มาตรฐาน BRCGS Food ข้อ 3.5.1.2 การคัดเลือกผู้ขายของฝ่ายจัดซื้อต้องทำอย่างไร?

สำหรับฝ่ายจัดซื้อในโรงงานอาหาร การเลือกผู้ขายไม่ได้พิจารณาเพียงราคา ระยะเวลาส่งมอบ หรือความพร้อมในการจัดหาเท่านั้น แต่ตาม มาตรฐาน BRCGS Food ข้อ 3.5.1.2 บริษัทต้องมี ขั้นตอนการอนุมัติผู้ขายที่จัดทำเป็นเอกสาร เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ขายวัตถุดิบ รวมถึงบรรจุภัณฑ์ปฐมภูมิ สามารถจัดการความเสี่ยงต่อคุณภาพและความปลอดภัยของวัตถุดิบได้อย่างมีประสิทธิผล และสามารถทำให้เกิดการสอบกลับได้อย่างมีประสิทธิผล

ดังนั้น การคัดเลือกผู้ขาย ตามมาตรฐาน BRCGS Food จึงต้องเชื่อมโยงกับความเสี่ยงของวัตถุดิบและบรรจุภัณฑ์ โดยเฉพาะความเสี่ยงต่อความปลอดภัย คุณภาพ ความถูกต้องตามกฎหมาย และความสามารถในการสอบกลับ

การคัดเลือกผู้ขายตามมาตรฐาน BRCGS Food คืออะไร?

ตามแนวทางประยุกต์ใช้ในเอกสาร ผู้ขายทุกรายต้องได้รับการประเมินในความสามารถที่จะปฏิบัติได้ตามข้อกำหนดของวัสดุที่จัดหา ไม่ว่าจะเป็นวัตถุดิบ ส่วนผสม หรือบรรจุภัณฑ์ปฐมภูมิ รวมถึงข้อกำหนดด้านความปลอดภัย คุณภาพ และความถูกต้องตามกฎหมาย

บริษัทจึงต้องจัดทำขั้นตอนสำหรับการอนุมัติและการติดตามผู้ขาย โดยในขั้นตอนนี้ต้องระบุวิธีการอนุมัติ ความถี่ในการติดตาม และผู้รับผิดชอบในการจัดการกระบวนการ

สำหรับฝ่ายจัดซื้อ หมายความว่า การเลือกผู้ขายควรมีหลักฐานรองรับ ไม่ใช่การเลือกจากข้อมูลเชิงพาณิชย์เท่านั้น แต่ต้องสามารถแสดงให้เห็นได้ว่าผู้ขายผ่านวิธีการอนุมัติที่เหมาะสมกับความเสี่ยงของวัตถุดิบหรือบรรจุภัณฑ์ที่จัดหา

ข้อกำหนดหลักของ BRCGS Food ข้อ 3.5.1.2

บริษัทต้องมีขั้นตอนการอนุมัติผู้ขายที่จัดทำเป็นเอกสาร เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ขายวัตถุดิบ รวมถึงบรรจุภัณฑ์ปฐมภูมิ สามารถจัดการความเสี่ยงต่อคุณภาพและความปลอดภัยของวัตถุดิบได้อย่างมีประสิทธิผล และมีการสอบกลับที่มีประสิทธิผล

ขั้นตอนการอนุมัติผู้ขายต้องอ้างอิงตามความเสี่ยง และต้องประกอบด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง หรือหลายวิธีร่วมกัน ดังนี้

1. การรับรองมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง

วิธีหนึ่งในการอนุมัติผู้ขาย คือ การมีใบรับรองที่มีผลใช้ได้ต่อมาตรฐาน BRCGS ที่เกี่ยวข้อง หรือมาตรฐานที่ได้รับการเทียบเคียงโดย GFSI สามารถตรวจสอบมาตรฐานที่อยู่ในรายการได้ที่ mygfsi.com

ขอบเขตของการรับรองต้องครอบคลุมวัตถุดิบที่จัดซื้อด้วย

ตามแนวทางประยุกต์ใช้ การรับรองอาจเป็นการรับรองต่อมาตรฐาน BRCGS ที่เกี่ยวข้อง เช่น Global Standard Food Safety, Packaging Materials, Storage and Distribution, Agents and Brokers หรือมาตรฐานอื่นที่ได้รับการเทียบเคียงโดย GFSI

สำหรับฝ่ายจัดซื้อ ประเด็นสำคัญคือ ไม่ควรดูเพียงว่าผู้ขายมีใบรับรองหรือไม่ แต่ต้องพิจารณาว่าใบรับรองนั้นยังมีผลใช้ได้ และขอบเขตของใบรับรองครอบคลุมวัตถุดิบหรือบรรจุภัณฑ์ที่บริษัทซื้อจริงหรือไม่

2. สิ่งที่ต้องตรวจสอบเมื่อใช้ใบรับรองผู้ขาย

เมื่อใช้การรับรองเป็นวิธีอนุมัติผู้ขาย บริษัทต้องยืนยันความถูกต้องของใบรับรอง โดยอาจยืนยันสถานะการรับรองจากฐานข้อมูลอิสระ หรือสำหรับมาตรฐาน BRCGS อาจยืนยันได้จาก BRCGS Directory

เอกสารระบุว่า ไม่แนะนำให้ใช้เพียงสำเนาใบรับรอง และไม่ถือว่าเพียงพอสำหรับการยืนยันสถานะการรับรอง

นอกจากนี้ ต้องยืนยันว่าใบรับรองยังเป็นปัจจุบัน เช่น ได้รับการยืนยันว่าผู้ขายผ่านกระบวนการรับรองซ้ำ หรือมีการบันทึกวันหมดอายุของใบรับรอง และมีการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องสำหรับการรับรอง

สิ่งสำคัญอีกข้อคือ ต้องมั่นใจว่าวัตถุดิบอยู่ภายในขอบเขตของการรับรอง หากวัตถุดิบที่ซื้อถูกยกเว้นจากขอบเขตการรับรอง จะไม่สามารถสรุปได้ว่ากระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการผลิตวัตถุดิบนั้นดำเนินการตามข้อกำหนดการรับรองทั้งหมด

3. การตรวจประเมินผู้ขาย

อีกวิธีหนึ่งในการอนุมัติผู้ขาย คือ การตรวจประเมินผู้ขาย โดยขอบเขตของการตรวจต้องครอบคลุมอย่างน้อยเรื่องต่อไปนี้

ความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์ การสอบกลับ การทบทวน HACCP แผนความมั่นคงของผลิตภัณฑ์และการป้องกันอาหาร แผนความถูกต้องแท้จริงของผลิตภัณฑ์ และหลักปฏิบัติในการผลิตที่ดี

การตรวจประเมินต้องทำให้มั่นใจว่าเรื่องเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของระบบการจัดการความปลอดภัยผลิตภัณฑ์ของผู้ขาย และต้องมั่นใจว่ามีการดำเนินการต่อการแก้ไขที่เกิดขึ้น

ผู้ตรวจประเมินผู้ขายต้องเป็นผู้ตรวจที่มีประสบการณ์และมีความสามารถด้านความปลอดภัยผลิตภัณฑ์อย่างชัดเจน

4. การใช้ผลตรวจจากบุคคลที่สองหรือบุคคลที่สาม

หากการตรวจประเมินผู้ขายดำเนินการโดยบุคคลที่สองหรือบุคคลที่สาม บริษัทต้องสามารถแสดงหลักฐานได้ว่า ผู้ตรวจมีความสามารถ และขอบเขตของการตรวจครอบคลุมความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์ ความมั่นคงของผลิตภัณฑ์และการป้องกันอาหาร ความถูกต้องแท้จริงของผลิตภัณฑ์ การสอบกลับ การทบทวน HACCP และหลักปฏิบัติในการผลิตที่ดี

นอกจากนี้ บริษัทต้องได้รับและทบทวนสำเนารายงานการตรวจฉบับเต็ม ไม่ใช่เพียงใบรับรองหรือเอกสารสรุปเท่านั้น

สำหรับฝ่ายจัดซื้อ หากใช้รายงานการตรวจจากภายนอกเป็นข้อมูลในการอนุมัติผู้ขาย ควรตรวจสอบให้ชัดเจนว่ารายงานนั้นมีขอบเขตครบตามข้อกำหนด และสามารถแสดงหลักฐานความสามารถของผู้ตรวจได้

5. การใช้แบบสอบถามผู้ขายในกรณีผู้ขายมีความเสี่ยงต่ำ

กรณีที่มีเหตุผลรองรับตามความเสี่ยง และผู้ขายถูกประเมินว่าเป็นความเสี่ยงต่ำ บริษัทอาจใช้แบบสอบถามผู้ขายที่กรอกข้อมูลครบถ้วนในการอนุมัติเริ่มต้นได้

อย่างน้อยแบบสอบถามต้องมีขอบเขตครอบคลุมความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์ ความมั่นคงของผลิตภัณฑ์และการป้องกันอาหาร ความถูกต้องแท้จริงของผลิตภัณฑ์ การสอบกลับ การทบทวน HACCP และหลักปฏิบัติในการผลิตที่ดี

แบบสอบถามต้องได้รับการทบทวนและยืนยันโดยบุคคลที่มีความสามารถอย่างชัดเจน

แนวทางประยุกต์ใช้ระบุว่า หากแบบสอบถามผู้ขายเป็นกลไกเพียงอย่างเดียวในการประเมินผู้ขาย และไม่มีการดำเนินการเพิ่มเติม เช่น การตรวจประเมินผู้ขาย จะเป็นสิ่งสำคัญที่แบบสอบถามและคำตอบจากผู้ขายต้องมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เพื่อให้สถานประกอบการสามารถตัดสินใจอนุมัติได้อย่างมั่นใจ

ผู้ตรวจประเมินจะคาดหวังว่าจะเห็นการประเมินความเสี่ยง และจะท้าทายการประเมินความเสี่ยงนั้น

วิธีเลือกวิธีอนุมัติผู้ขายให้เหมาะกับความเสี่ยง

ตามเอกสาร วิธีการอนุมัติผู้ขายที่ยอมรับได้ขึ้นอยู่กับวัตถุดิบและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง เช่น ผลจากการประเมินความเสี่ยงวัตถุดิบตามข้อ 3.5.1.1

ดังนั้น ฝ่ายจัดซื้อควรใช้ข้อมูลความเสี่ยงของวัตถุดิบและผู้ขาย เพื่อพิจารณาว่าควรใช้วิธีใด เช่น การตรวจใบรับรอง การตรวจประเมินผู้ขาย หรือแบบสอบถามผู้ขาย

หากวัตถุดิบหรือผู้ขายมีความเสี่ยงสูง การใช้แบบสอบถามเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ เพราะต้องมั่นใจว่ามีข้อมูลเพียงพอในการตัดสินใจอนุมัติ และต้องสามารถแสดงให้เห็นว่าความเสี่ยงได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม

อ่านเพิ่มเติมที่ มาตรฐาน BRCGS food กับ การประเมินความเสี่ยงวัตถุดิบ ตามข้อ 3.5.1.1 ต้องทำอย่างไร?

การตรวจประเมินผู้ขายควรมีขอบเขตอย่างไร?

การตรวจประเมินผู้ขายที่ประสบผลสำเร็จต้องครอบคลุมอย่างน้อยเรื่องต่อไปนี้ ได้แก่ ความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์ การสอบกลับ HACCP ความมั่นคงของผลิตภัณฑ์และแผนการป้องกันอาหาร ระบบเพื่อปกป้องผลิตภัณฑ์จากการปลอมปนหรือการกระทำโดยเจตนาร้าย ความถูกต้องแท้จริงของผลิตภัณฑ์ และหลักปฏิบัติในการผลิตที่ดี

การตรวจต้องดำเนินการโดยผู้ตรวจที่มีประสบการณ์และมีความสามารถอย่างเหมาะสม เช่น ผู้ที่ผ่านการฝึกอบรมเทคนิคการตรวจ มีประสบการณ์การตรวจ และมีความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ส่วนผสม หรือกระบวนการที่ถูกตรวจ

หากพบความไม่สอดคล้อง ต้องได้รับการจัดการ เช่น การกำหนดแผนปฏิบัติการพร้อมระยะเวลา เว้นแต่เป็นประเด็นวิกฤตต่อความปลอดภัยผลิตภัณฑ์หรือความถูกต้องตามกฎหมาย ซึ่งในกรณีนั้นจะไม่ควรเริ่มจัดหาจนกว่าความไม่สอดคล้องจะได้รับการแก้ไขอย่างน่าพอใจ

ต้องตรวจผู้ขายแบบ On-site หรือ Remote?

เมื่อบริษัทตัดสินใจชนิดของการตรวจประเมินผู้ขายที่ต้องดำเนินการ ต้องพิจารณาความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับวัตถุดิบและผู้ขาย

ข้อมูลความเสี่ยงนี้จะถูกใช้เพื่อพิจารณารูปแบบและระยะเวลาของการตรวจ และใช้ตัดสินว่าการประเมินความเสี่ยงของผู้ขายที่สถานประกอบการทำไว้สามารถดำเนินการแบบระยะไกลได้ทั้งหมด หรือบางส่วน หรือจำเป็นต้องตรวจที่สถานที่จริงทั้งหมด

ดังนั้น ไม่ใช่ว่าผู้ขายทุกรายต้องตรวจ On-site เสมอไป แต่การตัดสินใจต้องอ้างอิงความเสี่ยง และต้องสามารถอธิบายเหตุผลได้

การใช้มาตรฐานอื่นที่ไม่ใช่ GFSI ในการอนุมัติผู้ขาย

หากผู้ขายวัตถุดิบได้รับการตรวจโดยอิสระตามมาตรฐานอื่นที่ไม่ได้รับการเทียบเคียงโดย GFSI อาจยอมรับเป็นทางเลือกแทนการตรวจผู้ขายโดยบริษัทเองได้ หากเป็นไปตามเงื่อนไขต่อไปนี้

ขอบเขตการตรวจต้องเป็นไปตามข้อกำหนดของมาตรฐาน โดยอย่างน้อยต้องครอบคลุมความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์ การสอบกลับ การทบทวน HACCP ความมั่นคงของผลิตภัณฑ์และการป้องกันอาหาร ความถูกต้องแท้จริงของผลิตภัณฑ์ และหลักปฏิบัติในการผลิตที่ดี

บริษัทต้องมีสำเนารายงานการตรวจฉบับเต็ม ไม่ใช่เพียงใบรับรอง และผู้ขายต้องสามารถแสดงความสามารถของผู้ตรวจได้

บทบาทของฝ่ายจัดซื้อในการคัดเลือกผู้ขาย

จากกรอบของมาตรฐาน BRCGS Food ข้อ 3.5.1.2 ฝ่ายจัดซื้อมีบทบาทสำคัญในการทำให้ผู้ขายที่เลือกสามารถตอบสนองข้อกำหนดของบริษัทและข้อกำหนดด้านความปลอดภัย คุณภาพ และกฎหมายได้

ฝ่ายจัดซื้อควรมั่นใจว่า ก่อนซื้อวัตถุดิบหรือบรรจุภัณฑ์จากผู้ขายรายใด ต้องมีหลักฐานการอนุมัติที่เหมาะสมตามความเสี่ยง เช่น ใบรับรองที่ตรวจสอบสถานะและขอบเขตแล้ว รายงานการตรวจผู้ขาย หรือแบบสอบถามผู้ขายที่ได้รับการทบทวนโดยบุคคลที่มีความสามารถ

นอกจากนี้ ฝ่ายจัดซื้อควรติดตามความเปลี่ยนแปลงของผู้ขาย วัตถุดิบ ประเทศแหล่งกำเนิด และข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การอนุมัติผู้ขายและการประเมินความเสี่ยงยังคงเป็นปัจจุบัน

บทความที่เกี่ยวข้อง

มาตรฐาน BRCGS Food กับข้อ 3.4.1 โปรแกรมการตรวจประเมินภายใน

มาตรฐาน BRCGS Food กับข้อ 3.4.4 การตรวจสอบสภาพที่มีเอกสาร

มาตรฐาน BRCGS food กับ การประเมินความเสี่ยงวัตถุดิบ ตามข้อ 3.5.1.1 ต้องทำอย่างไร?

มาตรฐาน BRCGS Food คืออะไร? คู่มือสำหรับโรงงานอุตสาหกรรมอาหาร