ISO 22000:2018 ข้อ 8.3 ระบบสืบย้อนกลับ ตีความให้ใช้ได้จริงในโรงงานอาหาร

สืบย้อนกลับต้องเดินได้สองทิศทาง

ทิศแรกคือย้อนขึ้นไปหาต้นทาง เมื่อพบปัญหาที่สินค้าสำเร็จรูป ต้องบอกได้ว่ามาจากวัตถุดิบล็อตใด ผู้ส่งมอบรายใด รับเข้ามาวันใด ทิศที่สองคือไล่ลงไปหาปลายทาง เมื่อรู้ว่าวัตถุดิบล็อตหนึ่งมีปัญหา ต้องบอกได้ว่าถูกใช้ในการผลิตรอบใดบ้าง กลายเป็นสินค้าล็อตใด และส่งไปให้ลูกค้ารายใด

องค์กรที่ทำได้ทิศเดียวจะเจอปัญหาเมื่อเกิดเหตุจริง เพราะการเรียกคืนต้องใช้ทิศที่สองเป็นหลัก ในขณะที่การสอบสวนหาสาเหตุต้องใช้ทิศแรก ทั้งสองทิศจึงต้องเดินได้ทั้งคู่

จุดที่ความเชื่อมโยงมักขาด

ความเชื่อมโยงจะขาดตรงรอยต่อระหว่างขั้นตอน เช่น จุดที่วัตถุดิบถูกเทรวมกันหลายล็อตในถังเดียว จุดที่มีการนำของที่เหลือจากรอบก่อนกลับมาใช้ใหม่ จุดที่แบ่งบรรจุใหม่แล้วเปลี่ยนรหัสล็อต และจุดที่สินค้าถูกส่งกลับจากลูกค้าแล้วนำกลับเข้าคลัง

เมื่อไล่ระบบของตัวเอง ให้เดินตามของจริงทีละรอยต่อ แล้วถามว่ารหัสที่ติดมากับของยังอ่านได้อยู่หรือไม่ และมีบันทึกใดที่ผูกรหัสเดิมกับรหัสใหม่เข้าด้วยกัน ถ้าคำตอบคือความจำของพนักงาน แปลว่าความเชื่อมโยงขาดตรงนั้น

การทดสอบระบบคือหลักฐานที่ผู้ตรวจประเมินมองหา

ข้อกำหนดต้องการให้ระบบสืบย้อนกลับถูกทวนสอบและทดสอบ ไม่ใช่แค่ออกแบบไว้ การทดสอบที่ใช้ได้จริงต้องกำหนดล่วงหน้าว่าจะวัดอะไร โดยทั่วไปคือความครบถ้วนของปริมาณที่ไล่ได้เทียบกับปริมาณที่ผลิตจริง และเวลาที่ใช้จนได้รายชื่อปลายทาง

สิ่งที่ทำให้การทดสอบมีคุณค่าคือการบันทึกสิ่งที่ไม่สำเร็จด้วย ถ้าผลออกมาสมบูรณ์ทุกครั้งโดยไม่มีข้อสังเกตใดเลย ผู้ตรวจประเมินมักจะขอดูวิธีที่ใช้ทดสอบ เพราะระบบที่ยังไม่เคยเจอจุดอ่อนเลยมักแปลว่าการทดสอบยังไม่ท้าทายพอ

ความเชื่อมโยงกับการถอนคืนและเรียกคืนสินค้า

ระบบสืบย้อนกลับเป็นเครื่องมือ ส่วนการถอนคืนและเรียกคืนคือการใช้เครื่องมือนั้นในสถานการณ์จริง องค์กรที่แยกสองเรื่องนี้ออกจากกันมักพบว่าเมื่อต้องใช้จริง ข้อมูลที่ระบบให้มาไม่อยู่ในรูปแบบที่ทีมสื่อสารนำไปใช้ต่อได้ทันที เช่น ได้รายการล็อตแต่ไม่มีข้อมูลผู้รับปลายทางที่ติดต่อได้ อ่านต่อเรื่องกระบวนการปลายทางได้ที่บทความ การถอนคืนและเรียกคืนสินค้า ตีความข้อ 8.9.5

คำถามที่ควรตอบได้

• ระบบสืบย้อนกลับขององค์กรครอบคลุมอะไรบ้าง และชี้ตัวได้ถึงระดับใด (ที่มา ข้อ 8.3)
• มีบันทึกใดที่ผูกล็อตวัตถุดิบเข้ากับล็อตสินค้าสำเร็จรูป (ที่มา ข้อ 8.3)
• ระบบถูกทวนสอบและทดสอบอย่างไร ผลล่าสุดเป็นอย่างไร (ที่มา ข้อ 8.3)
• เก็บบันทึกไว้นานเท่าใด และอ้างอิงจากอะไรในการกำหนดระยะเวลานั้น (ที่มา ข้อ 8.3)
• ข้อมูลที่ได้จากระบบนำไปใช้ในการถอนคืนหรือเรียกคืนได้ทันทีหรือไม่ (ที่มา ข้อ 8.9.5 ประกอบ)

บทความนี้เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเพื่ออธิบายและตีความข้อกำหนด ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน ตัวอย่างทั้งหมดเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย การนำไปใช้จริงให้ยึดตัวมาตรฐานฉบับจริงเป็นหลัก