ISO 45001 ข้อ 7.4 การสื่อสาร ตีความข้อกำหนดพร้อมตัวอย่างในบริบทไทย

ทำไมมาตรฐานอาชีวอนามัยจึงเขียนเรื่องการสื่อสารต่างจากฉบับอื่น

เหตุผลอยู่ที่ธรรมชาติของสิ่งที่ระบบนี้ปกป้อง ระบบคุณภาพปกป้องความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์ ระบบสิ่งแวดล้อมปกป้องผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม ส่วนระบบอาชีวอนามัยและความปลอดภัยปกป้องคน และคนที่ถูกปกป้องคือคนกลุ่มเดียวกับที่ต้องรับสาร ถ้าสารไปไม่ถึงหรือไปถึงแล้วเข้าใจไม่ตรง ผลไม่ได้ตกที่เอกสาร แต่ตกที่ร่างกายของคน

ด้วยเหตุนี้ ข้อ 7.4.1 จึงไม่ได้หยุดที่การให้องค์กรกำหนดว่าจะสื่อสารเรื่องอะไร เมื่อใด กับใคร และอย่างไร แต่เพิ่มเงื่อนไขว่าเมื่อกำหนดสิ่งที่จะสื่อสาร องค์กรต้องคำนึงถึงมิติความหลากหลายของผู้ปฏิบัติงาน และต้องพิจารณาความเห็นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกที่เกี่ยวข้องด้วย นอกจากนี้ยังกำหนดว่าข้อมูลที่สื่อสารออกไปต้องสอดคล้องกับข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในระบบและต้องเชื่อถือได้

ความหลากหลายไม่ใช่คำสวย แต่เป็นเงื่อนไขที่ตรวจได้

ในบริบทของสถานประกอบการในประเทศไทย มิติที่มีน้ำหนักที่สุดคือภาษา เพราะสถานประกอบการจำนวนหนึ่งมีผู้ปฏิบัติงานที่ใช้ภาษาเมียนมา ภาษากัมพูชา หรือภาษาลาวเป็นภาษาหลัก ป้ายเตือนภาษาไทยที่ติดไว้ครบทุกจุดจึงยังไม่พิสูจน์ว่าการสื่อสารได้ผล

มิติที่สองที่มีผลจริงคือระดับการอ่านออกเขียนได้ ซึ่งไม่ได้แปลว่าอ่านไม่ออกเลย แต่หมายรวมถึงการอ่านข้อความยาวที่ใช้ศัพท์เทคนิคแล้วจับใจความไม่ทัน วิธีที่ตอบเงื่อนไขนี้ได้คือการลดการพึ่งพาข้อความ แล้วเพิ่มภาพสัญลักษณ์ การสาธิต และการอธิบายปากเปล่าโดยหัวหน้างานที่พูดภาษาเดียวกับทีม

มิติที่สามคือความพิการและข้อจำกัดทางร่างกาย เช่น ผู้ปฏิบัติงานที่มีความบกพร่องทางการได้ยินจะไม่ได้รับสารจากสัญญาณเสียงเตือนภัย การออกแบบที่ตอบข้อกำหนดคือการมีสัญญาณไฟหรือการสั่นควบคู่ไปด้วย ไม่ใช่การยกเว้นบุคคลนั้นออกจากพื้นที่

ข้อ 7.4.2 การสื่อสารภายใน จุดที่ต่างจากมาตรฐานอื่นชัดที่สุด

ข้อ 7.4.2 ขอให้องค์กรสื่อสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยไปยังระดับและหน้าที่ต่าง ๆ ภายในองค์กร รวมถึงสื่อสารการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับระบบด้วย จนถึงตรงนี้ยังคล้ายมาตรฐานฉบับอื่น

ประโยคที่ทำให้ต่างคือประโยคถัดมา ซึ่งกำหนดว่ากลไกการสื่อสารต้องทำให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถมีส่วนร่วมในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องได้ นั่นแปลว่าการสื่อสารในระบบนี้ต้องมีเส้นทางขาขึ้นด้วย ไม่ใช่มีเฉพาะขาลง องค์กรที่มีเฉพาะบอร์ดประชาสัมพันธ์ เสียงตามสาย และการอบรม จะตอบข้อนี้ได้ไม่ครบ เพราะทั้งสามช่องทางเป็นทางเดียว

ช่องทางขาขึ้นที่ใช้ได้จริงมีหลายรูปแบบ เช่น การรับแจ้งสภาพการณ์ไม่ปลอดภัยที่ผู้แจ้งเลือกจะไม่ระบุชื่อได้ การเปิดวาระให้ผู้ปฏิบัติงานเสนอเรื่องในที่ประชุมคณะกรรมการความปลอดภัย หรือการเดินสำรวจร่วมระหว่างหัวหน้างานกับผู้ปฏิบัติงานที่จบด้วยการบันทึกข้อเสนอ สิ่งที่ทำให้ช่องทางเหล่านี้มีความหมายไม่ใช่การมีอยู่ แต่คือการมีหลักฐานว่าเรื่องที่แจ้งเข้ามาถูกตอบกลับ ข้อนี้จึงต่อเนื่องโดยตรงกับ ข้อ 5.4 การปรึกษาหารือและการมีส่วนร่วมของผู้ปฏิบัติงาน

ข้อ 7.4.3 การสื่อสารภายนอก และคำว่า “เชื่อถือได้”

ข้อ 7.4.3 กำหนดให้องค์กรสื่อสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระบบออกไปภายนอกตามที่ได้กำหนดไว้ในกระบวนการสื่อสาร และตามที่พันธะทางกฎหมายและข้อกำหนดอื่นกำหนด ในบริบทของประเทศไทย ส่วนนี้ผูกกับการรายงานต่อหน่วยงานราชการเมื่อเกิดอุบัติเหตุถึงขั้นที่กฎหมายกำหนดให้ต้องแจ้ง และผูกกับข้อมูลที่ต้องส่งให้ผู้รับเหมาก่อนเข้าพื้นที่

เงื่อนไขที่ควรอ่านให้ละเอียดคือคำว่าข้อมูลที่สื่อสารออกไปต้องสอดคล้องกับข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในระบบ และต้องเชื่อถือได้ ในทางปฏิบัติหมายความว่าตัวเลขสถิติความปลอดภัยที่ประกาศบนบอร์ดหน้าโรงงาน หรือที่ส่งให้ลูกค้าในแบบสอบถามผู้ส่งมอบ ต้องตามรอยกลับไปหาบันทึกอุบัติการณ์ตาม ข้อ 10.2 ได้ตรงกัน ตัวเลขที่นับด้วยนิยามคนละแบบกันระหว่างรายงานภายในกับรายงานภายนอกคือประเด็นที่ผู้ตรวจประเมินตั้งคำถามได้

ผู้ที่ดูแลหลายระบบพร้อมกันสามารถเทียบเคียงกับการตีความข้อเดียวกันในมาตรฐานสิ่งแวดล้อมได้ที่บทความ ข้อ 7.4 การสื่อสารของ ISO 14001 ซึ่งโครงสร้างย่อยคล้ายกันแต่เงื่อนไขเรื่องความหลากหลายของผู้รับสารไม่ได้เขียนไว้เหมือนกัน

คำถามที่ควรตอบได้

1. เมื่อออกแบบวิธีสื่อสาร เราได้พิจารณาภาษา ระดับการอ่าน และข้อจำกัดทางร่างกายของผู้ปฏิบัติงานจริงหรือไม่ และบันทึกการพิจารณานั้นไว้ที่ใด (ที่มา: ข้อ 7.4.1 เรื่องการคำนึงถึงมิติความหลากหลาย)
2. ช่องทางสื่อสารภายในของเรามีเส้นทางขาขึ้นกี่ช่องทาง และเรื่องที่ผู้ปฏิบัติงานแจ้งเข้ามาในรอบที่ผ่านมาได้รับการตอบกลับอย่างไร (ที่มา: ข้อ 7.4.2 เรื่องกลไกที่เปิดให้ผู้ปฏิบัติงานมีส่วนร่วมในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง)
3. เมื่อระบบมีการเปลี่ยนแปลง เช่น เปลี่ยนสารเคมี เปลี่ยนเครื่องจักร หรือเปลี่ยนขั้นตอน ใครเป็นผู้ตัดสินว่าต้องสื่อสารกับใครและด้วยวิธีใด (ที่มา: ข้อ 7.4.2 เรื่องการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงของระบบ)
4. ตัวเลขความปลอดภัยที่เราส่งออกไปภายนอก ตามรอยกลับไปหาบันทึกอุบัติการณ์ภายในได้ตรงกันหรือไม่ (ที่มา: ข้อ 7.4.1 เรื่องข้อมูลที่สื่อสารต้องสอดคล้องและเชื่อถือได้ ประกอบกับข้อ 10.2)
5. ผู้รับเหมาที่เข้ามาทำงานในพื้นที่ได้รับข้อมูลด้านอันตรายในรูปแบบที่เขารับได้จริงหรือไม่ (ที่มา: ข้อ 7.4.1 และ 7.4.3 ประกอบกับข้อ 8.1.4)

อ่านต่อในชุดบทความรอบเดียวกัน: ISO/IEC 27001 ข้อ 9.3 การทบทวนฝ่ายบริหารของ ISMS

บทความนี้เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเพื่ออธิบายและตีความข้อกำหนด ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน ตัวอย่างทั้งหมดเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย การนำไปใช้จริงให้ยึดตัวมาตรฐานฉบับจริงเป็นหลัก