การจัดทำเอกสารและบันทึกของแผน HACCP และการทบทวนแผน ตาม Codex CXC 1-1969, Revised 2022

เอกสารกับบันทึก ไม่ใช่คำเดียวกัน

เอกสาร (documentation) คือสิ่งที่บอกว่าจะทำอย่างไร เกิดก่อนการปฏิบัติ และแก้ไขได้ตามรอบที่กำหนด ตัวอย่างในบริบทของ HACCP ได้แก่ คำอธิบายผลิตภัณฑ์และการใช้งานที่ตั้งใจไว้ แผนผังกระบวนการที่ทวนสอบหน้างานแล้ว ตารางวิเคราะห์อันตรายพร้อมเหตุผลของการตัดสิน และแผน HACCP ที่ระบุจุดควบคุมวิกฤต ค่าวิกฤติ วิธีเฝ้าระวัง การแก้ไข และการทวนสอบ

บันทึก (records) คือหลักฐานว่าได้ทำจริง เกิดหลังการปฏิบัติ และห้ามแก้ย้อนหลัง ตัวอย่างได้แก่ ใบบันทึกอุณหภูมิของหม้อฆ่าเชื้อ บันทึกการตรวจเครื่องตรวจโลหะประจำกะ บันทึกการดำเนินการเมื่อค่าหลุดขีดจำกัด ผลสอบเทียบเครื่องมือ และผลการทวนสอบ

เส้นแบ่งนี้สำคัญเพราะข้อกำหนดเรื่องการควบคุมต่างกัน เอกสารต้องมีการอนุมัติและควบคุมฉบับ ส่วนบันทึกต้องอ่านออก สืบย้อนได้ และแก้ไม่ได้โดยไม่ทิ้งร่องรอย

ระดับของเอกสารต้องเหมาะกับขนาดของกิจการ

Codex ระบุชัดว่าระบบเอกสารควรเหมาะกับลักษณะและขนาดของกิจการ และต้องเพียงพอที่จะช่วยให้ธุรกิจทวนสอบได้ว่าการควบคุมตามแผน HACCP มีอยู่และยังคงอยู่ นั่นหมายความว่าโรงงานขนาดเล็กไม่จำเป็นต้องลอกระบบเอกสารของโรงงานขนาดใหญ่มาใช้

เกณฑ์ที่ใช้ตัดสินว่าพอหรือไม่พอคือ ถ้าผู้ตรวจหยิบผลิตภัณฑ์ล็อตหนึ่งขึ้นมา โรงงานสามารถแสดงหลักฐานย้อนกลับได้ครบหรือไม่ว่าทุกจุดควบคุมวิกฤตของล็อตนั้นอยู่ในขีดจำกัด และถ้ามีจุดใดหลุด ได้ดำเนินการอะไรกับของล็อตนั้น

ระยะเวลาเก็บบันทึก ตัดสินจากอะไร

Codex ไม่ได้กำหนดจำนวนปีตายตัว แต่ให้ยึดอายุการเก็บรักษาของผลิตภัณฑ์เป็นฐาน แนวทางที่อธิบายได้คือเก็บอย่างน้อยเท่ากับอายุผลิตภัณฑ์บวกระยะเวลาเผื่อสำหรับการสอบสวนย้อนหลัง และต้องไม่สั้นกว่าที่กฎหมายหรือข้อกำหนดของลูกค้ากำหนดไว้

สิ่งที่ควรเขียนไว้ในระเบียบคือเหตุผลของระยะเวลาที่เลือก ไม่ใช่เพียงตัวเลข เพราะเมื่อมีการเปลี่ยนสูตรหรือเปลี่ยนบรรจุภัณฑ์จนอายุผลิตภัณฑ์เปลี่ยน ระยะเวลาเก็บก็ต้องถูกทบทวนตาม

การทบทวนแผน HACCP ต้องเกิดเมื่อใด

การทบทวนไม่ได้ผูกกับปฏิทินเพียงอย่างเดียว เหตุที่ควรกระตุ้นให้ทบทวนแผนมีสองกลุ่ม กลุ่มแรกคือการเปลี่ยนแปลงที่วางแผนไว้ เช่น เปลี่ยนสูตรหรือวัตถุดิบ เปลี่ยนเครื่องจักรหรือเงื่อนไขกระบวนการ เปลี่ยนบรรจุภัณฑ์ เปลี่ยนกลุ่มผู้บริโภคเป้าหมาย หรือเปลี่ยนวิธีจัดจำหน่าย

กลุ่มที่สองคือสัญญาณที่มาจากการทำงานจริง เช่น ค่าหลุดขีดจำกัดซ้ำที่จุดเดิม ผลการทวนสอบที่ไม่เป็นไปตามคาด ข้อร้องเรียนของผู้บริโภคที่ชี้ไปที่อันตรายเดิม ความรู้ใหม่เกี่ยวกับอันตรายของวัตถุดิบ และการเปลี่ยนแปลงของกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

ผลของการทบทวนต้องบันทึกไว้แม้ในกรณีที่สรุปว่าไม่ต้องแก้ไขแผน เพราะข้อสรุปว่า “ยังใช้ได้” ก็เป็นผลการทบทวนที่ต้องมีหลักฐานเช่นกัน

คำถามที่ควรตอบได้

1. เราแยกได้หรือไม่ว่าเอกสารใดเป็นเอกสารของแผน และรายการใดเป็นบันทึก (ที่มา: หลักการ HACCP ข้อที่ 7)
2. ถ้าหยิบผลิตภัณฑ์ล็อตหนึ่งขึ้นมา เราแสดงหลักฐานของทุกจุดควบคุมวิกฤตได้ครบหรือไม่ (ที่มา: หลักการข้อที่ 7 เชื่อมกับข้อที่ 4)
3. บันทึกอิเล็กทรอนิกส์ของเรามีการควบคุมสิทธิ์และร่องรอยการแก้ไขหรือไม่ (ที่มา: หลักการข้อที่ 7)
4. ระยะเวลาเก็บบันทึกของเรามีเหตุผลรองรับ ไม่ใช่แค่ตัวเลข ใช่หรือไม่ (ที่มา: หลักการข้อที่ 7)
5. รายการเหตุกระตุ้นให้ทบทวนแผน HACCP ของเราเขียนไว้ที่ไหน และใครเป็นผู้ตัดสิน (ที่มา: การทบทวนแผน HACCP)

อ่านต่อในบทความที่เกี่ยวข้อง

• ค่าวิกฤติและการเฝ้าระวัง CCP
• การทวนสอบกับการยืนยันความถูกต้องใน HACCP
• GHPs กับ HACCP สัมพันธ์กันอย่างไร
• GHPs การบำรุงรักษาและสุขาภิบาล (บทใหม่)
• เทียบมุมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงกับ ISO 9001 ข้อ 8.5.6 (บทใหม่)

บทความนี้เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเพื่ออธิบายและตีความข้อกำหนด ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน ตัวอย่างทั้งหมดเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย การนำไปใช้จริงให้ยึดตัวมาตรฐานฉบับจริงเป็นหลัก