ISO 14001 ข้อ 7.4 การสื่อสาร ตีความข้อกำหนดพร้อมตัวอย่างในบริบทไทย

เส้นแบ่งสามเส้นที่ต้องลากก่อนอ่านข้อนี้

ข้อ 7.4 อยู่ติดกับข้อ 7.3 ความตระหนัก และข้อ 7.5 เอกสารสารสนเทศ ทั้งสามข้ออยู่ในหมวดการสนับสนุนเหมือนกัน และเกี่ยวกับ “ข้อมูล” เหมือนกัน แต่ตอบคนละคำถาม

ข้อ 7.3 ความตระหนัก ถามว่าผู้ปฏิบัติงานภายใต้การควบคุมขององค์กร รู้และเข้าใจ สิ่งที่จำเป็นหรือไม่ เป็นเรื่องของสภาวะในตัวคน

ข้อ 7.5 เอกสารสารสนเทศ ถามว่าข้อมูลที่ระบบต้องใช้ ถูกสร้าง ควบคุม และหาเจอ เมื่อต้องการหรือไม่ เป็นเรื่องของสถานะของตัวข้อมูล

ส่วนข้อ 7.4 ถามว่าองค์กร ตัดสินใจไว้หรือยัง ว่าข้อมูลชิ้นไหนต้องเดินทางไปหาใคร เมื่อไร ด้วยช่องทางใด เป็นเรื่องของการไหลของข้อมูล ไม่ใช่ตัวข้อมูลและไม่ใช่ตัวคน

การอ่านรวมสามข้อนี้เข้าด้วยกัน ทำให้องค์กรนำใบลงชื่อเข้าอบรมมาเป็นหลักฐานของข้อ 7.4 ซึ่งเป็นหลักฐานของข้อ 7.3 มากกว่า

7.4.1 ทั่วไป — สิ่งที่ต้องตัดสินใจ กับเงื่อนไขที่ผูกไว้

ส่วนแรกของข้อนี้บังคับให้จัดทำ นำไปใช้ และคงไว้ซึ่งกระบวนการสื่อสาร โดยกระบวนการนั้นต้องครอบคลุมการตัดสินใจสี่ด้าน คือจะสื่อสารเรื่องอะไร จะสื่อสารเมื่อใด จะสื่อสารกับใคร และจะสื่อสารด้วยวิธีใด

คำที่ต้องอ่านให้ช้าคือคำว่ากระบวนการ เพราะมันหมายความว่าคำตอบทั้งสี่ด้านต้องถูกตัดสินไว้ล่วงหน้าและใช้ซ้ำได้ ไม่ใช่ตัดสินเป็นครั้ง ๆ ตอนที่มีเรื่องเกิดขึ้นแล้ว

จากนั้นมาตรฐานผูกเงื่อนไขเพิ่มไว้สองข้อในการออกแบบกระบวนการ ข้อแรกคือต้องนำพันธกรณีด้านการปฏิบัติตาม (compliance obligations) มาพิจารณาด้วย ซึ่งเปลี่ยนสถานะของการสื่อสารบางเรื่องจากทางเลือกให้กลายเป็นสิ่งที่ต้องทำ เพราะกฎหมายหรือข้อตกลงที่องค์กรรับไว้เป็นตัวกำหนดว่าต้องรายงานอะไรให้ใครเมื่อใด

ข้อที่สองคือข้อมูลด้านสิ่งแวดล้อมที่สื่อสารออกไปต้องสอดคล้องกับข้อมูลที่ระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมสร้างขึ้น และต้องเชื่อถือได้ เงื่อนไขนี้ตรงเข้าไปที่ปัญหาการสื่อสารที่เกินจริง ตัวเลขที่ปรากฏบนสื่อขององค์กรต้องย้อนกลับไปหาบันทึกในระบบได้ ไม่ใช่ตัวเลขที่ประมาณขึ้นเพื่อให้ดูดี

ส่วนท้ายของ 7.4.1 ยังกำหนดอีกสองอย่างที่สั้นแต่มีผลกว้าง คือองค์กรต้องตอบสนองต่อการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับระบบ และต้องมีเอกสารสารสนเทศที่เหมาะสมพร้อมใช้เป็นหลักฐานของการสื่อสาร คำว่าตอบสนองทำให้การสื่อสารในข้อนี้เป็นสองทาง ไม่ใช่การส่งออกอย่างเดียว

7.4.2 การสื่อสารภายใน — สองทิศทาง ไม่ใช่ทิศเดียว

ส่วนนี้กำหนดสองเรื่องที่ต่างกันโดยสิ้นเชิง การทำได้เฉพาะเรื่องแรกจึงยังไม่ครบตามข้อกำหนด

เรื่องแรกคือการสื่อสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระบบไปตามระดับและหน่วยงานต่าง ๆ ขององค์กร โดยรวมถึงการเปลี่ยนแปลงของระบบด้วย ประโยคเรื่องการเปลี่ยนแปลงนี้เชื่อมโดยตรงกับข้อ 6.3 การวางแผนการเปลี่ยนแปลง เพราะการเปลี่ยนแปลงที่วางแผนไว้อย่างดีแต่ไม่ถึงหน้างาน ก็ไม่ต่างจากไม่ได้เปลี่ยน

เรื่องที่สองคือกระบวนการสื่อสารต้องเปิดทางให้ผู้ปฏิบัติงานภายใต้การควบคุมขององค์กร มีส่วนร่วมในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ข้อความนี้กำหนดทิศทางจากล่างขึ้นบนไว้ชัดเจน องค์กรจึงต้องมีช่องทางที่คนหน้างานเสนอเรื่องขึ้นมาได้ และช่องทางนั้นต้องใช้งานได้จริง

คำถามที่ใช้ทดสอบตัวเองได้ง่ายที่สุดคือ ในรอบปีที่ผ่านมา มีข้อเสนอเรื่องสิ่งแวดล้อมจากคนหน้างานกี่เรื่อง และเรื่องเหล่านั้นเดินไปจบที่ใด ถ้าไม่มีเรื่องใดเลย คำอธิบายที่เป็นไปได้ไม่ใช่ว่าไม่มีอะไรให้ปรับปรุง แต่คือช่องทางยังไม่ทำงาน

7.4.3 การสื่อสารภายนอก — สองแหล่งที่มาของหน้าที่

ส่วนนี้สั้นแต่มีสองแหล่งที่มาของสิ่งที่ต้องทำ ซึ่งต้องแยกให้ออก

แหล่งแรกคือกระบวนการที่องค์กรกำหนดขึ้นเอง เมื่อองค์กรตัดสินใจไว้ในข้อ 7.4.1 แล้วว่าจะสื่อสารเรื่องใดกับภายนอก สิ่งที่ตัดสินไว้นั้นก็กลายเป็นข้อผูกพันของตัวเอง

แหล่งที่สองคือพันธกรณีด้านการปฏิบัติตาม ซึ่งเป็นหน้าที่ที่มาจากภายนอกและองค์กรเลือกไม่ได้ ในบริบทไทย เรื่องที่เข้าข่ายนี้ได้แก่การส่งรายงานผลการตรวจวัดคุณภาพสิ่งแวดล้อมตามที่กฎหมายกำหนด การแจ้งเหตุต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเมื่อเกิดเหตุการณ์ด้านสิ่งแวดล้อม และเงื่อนไขการรายงานที่ผูกอยู่กับใบอนุญาตของกิจการนั้น รายละเอียดว่าต้องรายงานอะไรกับใครขึ้นอยู่กับประเภทกิจการและพื้นที่ตั้ง ซึ่งองค์กรต้องชี้บ่งไว้ตามข้อ 6.1.3 อยู่แล้ว

ตารางเทียบ — สามข้อที่อยู่ใกล้กันจนสับสน

ข้อนี้เชื่อมกับที่ใดต่อ

ข้อ 7.4 ไม่ได้จบในตัวเอง มันเป็นทางเดินของข้อมูลที่ข้ออื่นสร้างขึ้น

ต้นทางฝั่งหนึ่งคือข้อ 6.1.3 พันธกรณีด้านการปฏิบัติตาม ซึ่งเป็นที่มาของรายการรายงานที่ต้องส่งออกภายนอก และข้อ 9.1.2 การประเมินความสอดคล้อง ซึ่งเป็นที่มาของข้อสรุปว่าองค์กรทำตามพันธกรณีเหล่านั้นได้จริงหรือไม่

ปลายทางอีกฝั่งคือข้อ 9.3 การทบทวนฝ่ายบริหาร ซึ่งต้องพิจารณาการสื่อสารจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกรวมถึงข้อร้องเรียนด้วย ถ้าการรับเรื่องจากภายนอกไม่ถูกบันทึก วาระนี้ในการทบทวนฝ่ายบริหารก็จะว่างเปล่าโดยที่ไม่ได้แปลว่าไม่มีเรื่อง

อีกจุดที่เชื่อมกันคือข้อ 8.2 การเตรียมพร้อมและตอบสนองต่อภาวะฉุกเฉิน เพราะแผนตอบสนองเหตุฉุกเฉินต้องระบุการสื่อสารกับหน่วยงานภายนอกและชุมชนไว้ด้วย ซึ่งเป็นการสื่อสารที่ต้องเกิดภายใต้ความกดดันด้านเวลา และต้องซ้อมไว้ล่วงหน้า

คำถามที่ควรตอบได้

1. องค์กรตัดสินไว้ที่ใดว่าจะสื่อสารเรื่องอะไร กับใคร เมื่อใด และด้วยวิธีใด และคำตอบนั้นถูกใช้ซ้ำได้หรือเป็นการตัดสินเป็นครั้ง ๆ (ที่มา: ข้อ 7.4.1)
2. ตัวเลขด้านสิ่งแวดล้อมที่องค์กรเผยแพร่ออกสู่ภายนอกครั้งล่าสุด ย้อนกลับไปหาบันทึกในระบบได้หรือไม่ และใครเป็นผู้อนุมัติก่อนเผยแพร่ (ที่มา: ข้อ 7.4.1)
3. เมื่อมีเรื่องแจ้งเข้ามาจากภายนอก องค์กรกำหนดไว้อย่างไรว่าใครรับ ส่งต่อถึงใคร ตอบกลับอย่างไร และบันทึกไว้ที่ใด (ที่มา: ข้อ 7.4.1 ประกอบข้อ 9.3)
4. ช่องทางที่ให้ผู้ปฏิบัติงานเสนอเรื่องด้านสิ่งแวดล้อมขึ้นมาคือช่องทางใด และในรอบที่ผ่านมามีเรื่องใดเดินผ่านช่องทางนั้นบ้าง (ที่มา: ข้อ 7.4.2)
5. รายการรายงานที่ต้องส่งออกภายนอกตามพันธกรณี ถูกรวบรวมไว้ที่ใด และใครรับผิดชอบให้ส่งทันกำหนด (ที่มา: ข้อ 7.4.3 ประกอบข้อ 6.1.3)

บทความนี้เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเพื่ออธิบายและตีความข้อกำหนด ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน ตัวอย่างทั้งหมดเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย การนำไปใช้จริงให้ยึดตัวมาตรฐานฉบับจริงเป็นหลัก