ISO 45001 ข้อ 4.4 ระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย: กระบวนการและปฏิสัมพันธ์ที่ต้องมองเห็นได้

ISO 45001:2018 ข้อ 4.4 ระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย (OH&S management system) เป็นข้อกำหนดประโยคเดียว ผู้เรียบเรียงเห็นว่าข้อนี้ทำหน้าที่เชื่อมข้ออื่นของมาตรฐานเข้าด้วยกัน บทความนี้อธิบายว่าข้อ 4.4 ขออะไร วลีใดในข้อนี้ที่ผู้เรียบเรียงเห็นว่ามีน้ำหนักในการตรวจประเมิน และยกกรณีสมมติของโรงงานในประเทศไทยเพื่อตั้งคำถามว่า เมื่อแต่ละฝ่ายทำกระบวนการของตนครบตามขั้นตอนแล้ว รอยต่อระหว่างกระบวนการอยู่ที่ใด

สรุปสั้นก่อน

• ข้อ 4.4 เป็นข้อกำหนดประโยคเดียวว่าด้วยตัวระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยโดยรวม ซึ่งกล่าวถึงทั้งกระบวนการที่จำเป็นและปฏิสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการ
• ผู้เรียบเรียงเห็นว่าคำที่มีน้ำหนักในข้อนี้คือ “ปฏิสัมพันธ์ (interactions)” เพราะอันตรายบางลักษณะเกิดที่รอยต่อระหว่างงานของสองฝ่าย ไม่ได้อยู่ในงานของฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งเพียงฝ่ายเดียว
• ข้อ 4.4 ไม่ได้กำหนดให้ต้องมีคู่มือหรือแผนผังกระบวนการ นอกจากเอกสารสารสนเทศที่ข้ออื่นของมาตรฐานกำหนดไว้ องค์กรพิจารณาเองว่าต้องมีเอกสารสารสนเทศใดเพิ่มเติมตามข้อ 7.5.1

ข้อ 4.4 ขออะไร

ข้อ 4.4 เป็นข้อกำหนดประโยคเดียว เนื้อความว่าด้วยตัวระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยโดยรวม และกล่าวถึงกระบวนการที่จำเป็นกับปฏิสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการไว้ในประโยคเดียวกัน ผู้เรียบเรียงเห็นว่าข้อนี้ถามถึงระบบที่ทำงานอยู่จริงทั้งระบบ มากกว่าเอกสารฉบับใดฉบับหนึ่ง

ผู้เรียบเรียงเห็นว่าข้อ 4.4 ทำหน้าที่เป็นข้อรวบยอด หลักฐานของข้อ 4.4 จึงไม่ได้อยู่ในเอกสารชื่อ “ระบบการจัดการ” ฉบับใดฉบับหนึ่ง แต่อยู่ในการที่กระบวนการตามข้ออื่นทำงานต่อเนื่องกันได้จริง

“กระบวนการที่จำเป็น” มาจากไหน

ข้ออื่นของ ISO 45001 บางข้อเรียกหากระบวนการโดยตรง ตัวอย่างเช่น ข้อ 6.1.2.1 ที่ให้มีกระบวนการชี้บ่งอันตราย และข้อ 8.1.3 ที่ให้มีกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง ผู้เรียบเรียงเห็นว่า “กระบวนการที่จำเป็น” ในข้อ 4.4 ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงกระบวนการที่ข้ออื่นเรียกหาโดยตรง แต่รวมถึงกระบวนการที่กิจกรรมภายในขอบเขตตามข้อ 4.3 ต้องใช้ เช่น กระบวนการสำหรับงานในที่อับอากาศของโรงงานที่มีงานลักษณะนี้

ผู้เรียบเรียงเห็นว่าจุดตั้งต้นที่ตรวจสอบได้คือการเทียบกิจกรรมจริงในขอบเขตกับกระบวนการที่องค์กรระบุไว้ ถ้ามีกิจกรรมที่มีอันตรายแต่ไม่มีกระบวนการใดรองรับ คำถามเรื่องความครบถ้วนของระบบก็ตามมา

ปฏิสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการ: ส่วนที่ผู้เรียบเรียงเห็นว่ามีน้ำหนัก

ในองค์กรหนึ่ง กระบวนการในระบบอาชีวอนามัยและความปลอดภัยอาจมีเจ้าของต่างกัน เช่น ฝ่ายจัดซื้อดูแลการจัดซื้อจัดจ้าง ฝ่ายซ่อมบำรุงออกใบอนุญาตให้ทำงาน (permit to work) ฝ่ายผลิตเป็นผู้ขอเปลี่ยนสารเคมีหรือวิธีการทำงาน และเจ้าหน้าที่ความปลอดภัยในการทำงานดูแลการอบรมผู้รับเหมา แต่ละกระบวนการอาจมีขั้นตอนและบันทึกครบในตัวเอง ผู้เรียบเรียงเห็นว่าสิ่งที่ข้อ 4.4 ทดสอบคือ ข้อมูลที่ต้องส่งจากกระบวนการหนึ่งไปยังอีกกระบวนการหนึ่ง ไปถึงผู้รับจริงหรือไม่

ตัวอย่างที่เห็นภาพชัด คือผลของการจัดการการเปลี่ยนแปลงตามข้อ 8.1.3 ถ้าการเปลี่ยนแปลงทำให้เกิดอันตรายใหม่ แต่ข้อมูลนั้นไม่ไปถึงผู้ออกใบอนุญาตให้ทำงาน หรือไม่ไปถึงการคัดเลือกผู้รับเหมาตามข้อ 8.1.4.2 กระบวนการทั้งสองฝั่งอาจเป็นไปตามขั้นตอนของตัวเองทุกข้อ ขณะที่ผู้ปฏิบัติงานหน้างานยังได้รับข้อมูลชุดเดิม

กรณีสมมติ — โรงงานผลิตชิ้นส่วนยานยนต์ จังหวัดระยอง

โรงงานเปลี่ยนสารทำละลายในสายพ่นสีเป็นสูตรใหม่ที่มีจุดวาบไฟต่ำกว่าเดิม ฝ่ายผลิตยื่นคำขอเปลี่ยนแปลงตามขั้นตอน คณะทำงานประเมินความเสี่ยงและปรับระบบระบายอากาศแล้วปิดคำขอ สองเดือนต่อมา ฝ่ายซ่อมบำรุงขอให้ฝ่ายจัดซื้อจ้างผู้รับเหมาเข้าเชื่อมท่อลมใกล้ห้องพ่นสี ใบอนุญาตให้ทำงานที่มีความร้อน (hot work permit) ยังใช้แบบฟอร์มเดิมซึ่งไม่มีช่องให้ตรวจชนิดของสารทำละลายในพื้นที่ ส่วนเอกสารอบรมผู้รับเหมาที่ฝ่ายความปลอดภัยใช้ก็ยังอ้างถึงสารตัวเดิม

ในกรณีนี้ กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงมีบันทึกครบ กระบวนการใบอนุญาตให้ทำงานก็มีบันทึกครบ คำถามที่ผู้เรียบเรียงเห็นว่าตามมาไม่ได้อยู่ที่กระบวนการใดกระบวนการหนึ่ง แต่อยู่ที่รอยต่อ ได้แก่ ผลการประเมินความเสี่ยงของการเปลี่ยนแปลงถูกส่งต่อไปยังใครบ้าง ใครเป็นผู้ตัดสินว่าแบบฟอร์มใบอนุญาตให้ทำงานหรือเนื้อหาการอบรมต้องปรับหรือไม่ และองค์กรใช้อะไรเป็นหลักฐานว่าการส่งต่อนั้นเกิดขึ้นแล้ว

ข้อ 4.4 ไม่ได้กำหนดรูปแบบเอกสาร

ข้อ 4.4 ไม่ได้กำหนดให้มีคู่มือระบบ แผนผังกระบวนการ หรือตารางความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการ นอกจากเอกสารสารสนเทศที่ข้ออื่นของมาตรฐานกำหนดไว้ องค์กรพิจารณาเองว่าต้องมีเอกสารสารสนเทศใดเพิ่มเติมตามข้อ 7.5.1 ผู้เรียบเรียงเห็นว่าแผนผังที่ไม่ตรงกับการทำงานจริงไม่ได้เพิ่มน้ำหนักให้หลักฐานของข้อ 4.4 ในทางกลับกัน องค์กรขนาดเล็กที่ไม่มีแผนผังเลย แต่ผู้รับผิดชอบแต่ละกระบวนการอธิบายได้ว่าตนรับข้อมูลจากใครและส่งต่อให้ใคร และมีบันทึกการส่งต่อที่ตรวจสอบได้ ก็เป็นหลักฐานอีกลักษณะหนึ่ง

ผู้เรียบเรียงเห็นว่าวิธีที่ใช้ประเมินข้อ 4.4 ได้ตรงประเด็น คือการตรวจแบบเดินตามกระบวนการ ซึ่งติดตามงานหนึ่งเรื่องจากต้นทางถึงปลายทาง เช่น ติดตามคำขอเปลี่ยนแปลงหนึ่งฉบับไปจนถึงหน้างาน รายละเอียดของแนวทางนี้อยู่ในบทความ ตรวจติดตามภายในแบบเดินตามกระบวนการ เทียบกับแบบไล่ตามเลขข้อ

ความเชื่อมโยงกับการมีส่วนร่วมของผู้ปฏิบัติงาน

ผู้เรียบเรียงเห็นว่าในบางสถานการณ์ ผู้ปฏิบัติงานหน้างานอาจเห็นปัญหาที่รอยต่อระหว่างกระบวนการก่อนผู้บริหาร เช่น ช่างเชื่อมของผู้รับเหมาอาจเป็นคนแรกที่สังเกตว่ากลิ่นสารในพื้นที่ไม่เหมือนเดิม และเห็นว่ากระบวนการปรึกษาหารือและการมีส่วนร่วมตามข้อ 5.4 เป็นอีกช่องทางหนึ่งที่ข้อมูลเรื่องรอยต่อกลับเข้าสู่ระบบ ผู้อ่านที่ต้องการรายละเอียดของข้อ 5.4 อ่านต่อได้ที่ การปรึกษาหารือและการมีส่วนร่วมของผู้ปฏิบัติงาน ตีความข้อ 5.4

คำถามที่ควรตอบได้

1. หากเลือกการเปลี่ยนแปลงหนึ่งเรื่องที่ปิดไปแล้วในปีนี้ องค์กรแสดงได้หรือไม่ว่าผลการประเมินความเสี่ยงของเรื่องนั้นไปถึงกระบวนการใดบ้าง และไปถึงเมื่อใด
   ที่มา: ข้อ 4.4 ระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย; ข้อ 8.1.3 การจัดการการเปลี่ยนแปลง
2. กิจกรรมใดในขอบเขตของระบบที่ยังไม่มีเจ้าของกระบวนการชัดเจน และใครเป็นผู้ตัดสินว่ากิจกรรมนั้นต้องมีกระบวนการรองรับหรือไม่
   ที่มา: ข้อ 4.3 การกำหนดขอบเขตของระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย; ข้อ 4.4 ระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย
3. ผู้รับผิดชอบกระบวนการใบอนุญาตให้ทำงาน อธิบายได้หรือไม่ว่าตนได้รับข้อมูลอันตรายใหม่จากกระบวนการใด
   ที่มา: ข้อ 8.1.4.2 ผู้รับเหมา; ข้อ 4.4 ระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย

ข้อความเต็มของข้อกำหนดที่อ้างถึงข้างต้น ผู้อ่านต้องเปิดจากตัวมาตรฐาน ISO 45001:2018

อ่านต่อในบทความที่เกี่ยวข้อง

• ISO 45001:2018 ข้อ 4.3 การกำหนดขอบเขตของระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย
• ISO 45001:2018 ข้อ 8.1.3 การจัดการการเปลี่ยนแปลง
• ISO 45001:2018 ข้อ 8.1.4 การจัดซื้อจัดจ้าง รวมถึงผู้รับเหมาและการจ้างงานภายนอก
• ISO 45001:2018 ข้อ 9.2 การตรวจติดตามภายใน
• การตรวจรับรอง ISO 45001 กับ EQA

บทความนี้เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเพื่ออธิบายและตีความข้อกำหนดของ ISO 45001:2018 ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน ตัวอย่างทั้งหมดเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย การนำไปใช้จริงให้ยึดตัวมาตรฐานฉบับจริงเป็นหลัก