การสื่อสารตามข้อ 7.4 ของ ISO 22000:2018 ตีความทั้งการสื่อสารภายในและภายนอก พร้อมตัวอย่างประกอบ

ตำแหน่งของข้อ 7.4 ในโครงสร้างของมาตรฐาน

ข้อ 7.4 อยู่ในหมวดที่ 7 การสนับสนุน (Support) ร่วมกับข้อว่าด้วยทรัพยากร ความสามารถ และความตระหนัก ตำแหน่งนี้สะท้อนเจตนาของมาตรฐานว่าการสื่อสารเป็นกลไกสนับสนุนที่ทำให้ระบบการจัดการความปลอดภัยอาหาร (Food Safety Management System) ทำงานได้ ไม่ใช่กิจกรรมประชาสัมพันธ์

หากไม่มีข้อนี้ องค์กรอาจมีการวิเคราะห์อันตราย มีแผนควบคุมอันตราย และมีการเฝ้าระวังครบถ้วน แต่ข้อมูลที่ควรทำให้สิ่งเหล่านั้นถูกทบทวนจะหยุดอยู่ที่ผู้รับข้อมูลรายแรกโดยไม่เคลื่อนต่อ

ข้อ 7.4.1 ทั่วไป (General)

ข้อกำหนดกำหนดให้องค์กรระบุการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกที่เกี่ยวข้องกับระบบ โดยต้องกำหนดให้ครบว่า จะสื่อสารเรื่องใด เมื่อใด กับผู้ใด ด้วยวิธีใด และผู้ใดเป็นผู้สื่อสาร

ถ้อยคำที่ควรพิจารณาเป็นพิเศษคือคำว่า เมื่อใด เนื่องจากหมายถึงเงื่อนไขที่ทำให้ต้องสื่อสาร ไม่ใช่เพียงรอบเวลาของการประชุมตามปฏิทิน ขั้นตอนที่ตอบข้อนี้ได้ครบจะระบุว่าเหตุการณ์ลักษณะใดต้องแจ้ง และต้องแจ้งภายในระยะเวลาเท่าใด

ประโยคสุดท้ายของข้อ 7.4.1 มักถูกอ่านข้าม ข้อกำหนดกำหนดให้องค์กร ทำให้มั่นใจว่าข้อกำหนดเรื่องการสื่อสารที่มีประสิทธิผลเป็นที่เข้าใจของบุคคลทุกคนที่กิจกรรมของเขาส่งผลต่อความปลอดภัยอาหาร ผลในทางปฏิบัติคือ การมีขั้นตอนที่เขียนไว้ครบยังไม่เพียงพอ ผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องต้องเข้าใจว่าตนต้องแจ้งเรื่องใดและแจ้งผ่านช่องทางใด

ข้อ 7.4.2 การสื่อสารภายนอก (External communication)

ข้อนี้กำหนดให้องค์กรทำให้มั่นใจว่ามีการสื่อสารข้อมูลออกสู่ภายนอกอย่างเพียงพอ และข้อมูลนั้นพร้อมใช้สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในห่วงโซ่อาหาร กลุ่มที่ข้อกำหนดระบุไว้ประกอบด้วยผู้ให้บริการภายนอกและผู้รับเหมา ลูกค้าและผู้บริโภค หน่วยงานตามกฎหมายและกฎระเบียบ และองค์กรอื่นที่ส่งผลหรือได้รับผลจากประสิทธิผลของระบบ

สำหรับกลุ่มลูกค้าและผู้บริโภค ข้อกำหนดระบุขอบเขตของเรื่องที่ต้องสื่อสารไว้ ได้แก่ ข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวกับความปลอดภัยอาหารเพื่อให้จัดการผลิตภัณฑ์ได้อย่างถูกต้องตลอดห่วงโซ่ อันตรายที่ต้องอาศัยองค์กรอื่นหรือผู้บริโภคเป็นผู้ควบคุม ข้อตกลงตามสัญญาและคำสั่งซื้อรวมถึงการแก้ไข และข้อมูลป้อนกลับจากลูกค้าหรือผู้บริโภคซึ่งรวมถึงข้อร้องเรียน

ผู้ได้รับมอบหมายและอำนาจที่กำหนดไว้

ประโยคที่มีผลบังคับชัดเจนที่สุดของข้อนี้คือประโยคที่กำหนดว่า ผู้ที่ได้รับมอบหมายต้องมีความรับผิดชอบและอำนาจที่กำหนดไว้ สำหรับการสื่อสารข้อมูลใด ๆ ที่เกี่ยวกับความปลอดภัยอาหารออกสู่ภายนอก

เจตนาของข้อกำหนดไม่ใช่การจำกัดการสื่อสารของพนักงาน แต่เป็นการทำให้มั่นใจว่าคำตอบที่ออกจากองค์กรในเรื่องความปลอดภัยอาหารมาจากผู้ที่มีข้อมูลครบถ้วนและมีอำนาจตัดสินใจ เนื่องจากคำตอบที่คลาดเคลื่อนต่อลูกค้าหรือต่อหน่วยงานกำกับดูแลมีผลตามมาที่แก้ไขได้ยากกว่าการตอบล่าช้า

ข้อกำหนดยังระบุต่อว่า ข้อมูลที่ได้รับจากการสื่อสารภายนอกต้อง ถูกนำเข้าเป็นข้อมูลของการทบทวนฝ่ายบริหารตามข้อ 9.3 และการปรับปรุงระบบให้ทันสมัยตามข้อ 4.4 และ 10.3 และต้อง เก็บหลักฐานของการสื่อสารภายนอกไว้เป็นเอกสารสารสนเทศ ดังนั้นข้อร้องเรียนที่ยุติลงด้วยการติดต่อชี้แจงทางโทรศัพท์โดยไม่มีบันทึก จึงยังไม่สอดคล้องกับข้อกำหนด

ข้อ 7.4.3 การสื่อสารภายใน (Internal communication)

ข้อนี้กำหนดให้องค์กรจัดทำ นำไปปฏิบัติ และคงไว้ซึ่งระบบที่มีประสิทธิผลสำหรับการสื่อสารเรื่องที่ส่งผลต่อความปลอดภัยอาหาร และกำหนดต่อว่า เพื่อรักษาประสิทธิผลของระบบไว้ องค์กรต้องทำให้มั่นใจว่า ทีมความปลอดภัยอาหารได้รับแจ้งอย่างทันเวลาเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง

ข้อกำหนดระบุกลุ่มของการเปลี่ยนแปลงไว้หลายกลุ่ม ตั้งแต่ตัวผลิตภัณฑ์ วัตถุดิบและบริการ ระบบการผลิตและเครื่องจักร สถานที่ผลิตและสภาพแวดล้อมโดยรอบ โปรแกรมการทำความสะอาดและฆ่าเชื้อ ระบบบรรจุ จัดเก็บและกระจาย ความสามารถและการมอบหมายความรับผิดชอบ ข้อกำหนดตามกฎหมาย ความรู้เกี่ยวกับอันตรายและมาตรการควบคุม ข้อกำหนดของลูกค้าและของภาคอุตสาหกรรม ตลอดจนข้อซักถาม ข้อร้องเรียน และการแจ้งเตือนจากภายนอก

แทนการจดจำรายการดังกล่าวเป็นรายข้อ ผู้เรียบเรียงเสนอให้ใช้หลักเดียวในการพิจารณา คือ การเปลี่ยนแปลงใดที่อาจทำให้ผลการวิเคราะห์อันตรายฉบับปัจจุบันไม่เป็นจริงอีกต่อไป การเปลี่ยนแปลงนั้นต้องถูกแจ้ง หลักนี้ครอบคลุมทุกกลุ่มที่ข้อกำหนดระบุไว้ และครอบคลุมกรณีที่ข้อกำหนดไม่ได้ระบุด้วย

ทั้งห้ากรณีข้างต้นเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย จุดร่วมของทั้งห้ากรณีคือไม่มีกรณีใดเกิดขึ้นในที่ประชุมของทีมความปลอดภัยอาหาร ทุกกรณีเกิดขึ้นในพื้นที่ปฏิบัติงานหรือในหน่วยงานอื่น ข้อ 7.4.3 จึงมีขึ้นเพื่อกำหนดเส้นทางให้ข้อมูลเหล่านี้ย้อนกลับเข้าสู่ระบบ

ข้อกำหนดยังระบุต่อว่า ทีมความปลอดภัยอาหารต้องทำให้มั่นใจว่าข้อมูลดังกล่าวถูกนำไปใช้ในการปรับปรุงระบบให้ทันสมัยตามข้อ 4.4 และ 10.3 และผู้บริหารระดับสูงต้องทำให้มั่นใจว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องถูกนำเข้าเป็นข้อมูลของการทบทวนฝ่ายบริหารตามข้อ 9.3

สามข้อสังเกตที่บ่งชี้ว่าข้อ 7.4 ยังไม่ถูกนำไปปฏิบัติจริง

ข้อสังเกตที่หนึ่ง ขั้นตอนการสื่อสารระบุเฉพาะช่องทาง แต่ไม่ระบุเงื่อนไข เอกสารระบุว่าใช้บอร์ดประชาสัมพันธ์ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ และการประชุมประจำเดือน แต่ไม่ระบุว่าเหตุการณ์ลักษณะใดต้องแจ้งทันที ผลที่ตามมาคือทุกเรื่องรอรอบการประชุม

ข้อสังเกตที่สอง ไม่มีการระบุผู้ได้รับมอบหมายให้สื่อสารกับภายนอก หรือระบุไว้แต่ไม่มีผู้ทำการแทนเมื่อผู้ได้รับมอบหมายไม่อยู่ปฏิบัติงาน ซึ่งเทียบเท่ากับไม่มีในทางปฏิบัติ

ข้อสังเกตที่สาม การเปลี่ยนแปลงถูกบันทึกไว้ในระบบของหน่วยงานอื่น โดยไม่มีเส้นทางเชื่อมมาถึงทีมความปลอดภัยอาหาร เช่น แบบขออนุมัติเปลี่ยนผู้ให้บริการภายนอกมีช่องลงนามของฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายบัญชี แต่ไม่มีช่องรับทราบของทีมความปลอดภัยอาหาร

ความเชื่อมโยงกับข้ออื่น

ข้อ 7.4 ไม่ได้ทำงานโดยลำพัง ข้อมูลที่ไหลผ่านข้อนี้เป็นข้อมูลนำเข้าของข้ออื่นหลายข้อ การเปลี่ยนแปลงที่ถูกแจ้งเข้ามาคือเหตุให้ต้องทบทวนการวิเคราะห์อันตรายตามข้อ 8.5 ข้อร้องเรียนที่รับเข้ามาคือหนึ่งในสิ่งที่ต้องพิจารณาตามข้อ 8.9.3 และข้อมูลจากภายนอกทั้งหมดต้องปรากฏในวาระการทบทวนฝ่ายบริหารตามข้อ 9.3

ห้าคำถามที่ควรตอบได้

หนึ่ง เอกสารฉบับใดระบุว่าเหตุการณ์ลักษณะใดต้องแจ้งทีมความปลอดภัยอาหารทันที และภายในระยะเวลาเท่าใด — ที่มาคือข้อ 7.4.1 และ 7.4.3

สอง ผู้ใดคือผู้ได้รับมอบหมายให้สื่อสารเรื่องความปลอดภัยอาหารกับภายนอก และผู้ใดทำการแทนเมื่อผู้นั้นไม่อยู่ปฏิบัติงาน — ที่มาคือข้อ 7.4.2

สาม ข้อร้องเรียนของลูกค้าในรอบปีที่ผ่านมาถูกเก็บเป็นเอกสารสารสนเทศไว้ที่ใด และถูกส่งเข้าทีมความปลอดภัยอาหารด้วยวิธีใด — ที่มาคือข้อ 7.4.2

สี่ การเปลี่ยนผู้ให้บริการภายนอกครั้งล่าสุด ทีมความปลอดภัยอาหารรับทราบก่อนหรือหลังการสั่งซื้อ — ที่มาคือข้อ 7.4.3

ห้า วาระการทบทวนฝ่ายบริหารครั้งล่าสุดมีหัวข้อที่มาจากการสื่อสารภายนอกหรือไม่ — ที่มาคือข้อ 7.4.2 ประกอบข้อ 9.3

บทความนี้เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเพื่ออธิบายและตีความข้อกำหนด ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน ตัวอย่างทั้งหมดเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย การนำไปใช้จริงให้ยึดตัวมาตรฐาน ISO 22000:2018 ฉบับจริงเป็นหลัก