มาตรฐาน BRCGS Food ข้อ 3.6.4 การทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ต้องทำอย่างไร?

ในระบบมาตรฐานอาหาร ข้อมูลของผลิตภัณฑ์ต้องเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง และสอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจริง ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงด้านผลิตภัณฑ์ กระบวนการ สูตรผลิตภัณฑ์ ผู้ขาย กฎระเบียบ หรือความเสี่ยงอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

ตาม มาตรฐาน BRCGS Food ข้อ 3.6.4 กำหนดให้มีการทบทวน ข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ด้วยความถี่ที่เพียงพอ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลยังเป็นปัจจุบัน หรืออย่างน้อยต้องทบทวนทุก 3 ปี โดยต้องคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงของผลิตภัณฑ์ ผู้ขาย กฎระเบียบ และความเสี่ยงอื่น ๆ

นอกจากนี้ การทบทวนและการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นต้องได้รับการจัดทำเป็นเอกสาร เพื่อให้สามารถแสดงหลักฐานได้ว่าข้อมูลในข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ได้รับการควบคุมและทบทวนอย่างเหมาะสม

ข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) คืออะไรในบริบทของ BRCGS Food ข้อ 3.6.4?

ในบริบทของข้อกำหนดนี้ ข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) หมายถึง ข้อมูลที่ใช้เป็นข้อกำหนดหรือข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ กระบวนการ หรือสูตรผลิตภัณฑ์ ซึ่งต้องมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

แนวทางประยุกต์ใช้ระบุว่า ข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ต้องได้รับการทบทวนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นกับผลิตภัณฑ์ กระบวนการ หรือสูตรผลิตภัณฑ์

หากไม่มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ต้องได้รับการทบทวนอย่างน้อยทุก 3 ปี เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลยังคงเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง และสมบูรณ์

ข้อกำหนดหลักของมาตรฐาน BRCGS Food ข้อ 3.6.4

มาตรฐาน BRCGS Food ข้อ 3.6.4 ระบุว่า การทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ต้องมีความถี่เพียงพอ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลเป็นปัจจุบัน หรืออย่างน้อยต้องดำเนินการทุก 3 ปี

การทบทวนต้องพิจารณาประเด็นสำคัญ ได้แก่

• การเปลี่ยนแปลงของผลิตภัณฑ์
• การเปลี่ยนแปลงของผู้ขาย
• การเปลี่ยนแปลงด้านกฎระเบียบ
• ความเสี่ยงอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

รวมถึงการทบทวนและการเปลี่ยนแปลงต้องได้รับการจัดทำเป็นเอกสาร เพื่อให้มีหลักฐานรองรับการควบคุมข้อมูล

ต้องทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) เมื่อใด?

1. เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ต้องมีการทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ใช้ควบคุมหรืออ้างอิงยังสอดคล้องกับผลิตภัณฑ์จริง

หากข้อมูลในข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ไม่ได้รับการทบทวน อาจทำให้ข้อมูลที่ใช้ในระบบไม่เป็นปัจจุบันหรือไม่ตรงกับผลิตภัณฑ์ที่ผลิตจริง

2. เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ

หากมีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการผลิต ต้องทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ข้อมูลยังคงถูกต้องและตรงกับการดำเนินงานจริง

แนวทางประยุกต์ใช้ระบุว่า เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นกับกระบวนการ ต้องมีการทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification)

3. เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสูตรผลิตภัณฑ์

เมื่อสูตรผลิตภัณฑ์เปลี่ยนแปลง ต้องทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ได้รับการปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน

การเปลี่ยนแปลงสูตรผลิตภัณฑ์เป็นหนึ่งในประเด็นที่แนวทางประยุกต์ใช้ระบุไว้อย่างชัดเจนว่า ต้องมีการทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification)

4. เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงผู้ขาย

ข้อกำหนดระบุว่า การทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ต้องคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงของผู้ขายด้วย

ดังนั้น หากมีการเปลี่ยนแปลงผู้ขายที่เกี่ยวข้องกับวัตถุดิบ ผลิตภัณฑ์ หรือข้อมูลในข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) องค์กรต้องพิจารณาว่าข้อมูลที่มีอยู่ยังถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นปัจจุบันหรือไม่

5. เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบ

การเปลี่ยนแปลงด้านกฎระเบียบเป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่ต้องนำมาพิจารณาในการทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification)

หากกฎหมายหรือกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องเปลี่ยนแปลง องค์กรต้องทบทวนข้อมูลในข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) เพื่อให้มั่นใจว่ายังคงสอดคล้องกับข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

6. เมื่อมีความเสี่ยงอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

มาตรฐานระบุว่า การทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ต้องพิจารณาความเสี่ยงอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องด้วย

ดังนั้น หากมีข้อมูลหรือสถานการณ์ที่อาจทำให้ข้อมูลในข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ไม่เป็นปัจจุบัน หรืออาจส่งผลต่อความถูกต้องของข้อมูล องค์กรต้องนำประเด็นนั้นมาพิจารณาในการทบทวน

7. อย่างน้อยทุก 3 ปี

แม้ไม่มีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ เกิดขึ้น ข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ต้องได้รับการทบทวนอย่างน้อยทุก 3 ปี

แนวทางประยุกต์ใช้ระบุว่า หากไม่มีการเปลี่ยนแปลงภายในช่วงเวลา 3 ปี ข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ต้องได้รับการทบทวน เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลยังคงเป็นปัจจุบันและถูกต้องอย่างสมบูรณ์

หลักฐานการทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ต้องมีอะไรบ้าง?

แนวทางประยุกต์ใช้ระบุว่า ต้องมีหลักฐานที่แสดงว่าการทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ได้ดำเนินการแล้ว

ตัวอย่างหลักฐานที่สามารถใช้ได้ ได้แก่

• การเพิ่มลายเซ็นและวันที่ลงในข้อกำหนดเฉพาะ (Specification)
• การใช้ตาราง Matrix ที่แสดงรายการข้อกำหนดเฉพาะ (Specification)
• การระบุวันที่ทบทวนล่าสุด
• การระบุผู้ทบทวนล่าสุด
• การบันทึกการทบทวนและการเปลี่ยนแปลง

หลักฐานเหล่านี้ช่วยแสดงให้เห็นว่า ข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ได้รับการควบคุม ทบทวน และตรวจสอบความเป็นปัจจุบันอย่างเหมาะสม

การควบคุมการแก้ไขและการอนุมัติข้อกำหนดเฉพาะ (Specification)

แนวทางประยุกต์ใช้ระบุว่า การควบคุมการแก้ไขและการอนุมัติข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ควรถูกกำหนดไว้ในขั้นตอนที่จัดทำเป็นเอกสาร

ขั้นตอนดังกล่าวควรระบุรายละเอียดว่า ใครสามารถอนุมัติการแก้ไขได้

ดังนั้น องค์กรควรมีการควบคุมการเปลี่ยนแปลงของข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) อย่างชัดเจน เพื่อให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงข้อมูลผ่านการพิจารณาและอนุมัติจากผู้มีอำนาจที่เหมาะสม

กรณีใช้ระบบ Cloud-based Service ต้องทำอย่างไร?

แนวทางประยุกต์ใช้ระบุว่า บางสถานประกอบการ บริษัท หรือลูกค้า อาจใช้บริการแบบ Cloud-based ซึ่งสามารถแจ้งเตือนผู้ใช้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

ในกรณีนี้ สถานประกอบการควรมีกลไกในการทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) หรือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น และต้องเข้าใจผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงนั้น

กล่าวคือ แม้ระบบจะสามารถแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ แต่องค์กรยังต้องมีวิธีในการทบทวน ตรวจสอบ และพิจารณาผลกระทบของข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง

การทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) กับ HACCP หรือแผนความปลอดภัยอาหาร

แนวทางประยุกต์ใช้ระบุว่า ข้อกำหนดนี้สะท้อนอยู่ในข้อ 2.12.3 ด้วย ซึ่งอธิบายว่าแผน HACCP หรือแผนความปลอดภัยอาหาร ต้องได้รับการทบทวนเมื่อวัตถุดิบเปลี่ยนแปลง

ดังนั้น หากการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) เกี่ยวข้องกับวัตถุดิบ องค์กรต้องพิจารณาความเชื่อมโยงกับ HACCP หรือแผนความปลอดภัยอาหารด้วย

ประเด็นสำคัญคือ เมื่อข้อมูลในข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) เปลี่ยนแปลง อาจมีผลต่อข้อมูลที่ใช้ในระบบความปลอดภัยอาหาร จึงต้องมีการทบทวนอย่างเหมาะสม

บทบาทของทีมที่เกี่ยวข้องในการทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification)

การทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ไม่ใช่เพียงการตรวจดูเอกสาร แต่เป็นการยืนยันว่าข้อมูลยังถูกต้อง เป็นปัจจุบัน และมีหลักฐานรองรับ

ทีมที่เกี่ยวข้องควรมั่นใจว่า

• ข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) ได้รับการทบทวนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง
• หากไม่มีการเปลี่ยนแปลง ต้องทบทวนอย่างน้อยทุก 3 ปี
• มีหลักฐานการทบทวน เช่น วันที่ ลายเซ็น หรือ Matrix
• มีการควบคุมการแก้ไขและการอนุมัติ
• มีการจัดทำบันทึกการทบทวนและการเปลี่ยนแปลง
• หากมีการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับวัตถุดิบ ต้องพิจารณาผลกระทบต่อ HACCP หรือแผนความปลอดภัยอาหาร

การทบทวนข้อกำหนดเฉพาะ (Specification) เป็นหนึ่งในข้อกำหนดสำคัญของมาตรฐาน BRCGS Food ที่ช่วยให้ข้อมูลผลิตภัณฑ์ถูกต้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหลักสูตรฝึกอบรม BRCGS Food Safety สามารถดูรายละเอียดได้ที่ หลักสูตร BRCGS ของ EQA Thailand

บทความที่เกี่ยวข้อง

• มาตรฐาน BRCGS food กับ HACCP Plan: การติดตาม CCP และบันทึกจุด CCP ต้องทำอย่างไรให้ถูกต้อง?
• มาตรฐาน BRCGS Food ข้อ 3.5.1.2 การคัดเลือกผู้ขายของฝ่ายจัดซื้อต้องทำอย่างไร?
• มาตรฐาน BRCGS food กับ การประเมินความเสี่ยงวัตถุดิบ ตามข้อ 3.5.1.1 ต้องทำอย่างไร?
• มาตรฐาน BRCGS Food คืออะไร? คู่มือสำหรับโรงงานอุตสาหกรรมอาหาร