มาตรฐาน BRCGS food กับวัฒนธรรมองค์กร ด้านคุณภาพ และความปลอดภัยอาหาร

ในโรงงานอาหาร การมีระบบเอกสารครบถ้วน มี HACCP Plan มีการตรวจสอบย้อนกลับ หรือมีการควบคุมกระบวนการผลิต เป็นสิ่งที่จำเป็น แต่ยังไม่เพียงพอหากพนักงานไม่ได้ให้ความสำคัญกับสิ่งเหล่านั้นจริง

ภายใต้ มาตรฐาน BRCGS food หัวข้อเรื่อง วัฒนธรรมองค์กร ด้านคุณภาพ และความปลอดภัยอาหาร หรือ Food Safety Culture ถูกให้ความสำคัญเพิ่มขึ้นอย่างชัดเจน โดยโรงงานต้องสามารถแสดงให้เห็นว่ามีแผนพัฒนาวัฒนธรรมองค์กรที่ชัดเจน ไม่ใช่เพียงแค่มีเอกสารครบ

กล่าวอย่างง่าย วัฒนธรรมองค์กร ด้านคุณภาพ และความปลอดภัยอาหาร คือ แนวคิด พฤติกรรม การสื่อสาร และการมีส่วนร่วมของทุกคนในองค์กร ตั้งแต่ผู้บริหารจนถึงพนักงานในไลน์ผลิต ในการให้ความสำคัญกับความปลอดภัยและคุณภาพของอาหาร

วัฒนธรรมองค์กร ด้านคุณภาพ และความปลอดภัยอาหาร คืออะไร

วัฒนธรรมองค์กร ด้านคุณภาพ และความปลอดภัยอาหาร หมายถึง ค่านิยม ความเชื่อ ทัศนคติ และพฤติกรรมของคนในองค์กรที่มีต่อความปลอดภัยและคุณภาพของอาหาร ซึ่งสะท้อนออกมาในการทำงานประจำวัน

ในทางปฏิบัติ วัฒนธรรมองค์กรไม่ได้หมายถึงคำขวัญที่ติดอยู่บนผนังโรงงานเท่านั้น แต่ต้องเห็นได้จากพฤติกรรมจริง เช่น

• พนักงานกล้ารายงานปัญหาความปลอดภัยอาหาร
• หัวหน้างานไม่ละเลยเมื่อพบความเสี่ยง
• ผู้บริหารสนับสนุนทรัพยากรในการปรับปรุงระบบ
• มีการสื่อสารเรื่องคุณภาพและความปลอดภัยอาหารอย่างสม่ำเสมอ
• พนักงานเข้าใจว่าหน้าที่ของตนมีผลต่อความปลอดภัยของผู้บริโภค
• องค์กรมีการวัดผลและปรับปรุงพฤติกรรมด้านความปลอดภัยอาหารอย่างต่อเนื่อง

ดังนั้น วัฒนธรรมองค์กรที่ดีจึงช่วยให้ระบบ มาตรฐาน BRCGS food มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะพนักงานไม่ได้ทำตามขั้นตอนเพราะถูกสั่ง แต่เพราะเข้าใจและเชื่อว่าสิ่งนั้นสำคัญ

ทำไมมาตรฐาน BRCGS food จึงให้ความสำคัญกับวัฒนธรรมองค์กร

ระบบความปลอดภัยอาหารจำนวนมากอาจล้มเหลวได้ แม้มีเอกสารครบ หากพนักงานไม่เข้าใจ ไม่เชื่อ หรือไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนอย่างแท้จริง

ตัวอย่างเช่น โรงงานอาจมีขั้นตอนการล้างมือที่ชัดเจน แต่ถ้าพนักงานมองว่าไม่สำคัญ หรือหัวหน้างานไม่ติดตามพฤติกรรม ก็อาจเกิดการปนเปื้อนได้

หรือโรงงานอาจมีระบบรายงานสิ่งผิดปกติ แต่ถ้าพนักงานกลัวถูกตำหนิ ก็อาจไม่กล้ารายงานปัญหา ทำให้ความเสี่ยงถูกซ่อนไว้และเกิดอุบัติเหตุในภายหลัง

นี่คือเหตุผลที่ มาตรฐาน BRCGS food ให้ความสำคัญกับการพัฒนาและปรับปรุง วัฒนธรรมองค์กร ด้านคุณภาพ และความปลอดภัยอาหาร เพราะเป็นรากฐานที่ทำให้ระบบทุกอย่างทำงานได้จริง

ผู้บริหารมีบทบาทอย่างไรต่อวัฒนธรรมองค์กร

วัฒนธรรมองค์กรต้องเริ่มจากผู้บริหารระดับสูง เพราะผู้บริหารเป็นผู้กำหนดทิศทาง ทรัพยากร และความจริงจังในการให้ความสำคัญกับความปลอดภัยอาหาร

หากผู้บริหารให้ความสำคัญกับความปลอดภัยอาหารอย่างต่อเนื่อง พนักงานจะเห็นว่าสิ่งนี้เป็นเรื่องสำคัญจริง ไม่ใช่เพียงกฎระเบียบที่ต้องปฏิบัติตาม

บทบาทของผู้บริหารต่อ วัฒนธรรมองค์กร ด้านคุณภาพ และความปลอดภัยอาหาร ได้แก่

• กำหนดนโยบายและเป้าหมายด้านคุณภาพและความปลอดภัยอาหาร
• สนับสนุนงบประมาณ บุคลากร เครื่องมือ และเวลาในการปรับปรุงระบบ
• สื่อสารกับพนักงานอย่างเปิดเผย
• รับฟังข้อเสนอแนะและปัญหาจากหน้างาน
• ติดตามผลการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง
• เป็นตัวอย่างที่ดีในการให้ความสำคัญกับความปลอดภัยอาหาร

ตัวอย่างเช่น หากพบว่าเครื่องมือวัดอุณหภูมิ CCP ไม่เพียงพอ ผู้บริหารควรสนับสนุนการจัดหาเครื่องมือที่เหมาะสม ไม่ใช่ปล่อยให้พนักงานทำงานด้วยอุปกรณ์ที่ไม่พร้อม

แผนพัฒนาวัฒนธรรมองค์กรควรมีอะไรบ้าง

การสร้างวัฒนธรรมองค์กรไม่ควรเป็นกิจกรรมครั้งเดียวแล้วจบ แต่ควรมีแผนที่ชัดเจน มีการดำเนินการ มีการวัดผล และมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

แผนพัฒนา วัฒนธรรมองค์กร ด้านคุณภาพ และความปลอดภัยอาหาร ควรครอบคลุมหัวข้อสำคัญ เช่น

1. การสื่อสารเรื่องความปลอดภัยอาหารอย่างเปิดเผย

องค์กรควรมีช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน เพื่อให้พนักงานทุกระดับรับรู้ข้อมูลเกี่ยวกับคุณภาพและความปลอดภัยอาหาร เช่น

• การประชุมสั้นก่อนเริ่มงาน
• บอร์ดสื่อสารในพื้นที่ผลิต
• การแจ้งเตือนประเด็นความเสี่ยง
• การแชร์บทเรียนจากข้อร้องเรียนลูกค้า
• การสื่อสารผลการตรวจประเมินภายใน

การสื่อสารที่ดีควรเป็นแบบสองทาง ไม่ใช่ผู้บริหารหรือฝ่ายคุณภาพสั่งลงมาเพียงทางเดียว แต่ควรเปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความคิดเห็นและรายงานปัญหาได้

2. การฝึกอบรม

การฝึกอบรมเป็นส่วนสำคัญของการพัฒนาวัฒนธรรมองค์กร เพราะช่วยให้พนักงานเข้าใจว่าพฤติกรรมของตนเกี่ยวข้องกับความปลอดภัยอาหารอย่างไร

หัวข้ออบรมที่ควรมี เช่น

• หลักพื้นฐานความปลอดภัยอาหาร
• สุขลักษณะส่วนบุคคล
• การป้องกันการปนเปื้อนข้าม
• การควบคุมสารก่อภูมิแพ้
• การติดตาม CCP และการบันทึกผล
• การรายงานสิ่งผิดปกติ
• บทบาทของพนักงานต่อมาตรฐาน BRCGS food

การอบรมควรทำให้พนักงานเข้าใจง่ายและเชื่อมโยงกับงานจริง ไม่ใช่เพียงการบรรยายข้อกำหนดแบบท่องจำ

3. การรับฟังความคิดเห็นจากพนักงาน

พนักงานหน้างานมักเป็นคนที่เห็นปัญหาจริงก่อนใคร เช่น เครื่องจักรทำความสะอาดยาก จุดเสี่ยงต่อการปนเปื้อน หรือขั้นตอนที่ทำได้ยากในทางปฏิบัติ

ดังนั้น แผนพัฒนาวัฒนธรรมองค์กรควรมีวิธีรับฟังความคิดเห็น เช่น

• แบบสำรวจพนักงาน
• กล่องรับข้อเสนอแนะ
• การประชุมกลุ่มย่อย
• การพูดคุยกับหัวหน้างาน
• การสัมภาษณ์พนักงานระหว่าง Internal Audit

การรับฟังความคิดเห็นช่วยให้โรงงานเข้าใจสถานการณ์จริง และช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าตนเองมีส่วนร่วมในการสร้างความปลอดภัยอาหาร

4. การปรับพฤติกรรมเพื่อรักษาและพัฒนากระบวนการ

วัฒนธรรมองค์กรที่ดีต้องสะท้อนผ่านพฤติกรรมที่สม่ำเสมอ เช่น พนักงานทำความสะอาดตามวิธีที่กำหนด ล้างมือก่อนสัมผัสอาหาร และรายงานเมื่อพบสิ่งผิดปกติ

องค์กรควรกำหนดพฤติกรรมที่คาดหวังอย่างชัดเจน เช่น

• ต้องรายงานทันทีเมื่อพบวัตถุดิบผิดปกติ
• ต้องหยุดการผลิตเมื่อพบความเสี่ยงรุนแรง
• ต้องบันทึกข้อมูลตามจริง ไม่บันทึกย้อนหลัง
• ต้องไม่แก้ไขบันทึกโดยไม่มีการรับรอง
• ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดสุขลักษณะทุกครั้ง

เมื่อพฤติกรรมเหล่านี้ถูกทำซ้ำอย่างต่อเนื่อง จะช่วยสร้างวัฒนธรรมองค์กรด้านความปลอดภัยอาหารที่เข้มแข็งและยั่งยืน

5. การวัดผลด้านความปลอดภัย คุณภาพ ความถูกต้องตามกฎหมาย และความแท้จริงของผลิตภัณฑ์

แผนวัฒนธรรมองค์กรควรมีตัวชี้วัดที่ช่วยประเมินว่าองค์กรกำลังพัฒนาไปในทิศทางที่ดีขึ้นหรือไม่ เช่น จำนวนการรายงาน Near Miss จำนวนข้อเสนอแนะ ผลแบบสำรวจพนักงาน และแนวโน้มของข้อร้องเรียนลูกค้า

แผนวัฒนธรรมองค์กรจำเป็นต้องเป็นแผนรายปีหรือไม่

แผนพัฒนา วัฒนธรรมองค์กร ด้านคุณภาพ และความปลอดภัยอาหาร ไม่จำเป็นต้องเป็นแผนระยะสั้นเท่านั้น โรงงานสามารถจัดทำแผนระยะยาว 2-3 ปีหรือมากกว่าได้ หากการพัฒนาวัฒนธรรมองค์กรต้องการเวลาในการเปลี่ยนแปลง

อย่างไรก็ตาม แม้แผนจะเป็นระยะยาว โรงงานควรมีการทบทวนและติดตามความคืบหน้าอย่างน้อยปีละครั้ง เพื่อให้มั่นใจว่าแผนยังคงสอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบัน

ตัวอย่างเช่น โรงงานอาจกำหนดแผน 3 ปี ดังนี้

• ปีที่ 1: สร้างความเข้าใจพื้นฐานและอบรมพนักงาน
• ปีที่ 2: พัฒนาช่องทางรายงานปัญหาและการสื่อสารสองทาง
• ปีที่ 3: วัดผลวัฒนธรรมองค์กรและปรับปรุงพฤติกรรมที่ยังเป็นจุดอ่อน

สิ่งสำคัญคือ แผนต้องไม่หยุดอยู่ในเอกสาร แต่ต้องมีกิจกรรมจริง มีผู้รับผิดชอบ มีกรอบเวลา และมีหลักฐานการดำเนินการที่ตรวจสอบได้

ตัวอย่างกิจกรรมในแผนวัฒนธรรมองค์กร

กิจกรรมที่โรงงานสามารถนำไปใส่ในแผนพัฒนา วัฒนธรรมองค์กร ด้านคุณภาพ และความปลอดภัยอาหาร ได้แก่

1. กิจกรรมสื่อสารความปลอดภัยอาหารรายเดือน

เช่น การเลือกหัวข้อความปลอดภัยอาหารประจำเดือน เช่น การล้างมือ การควบคุมสารก่อภูมิแพ้ การควบคุมอุณหภูมิ และนำมาสื่อสารในพื้นที่ผลิต

2. กิจกรรมอบรมและทบทวนพนักงาน

เช่น การอบรมพนักงานใหม่ การอบรมทบทวนพนักงานเก่า หรือการอบรมเฉพาะกลุ่ม เช่น พนักงานที่ดูแล CCP หรือพนักงานที่ดูแลสารก่อภูมิแพ้

3. กิจกรรมรับฟังเสียงพนักงาน

เช่น แบบสอบถามสั้น ๆ เกี่ยวกับปัญหาหน้างาน หรือการจัดประชุมกลุ่มย่อยเพื่อถามว่า “อะไรเป็นอุปสรรคต่อการทำงานด้านความปลอดภัยอาหาร”

4. กิจกรรมสังเกตพฤติกรรม

เช่น หัวหน้างานเดินตรวจพฤติกรรมการล้างมือ การแต่งกาย การใช้อุปกรณ์ การบันทึก CCP หรือการรายงานสิ่งผิดปกติ

5. กิจกรรมยกย่องพฤติกรรมที่ดี

เช่น ชื่นชมพนักงานที่รายงานความเสี่ยง ช่วยแก้ไขปัญหา หรือเสนอแนวทางปรับปรุงระบบความปลอดภัยอาหาร

ตัวอย่างแผนพัฒนาวัฒนธรรมองค์กรด้านคุณภาพและความปลอดภัยอาหาร 5 ปี

วัตถุประสงค์ของแผน: เพื่อพัฒนา วัฒนธรรมองค์กร ด้านคุณภาพ และความปลอดภัยอาหาร ให้เกิดขึ้นจริงในทุกระดับขององค์กร ตั้งแต่ผู้บริหารจนถึงพนักงานในไลน์ผลิต โดยมีการวัดผลและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการทำแผนวัฒนธรรมองค์กร

โรงงานหลายแห่งมีแผนวัฒนธรรมองค์กร แต่ยังไม่เกิดผลจริง เพราะมีข้อผิดพลาด เช่น

• ทำแผนเพื่อให้มีเอกสาร แต่ไม่มีกิจกรรมจริง
• ไม่มีผู้รับผิดชอบชัดเจน
• ไม่มีการวัดผล
• ทำเฉพาะการอบรม แต่ไม่ติดตามพฤติกรรม
• ไม่มีการรับฟังความคิดเห็นจากพนักงาน
• ผู้บริหารไม่ได้มีส่วนร่วมจริง
• ไม่ทบทวนแผนเมื่อสถานการณ์เปลี่ยน
• ไม่เชื่อมโยงผลลัพธ์กับคุณภาพและความปลอดภัยอาหาร

หากต้องการให้สอดคล้องกับแนวคิดของ มาตรฐาน BRCGS food โรงงานควรทำให้แผนวัฒนธรรมองค์กรเป็นระบบที่ใช้ได้จริง มีหลักฐาน และสามารถแสดงให้ผู้ตรวจประเมินเห็นได้

วิธีประเมินว่าวัฒนธรรมองค์กรดีขึ้นหรือไม่

การประเมิน วัฒนธรรมองค์กร ด้านคุณภาพ และความปลอดภัยอาหาร ควรดูทั้งข้อมูลเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ

ตัวอย่างการประเมิน ได้แก่

• ผลแบบสำรวจพนักงาน
• จำนวนข้อเสนอแนะที่เพิ่มขึ้น
• จำนวนการรายงาน Near Miss
• จำนวนข้อร้องเรียนลูกค้าลดลง
• จำนวนข้อผิดพลาดซ้ำลดลง
• ผล Internal Audit ดีขึ้น
• พนักงานตอบคำถามเรื่องความปลอดภัยอาหารได้ดีขึ้น
• หัวหน้างานมีการติดตามพฤติกรรมอย่างสม่ำเสมอ

หากผลการประเมินแสดงให้เห็นว่าพนักงานมีความเข้าใจมากขึ้น กล้ารายงานปัญหามากขึ้น และปัญหาซ้ำลดลง แสดงว่าวัฒนธรรมองค์กรกำลังพัฒนาไปในทิศทางที่ดี

มาตรฐาน BRCGS food ให้ความสำคัญกับการพัฒนา วัฒนธรรมองค์กร ด้านคุณภาพ และความปลอดภัยอาหาร เพราะระบบควบคุมที่ดีที่สุดก็อาจล้มเหลวได้หากคนในองค์กรไม่เชื่อและไม่ปฏิบัติตามอย่างจริงจัง

วัฒนธรรมองค์กรที่ดีควรเริ่มจากผู้บริหารระดับสูง มีการสื่อสารที่เปิดเผย มีการฝึกอบรม มีการรับฟังความคิดเห็น มีการปรับพฤติกรรม และมีการวัดผลอย่างต่อเนื่อง

โรงงานที่ต้องการเตรียมความพร้อมตาม มาตรฐาน BRCGS food จึงไม่ควรทำระบบเพียงเพื่อให้ผ่านการตรวจ แต่ควรสร้างให้วัฒนธรรมองค์กรเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานประจำวัน เพื่อให้ระบบความปลอดภัยอาหารยั่งยืนและมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง

บทความที่เกี่ยวข้อง

• ทำอย่างไร ให้ตรวจหัวข้อ food safety culture ผ่าน
• อะไร คือ การสร้างวัฒนธรรมด้านคุณภาพและความปลอดภัยอาหาร
• วัดอย่างไร ว่าท่านสร้างวัฒนธรรมให้เกิดในองค์กรแล้ว
• เตรียมตัวสำหรับการตรวจ BRCGS Food Safety Issue 8