสารที่หน้างานใช้อยู่ตรงกับฉบับที่อนุมัติหรือไม่ หากพนักงานทำงานตามเอกสารเวอร์ชันเก่า ระบบทั้งระบบก็ถือว่าไม่สอดคล้อง นี่คือเหตุผลที่การควบคุมเอกสาร (Document Control) เป็นหัวใจของทุกมาตรฐาน
ทำไมต้องควบคุมเอกสาร — ข้อกำหนด ISO 9001:2015 ข้อ 7.5
มาตรฐาน ISO 9001:2015 ข้อ 7.5 Documented information กำหนดให้องค์กรต้องควบคุมเอกสารและบันทึกใน 2 ส่วนหลัก:
- การจัดทำและปรับปรุง (7.5.2): เอกสารต้องมีการชี้บ่ง (ชื่อ/รหัส/วันที่/ผู้จัดทำ) รูปแบบเหมาะสม และได้รับการทบทวนอนุมัติก่อนใช้งาน
- การควบคุม (7.5.3): ต้องมั่นใจว่าเอกสารพร้อมใช้ ณ จุดที่ต้องใช้ ป้องกันการสูญหายหรือแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต และควบคุมทั้งการแจกจ่าย เข้าถึง เรียกคืน และจัดเก็บ
ระเบียบปฏิบัติการควบคุมเอกสารต้องมีอะไรบ้าง?
| องค์ประกอบ | สิ่งที่ต้องระบุ |
|---|---|
| วัตถุประสงค์ และขอบเขต | ครอบคลุมเอกสารประเภทใดบ้าง (Manual, Procedure, Work Instruction, Form, เอกสารภายนอก) |
| โครงสร้างรหัสเอกสาร | ระบบการตั้งรหัส เวอร์ชัน/Revision และวันที่มีผลบังคับใช้ |
| การอนุมัติ | ใครจัดทำ ใครทบทวน ใครอนุมัติ ก่อนนำไปใช้ |
| การแจกจ่ายและควบคุมสำเนา | รายการแจกจ่าย (Distribution List) และการควบคุมสำเนาควบคุม/ไม่ควบคุม |
| การแก้ไขและทบทวน | ขั้นตอนขอแก้ไข การบันทึกประวัติการแก้ไข และรอบการทบทวน |
| เอกสารล้าสมัย (Obsolete) | วิธีเรียกคืน ทำเครื่องหมาย และป้องกันการนำกลับมาใช้ |
| เอกสารภายนอก | การชี้บ่งและควบคุมมาตรฐาน กฎหมาย แบบจากลูกค้า |
| การควบคุมบันทึก (Records) | การจัดเก็บ ป้องกัน ระยะเวลาเก็บ และการทำลาย |
ดาวน์โหลด: ตัวอย่างระเบียบปฏิบัติการควบคุมเอกสาร (ฟรี)
เทมเพลตพร้อมปรับใช้ ครอบคลุมทุกหัวข้อด้านบน จัดทำโดยผู้ตรวจประเมินและวิทยากรของ EQA
นำระเบียบปฏิบัติไปใช้จริงอย่างไร
- ปรับหัวข้อในเทมเพลตให้ตรงกับโครงสร้างและประเภทเอกสารขององค์กรคุณ
- กำหนดผู้รับผิดชอบ (DCC / Document Controller) และสิทธิ์การอนุมัติให้ชัดเจน
- ทำทะเบียนเอกสารหลัก (Master List) เพื่อคุมเวอร์ชันทั้งหมดในที่เดียว
- สื่อสารและอบรมพนักงานหน้างานให้ใช้เฉพาะฉบับที่อนุมัติ
- ตรวจติดตามภายในเป็นระยะ เพื่อยืนยันว่าเอกสารหน้างานเป็นปัจจุบัน
อยากวางระบบเอกสารให้ผ่านการตรวจตั้งแต่ครั้งแรก?
EQA Training ให้บริการฝึกอบรมหลักสูตร ISO 9001, GHPs/HACCP, BRCGS และ IATF 16949 ทั้งแบบ In-house และ Public เพื่อให้ทีมงานของคุณเข้าใจข้อกำหนดและจัดทำระบบได้ด้วยตนเอง
คำถามที่พบบ่อย
DCC กับ Document Controller ต่างกันอย่างไร?
DCC (Document Control Center) มักหมายถึงหน่วยงานหรือระบบควบคุมเอกสารในภาพรวม ส่วน Document Controller คือตำแหน่งบุคคลที่รับผิดชอบดูแลระบบนั้น หลายองค์กรใช้สองคำนี้แทนกันได้ในทางปฏิบัติ
เอกสารสำเนาควบคุมกับไม่ควบคุมต่างกันอย่างไร?
สำเนาควบคุม (Controlled Copy) จะถูกอัปเดตทุกครั้งที่มีการแก้ไขเวอร์ชัน ส่วนสำเนาไม่ควบคุม (Uncontrolled) ใช้เพื่ออ้างอิงชั่วคราวและจะไม่ถูกตามอัปเดต จึงต้องทำเครื่องหมายให้ชัด
บทความที่เกี่ยวข้อง: คลังบทความเทคนิคทั้งหมด · หลักสูตร BRCGS · หลักสูตรฝึกอบรมทั้งหมด
การจัดการการเปลี่ยนแปลงในระบบบริหารหลายมาตรฐาน รวมได้แค่ไหน
การควบคุมเอกสารสารสนเทศในระบบบริหารแบบบูรณาการ — รวมกลไกได้ แต่รวมเกณฑ์ไม่ได้
ตรวจติดตามภายในแบบเดินตามกระบวนการ เทียบกับแบบไล่ตามเลขข้อ
การตรวจประเมินผู้ส่งมอบ (second-party audit) — เมื่อใดควรตรวจ และต้องตกลงอะไรไว้ก่อน
การตรวจประเมินระยะไกลและการใช้เทคโนโลยีในการตรวจ ตามแนวทาง ISO 19011
การวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงในการปฏิบัติการแก้ไข ตีความอย่างไรให้ใช้ได้จริง