ISO 22000 ข้อ 5.3 บทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ ตีความข้อกำหนด

ความรับผิดชอบกับอำนาจหน้าที่ ไม่ใช่คำเดียวกัน

ข้อ 5.3.1 กำหนดให้ผู้บริหารระดับสูงมั่นใจว่าความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่สำหรับบทบาทที่เกี่ยวข้องถูกมอบหมายและสื่อสารให้เข้าใจภายในองค์กร คำสองคำในประโยคนี้ทำงานคนละอย่าง และการรวมเป็นคำเดียวทำให้ระบบมีจุดตันที่มองไม่เห็น

ความรับผิดชอบตอบว่าใครต้องทำอะไร ส่วนอำนาจหน้าที่ตอบว่าใครตัดสินใจอะไรได้โดยไม่ต้องขออนุมัติจากใครอีก การมอบความรับผิดชอบโดยไม่มอบอำนาจที่คู่กัน ทำให้เกิดสถานการณ์ที่คนรู้ว่าต้องทำ แต่ทำไม่ได้ เช่น พนักงานควบคุมคุณภาพที่มีหน้าที่กันของออกจากสายการผลิตเมื่อพบปัญหา แต่ต้องรอหัวหน้าฝ่ายผลิตอนุมัติก่อนจึงจะกันได้จริง

ในระบบความปลอดภัยอาหาร ช่องว่างแบบนี้มีต้นทุนสูงกว่าระบบอื่น เพราะเวลาที่เสียไประหว่างรออนุมัติคือเวลาที่ของยังเดินต่อไปข้างหน้า และยิ่งเดินไกล การเรียกคืนยิ่งกว้าง

หัวหน้าทีมความปลอดภัยอาหาร เป็นบทบาท ไม่ใช่ตำแหน่ง

ข้อ 5.3.2 กำหนดให้ผู้บริหารระดับสูงแต่งตั้งหัวหน้าทีมความปลอดภัยอาหาร (food safety team leader) พร้อมกำหนดความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ของบทบาทนี้ไว้ ประเด็นที่ควรตีความคือคำว่าบทบาท ซึ่งไม่ผูกกับตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งในแผนผังองค์กร

องค์กรจึงเลือกได้ว่าจะให้ใครทำหน้าที่นี้ ตราบใดที่คนนั้นมีสองอย่างพร้อมกัน คือความรู้ความสามารถด้านความปลอดภัยอาหารที่เพียงพอกับความซับซ้อนของกระบวนการ และตำแหน่งแห่งที่ในองค์กรที่ทำให้ประสานงานข้ามฝ่ายได้จริง ข้อที่สองเป็นเงื่อนไขที่ตรวจไม่พบจากใบพรรณนางาน เพราะการเลือกคนที่มีความรู้ดีแต่ไม่มีน้ำหนักพอที่จะขอข้อมูลจากฝ่ายจัดซื้อหรือฝ่ายวิศวกรรม ทำให้บทบาทนี้กลายเป็นผู้เก็บเอกสารมากกว่าผู้นำทีม

อีกจุดที่ควรระวังคือการรวมบทบาทหัวหน้าทีมความปลอดภัยอาหารเข้ากับตำแหน่งที่มีเป้าหมายขัดกันโดยธรรมชาติ เช่น ผู้ที่รับผิดชอบยอดผลิตโดยตรง การรวมแบบนี้ไม่ได้ผิดข้อกำหนด แต่ทำให้ต้องออกแบบกลไกเพิ่ม เพื่อให้การตัดสินใจด้านความปลอดภัยอาหารไม่ถูกกดด้วยแรงกดดันด้านผลผลิต

สิทธิและหน้าที่ในการรายงาน เป็นหัวใจที่ข้อนี้วางไว้

ส่วนท้ายของข้อ 5.3 กล่าวถึงการที่บุคลากรมีความรับผิดชอบในการรายงานปัญหาเกี่ยวกับระบบการจัดการความปลอดภัยอาหารต่อผู้ที่ถูกกำหนดไว้ ถ้อยคำนี้เปลี่ยนการรายงานจากสิ่งที่ทำได้ ให้กลายเป็นสิ่งที่ต้องทำ

เมื่อการรายงานเป็นหน้าที่ องค์กรจึงต้องรับผิดชอบสองเรื่องตามมา เรื่องแรกคือทำให้ทุกคนรู้ว่ารายงานไปที่ใคร ซึ่งต้องเจาะจงถึงระดับที่พนักงานตอบชื่อหรือช่องทางได้ ไม่ใช่ตอบว่ารายงานตามสายบังคับบัญชา เรื่องที่สองคือทำให้การรายงานไม่มีต้นทุนสำหรับผู้รายงาน ถ้าการแจ้งปัญหาแล้วสายหยุดเดินนำไปสู่การถูกตำหนิ พฤติกรรมที่ระบบสร้างขึ้นจะเป็นการเงียบ ซึ่งตรงข้ามกับที่ข้อกำหนดต้องการ

หลักฐานที่ผู้ตรวจประเมินใช้ดูเรื่องนี้จึงไม่ใช่เอกสารนโยบาย แต่คือร่องรอยของการรายงานจริงจากระดับปฏิบัติการ และร่องรอยว่าสิ่งที่ถูกรายงานได้รับการตอบกลับ ระบบที่ไม่มีรายงานปัญหาเข้ามาเลยตลอดปี เป็นสิ่งที่ควรตั้งคำถามมากกว่าสิ่งที่ควรภูมิใจ

การมอบหมายต้องครอบคลุมเวลาที่โรงงานเดินเครื่อง ไม่ใช่เวลาทำการ

ข้อ 5.3 ไม่ได้ระบุเรื่องกะการทำงานไว้โดยตรง แต่เจตนาของข้อกำหนดที่ให้อำนาจถูกมอบหมายและสื่อสาร ย่อมหมายถึงมอบหมายให้ครอบคลุมช่วงเวลาที่กิจกรรมเกิดขึ้นจริง

โรงงานอาหารที่เดินเครื่องต่อเนื่อง หรือมีงานทำความสะอาดและฆ่าเชื้อในช่วงที่สำนักงานปิด จึงต้องออกแบบการมอบอำนาจให้ต่อเนื่องตามนั้น วิธีที่ทำได้โดยไม่ซับซ้อนคือแยกการตัดสินใจออกเป็นสองระดับ ระดับแรกคือเหตุที่มีเกณฑ์ชัดเจนอยู่แล้ว ให้ผู้ปฏิบัติงานหน้าเครื่องดำเนินการได้ทันทีโดยไม่ต้องขออนุมัติ เช่น การหยุดเมื่อค่าควบคุมวิกฤตหลุดเกณฑ์ ระดับที่สองคือเหตุที่ต้องใช้ดุลยพินิจ ให้มีผู้ทำหน้าที่แทนที่ติดต่อได้และมีอำนาจตัดสินใจจริง

การแยกสองระดับนี้ยังช่วยลดภาระของบทบาทหัวหน้าทีมความปลอดภัยอาหาร เพราะเรื่องที่มีเกณฑ์ชัดแล้วไม่จำเป็นต้องผ่านการตัดสินใจซ้ำ

เมื่อการมอบหมายชัดแล้ว สิ่งที่ทำให้มันเดินได้คือช่องทางสื่อสาร ซึ่งอ่านต่อได้ที่บทความ ISO 22000 ข้อ 7.4 การสื่อสารภายในและภายนอก

คำถามที่ควรตอบได้

1. ในกะที่ไม่มีผู้บริหารอยู่ ใครมีอำนาจสั่งหยุดกระบวนการเมื่อพบปัญหาด้านความปลอดภัยอาหาร และพนักงานตอบตรงกันหรือไม่ — ที่มาคือข้อ 5.3.1 ที่กำหนดให้อำนาจหน้าที่ถูกมอบหมายและสื่อสารให้เข้าใจ

2. ความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ของหัวหน้าทีมความปลอดภัยอาหาร ถูกกำหนดไว้เป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่ และครอบคลุมอำนาจตัดสินใจอะไรบ้าง — ที่มาคือข้อ 5.3.2 ที่ว่าด้วยการแต่งตั้งหัวหน้าทีมความปลอดภัยอาหาร

3. พนักงานระดับปฏิบัติการระบุได้หรือไม่ว่าต้องรายงานปัญหาของระบบไปที่ใคร — ที่มาคือข้อ 5.3 ในส่วนที่ว่าด้วยความรับผิดชอบในการรายงานต่อผู้ที่ถูกกำหนดไว้

4. ในรอบปีที่ผ่านมา มีการรายงานปัญหาจากระดับปฏิบัติการกี่ครั้ง และแต่ละครั้งมีการตอบกลับหรือไม่ — ที่มาคือข้อ 5.3 ในส่วนเดียวกัน เพราะการรายงานที่ไม่มีการตอบกลับจะหยุดไปเอง

5. เมื่อผู้มีอำนาจตัดสินใจไม่อยู่ ใครทำหน้าที่แทน และการมอบหมายนั้นถูกสื่อสารล่วงหน้าหรือไม่ — ที่มาคือข้อ 5.3.1 ที่ให้มอบหมายและสื่อสาร ซึ่งต้องครอบคลุมช่วงเวลาที่กิจกรรมเกิดขึ้นจริง

บทความนี้เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเพื่ออธิบายและตีความข้อกำหนด ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน ตัวอย่างทั้งหมดเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย การนำไปใช้จริงให้ยึดตัวมาตรฐานฉบับจริงเป็นหลัก