องค์กรที่ได้รับการรับรองมากกว่าหนึ่งมาตรฐานสามารถตรวจติดตามภายในครั้งเดียวให้ครอบคลุมทุกระบบได้ เพราะข้อ 9.2 ของมาตรฐานระบบการจัดการชุดปัจจุบันใช้โครงสร้างและถ้อยคำหลักร่วมกัน แต่สิ่งที่บูรณาการได้คือกระบวนการตรวจ ส่วนสิ่งที่บูรณาการไม่ได้คือเกณฑ์การตรวจเฉพาะของแต่ละมาตรฐาน บทความนี้อธิบายเส้นแบ่งนั้น และผลที่ตามมาในเรื่องความสามารถของทีมผู้ตรวจกับการเขียนความไม่สอดคล้อง
ทำไมการรวมการตรวจจึงทำได้
มาตรฐานระบบการจัดการที่ออกตามโครงสร้างร่วม เช่น ISO 9001 ISO 14001 ISO 45001 ISO 22000 และ ISO/IEC 27001 ต่างมีข้อ 9.2 การตรวจติดตามภายในที่ถามเรื่องเดียวกัน คือองค์กรต้องตรวจตามช่วงเวลาที่วางแผนไว้ เพื่อดูว่าระบบเป็นไปตามข้อกำหนดของมาตรฐานและตามสิ่งที่องค์กรกำหนดไว้เอง และเพื่อดูว่าระบบถูกนำไปปฏิบัติและคงไว้อย่างได้ผล
นอกจากนั้นยังกำหนดให้มีแผนงานการตรวจที่คำนึงถึงความสำคัญของกระบวนการและผลการตรวจครั้งก่อน กำหนดเกณฑ์และขอบเขตของการตรวจแต่ละครั้ง เลือกผู้ตรวจในลักษณะที่ทำให้กระบวนการตรวจมีความเป็นกลาง รายงานผลต่อผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง และเก็บเอกสารสารสนเทศเป็นหลักฐาน
เมื่อโครงร่างเหมือนกัน การรวมกิจกรรมจึงเป็นเรื่องธรรมชาติ องค์กรที่มีสามระบบไม่จำเป็นต้องเปิดประชุมเปิดสามครั้ง เดินสายการผลิตเดียวกันสามรอบ หรือทำรายงานสามฉบับที่มีเนื้อหาซ้ำกัน
สิ่งที่บูรณาการได้ กับสิ่งที่บูรณาการไม่ได้
สิ่งที่บูรณาการได้คือส่วนที่เป็นกระบวนการ ได้แก่ แผนงานประจำปี ตารางการตรวจ การประชุมเปิดและปิด การสัมภาษณ์ผู้รับผิดชอบกระบวนการเดียวกัน การเก็บหลักฐานจากพื้นที่เดียวกัน และรูปแบบรายงาน
สิ่งที่บูรณาการไม่ได้คือเกณฑ์การตรวจ เพราะเกณฑ์ของแต่ละมาตรฐานถามคนละคำถามแม้จะยืนอยู่ที่หน้างานเดียวกัน ตัวอย่างที่เห็นภาพคือการตรวจกระบวนการจัดซื้อ มุมของ ISO 9001 สนใจความสามารถของผู้ส่งมอบภายนอกในการส่งมอบตามข้อกำหนด มุมของ ISO 14001 สนใจว่าการจัดซื้อสะท้อนมุมมองวงจรชีวิตและพันธกรณีด้านการปฏิบัติตามหรือไม่ ส่วนมุมของ ISO 45001 สนใจการควบคุมผู้รับเหมาและการสื่อสารข้อกำหนดด้านความปลอดภัยก่อนเข้าพื้นที่
ผลในทางปฏิบัติคือรายการตรวจที่รวมสามมาตรฐานไว้ในบรรทัดเดียวว่า “ตรวจกระบวนการจัดซื้อ” ทำให้ผู้ตรวจต้องจำเองว่าต้องถามอะไรบ้าง ในขณะที่รายการตรวจที่แยกคำถามตามมาตรฐานแต่จัดกลุ่มไว้ในกระบวนการเดียวกัน ทำให้การตรวจครั้งเดียวยังเก็บได้ครบทุกมุม
โรงงานสมมติแห่งหนึ่งประกอบแผงวงจร ได้รับการรับรองสามระบบ คือระบบบริหารคุณภาพ ระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม และระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ตัดสินใจรวมการตรวจติดตามภายในเป็นรอบเดียวเพื่อลดเวลาที่รบกวนสายการผลิต
ทีมผู้ตรวจภายในมีห้าคน ใช้รายการตรวจฉบับรวมที่จัดทำขึ้นใหม่โดยเรียงตามกระบวนการ ไม่ได้เรียงตามข้อของมาตรฐาน
ผลการตรวจออกมาว่าไม่พบความไม่สอดคล้อง แต่เมื่อหน่วยรับรองเข้าตรวจในอีกสองเดือนถัดมา กลับพบประเด็นที่พื้นที่จัดเก็บสารเคมี คือถังบรรจุตัวทำละลายที่ใช้ล้างแผงวงจรไม่มีถาดรองรับการรั่วไหลตามที่ระบุไว้ในขั้นตอนของโรงงานเอง
เมื่อทบทวนย้อนกลับพบว่าในรายการตรวจฉบับรวม พื้นที่จัดเก็บสารเคมีมีคำถามเดียวคือการจัดเก็บเป็นระเบียบและมีป้ายชี้บ่งครบหรือไม่ ซึ่งเป็นคำถามที่ตอบได้ว่าผ่าน คำถามในมุมของการควบคุมการปฏิบัติงานด้านสิ่งแวดล้อมและมุมของการควบคุมความเสี่ยงด้านความปลอดภัยไม่ได้ถูกเขียนไว้ เพราะผู้จัดทำรายการตรวจรวบคำถามสามมุมให้เหลือมุมเดียวเพื่อให้เอกสารสั้นลง
ทางแก้ที่โรงงานสมมติเลือกใช้คือคงการตรวจแบบรวมไว้ แต่ปรับรายการตรวจให้แต่ละกระบวนการมีคอลัมน์ระบุว่าคำถามนั้นมาจากข้อใดของมาตรฐานใด และกำหนดให้ผู้ตรวจที่รับผิดชอบกระบวนการหนึ่งต้องมีคนที่ผ่านการอบรมของมาตรฐานนั้นอยู่ในคู่ตรวจเสมอ
ความสามารถของทีม เป็นเรื่องของทีม ไม่ใช่ของคนเดียว
แนวทางการตรวจประเมินระบบการจัดการตามที่ ISO 19011 วางไว้ พูดถึงความสามารถของผู้ตรวจในสองระดับ คือความสามารถทั่วไปที่ผู้ตรวจทุกคนต้องมี เช่น หลักการตรวจ วิธีการเก็บหลักฐาน และการสื่อสาร กับความสามารถเฉพาะสาขาที่จำเป็นต่อการเข้าใจสิ่งที่กำลังตรวจ
สำหรับการตรวจแบบบูรณาการ ข้อสรุปที่ใช้ได้จริงคือไม่จำเป็นที่ผู้ตรวจทุกคนต้องเชี่ยวชาญทุกมาตรฐาน แต่ทีมโดยรวมต้องครอบคลุมทุกมาตรฐานที่อยู่ในขอบเขตของการตรวจครั้งนั้น และการจัดคู่ตรวจต้องทำให้ความสามารถที่ต้องใช้อยู่ในห้องเดียวกันกับกระบวนการที่กำลังตรวจ
เรื่องความเป็นกลางยังคงเดิมและกลายเป็นข้อจำกัดที่ชัดขึ้นเมื่อองค์กรมีขนาดเล็ก เพราะคนที่รู้เรื่องระบบมากที่สุดอาจเป็นคนที่จัดทำระบบเอง ทางออกที่องค์กรใช้ได้คือการสลับผู้ตรวจข้ามหน่วยงาน การใช้ผู้ตรวจจากบริษัทในเครือ หรือการจัดให้ผู้ที่จัดทำเอกสารเป็นผู้ให้ข้อมูลแทนที่จะเป็นผู้ตรวจในกระบวนการนั้น
| องค์ประกอบ | รวมได้หรือไม่ | ข้อควรระวัง |
|---|---|---|
| แผนงานการตรวจประจำปี | รวมได้ | ความถี่ต้องสะท้อนความสำคัญของกระบวนการในมุมของแต่ละระบบ ไม่ใช่ความถี่เดียวเหมารวม |
| เกณฑ์การตรวจ | รวมไม่ได้ | ต้องระบุได้ว่าคำถามใดมาจากข้อใดของมาตรฐานใด |
| การเก็บหลักฐานหน้างาน | รวมได้ | หลักฐานชิ้นเดียวอาจใช้ตอบได้หลายมาตรฐาน แต่ต้องบันทึกให้ชัดว่าตอบข้อใดบ้าง |
| รายงานผลการตรวจ | รวมได้ | ต้องแยกข้อสรุปรายระบบให้อ่านออก เพราะข้อ 9.3 ของแต่ละระบบต้องใช้ผลนี้เป็นข้อมูลนำเข้า |
| ความไม่สอดคล้อง | รวมได้บางส่วน | ประเด็นเดียวอ้างได้หลายข้อ แต่ต้องเขียนข้อกำหนดที่ไม่สอดคล้องให้ครบทุกข้อที่อ้าง |
ตารางนี้เป็นการเรียบเรียงเชิงวิเคราะห์ของผู้เรียบเรียง ไม่ใช่เนื้อหาที่ปรากฏในตัวมาตรฐานหรือเอกสารแนวทางใด
เมื่อประเด็นเดียวแตะหลายมาตรฐาน
สถานการณ์ที่เกิดขึ้นเสมอในการตรวจแบบบูรณาการคือหลักฐานชิ้นเดียวชี้ไปที่ข้อกำหนดของมากกว่าหนึ่งระบบ ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนสารเคมีที่ใช้ในกระบวนการโดยไม่ผ่านการทบทวน อาจแตะทั้งการควบคุมการเปลี่ยนแปลง การชี้บ่งอันตราย และการทบทวนลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อม
วิธีเขียนที่ทำให้เรื่องไม่ยุ่งคือเขียนข้อเท็จจริงที่พบเพียงชุดเดียว แล้วระบุข้อกำหนดที่ไม่ถูกทำให้เป็นจริงเรียงต่อกัน โดยเขียนให้เห็นว่าแต่ละข้อไม่ถูกทำให้เป็นจริงในแง่ใด การเขียนแบบนี้ช่วยให้การวิเคราะห์สาเหตุรากทำครั้งเดียวได้ ในขณะที่การแตกเป็นสามใบโดยใช้ข้อเท็จจริงเดียวกันจะทำให้องค์กรตอบซ้ำสามรอบโดยไม่ได้อะไรเพิ่ม
สิ่งที่ควรระวังคืออย่าเลือกอ้างข้อที่กว้างที่สุดข้อเดียวเพื่อความสะดวก เพราะข้อความที่กว้างเกินไปทำให้องค์กรตอบไม่ตรงจุด และทำให้การตรวจติดตามผลในรอบถัดไปไม่มีเกณฑ์ที่ชัดว่าอะไรคือการปิดที่สมบูรณ์
อ่านประกอบ: การตรวจติดตามภายในตามแนวทาง ISO 19011 · การเขียนความไม่สอดคล้องให้ชัด · การทบทวนฝ่ายบริหารแบบบูรณาการหลายมาตรฐาน
คำถามที่ควรตอบได้
- แผนงานการตรวจประจำปีกำหนดความถี่ของแต่ละกระบวนการจากอะไร และความสำคัญในมุมของแต่ละระบบถูกนำมาคิดหรือไม่ (ที่มา: ข้อ 9.2 ของแต่ละมาตรฐาน)
- ในรายการตรวจของเรา ระบุได้หรือไม่ว่าคำถามแต่ละข้อมาจากข้อใดของมาตรฐานใด (ที่มา: ข้อ 9.2 เรื่องเกณฑ์และขอบเขตของการตรวจ)
- ทีมผู้ตรวจในรอบล่าสุดครอบคลุมความสามารถของทุกมาตรฐานที่อยู่ในขอบเขตหรือไม่ และการจัดคู่ตรวจสะท้อนเรื่องนี้อย่างไร (ที่มา: ข้อ 9.2 ร่วมกับแนวทางเรื่องความสามารถของผู้ตรวจ)
- ความเป็นกลางของผู้ตรวจถูกรักษาไว้ด้วยวิธีใด เมื่อผู้ที่รู้ระบบดีที่สุดคือผู้จัดทำระบบ (ที่มา: ข้อ 9.2)
- รายงานฉบับรวมแยกข้อสรุปรายระบบได้ชัดพอที่จะใช้เป็นข้อมูลนำเข้าของการทบทวนฝ่ายบริหารแต่ละระบบหรือไม่ (ที่มา: ข้อ 9.2 ร่วมกับข้อ 9.3)
บทความชุดเดียวกันที่เผยแพร่พร้อมกัน: ISO/IEC 27001 ข้อ 6.3 การวางแผนการเปลี่ยนแปลง · ISO 45001 ข้อ 5.2 นโยบายอาชีวอนามัยและความปลอดภัย
บทความนี้เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเพื่ออธิบายและตีความข้อกำหนด ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน ตัวอย่างทั้งหมดเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย การนำไปใช้จริงให้ยึดตัวมาตรฐานฉบับจริงเป็นหลัก
หลักสูตรอบรมผู้ตรวจติดตามภายในตามแนวทาง ISO 19011
Equal Assurance (Thailand) Ltd. เป็นหน่วยรับรองระบบและผู้ให้บริการฝึกอบรม เปิดหลักสูตรทั้งแบบ Public และ In-house สอนเป็นภาษาไทยและอังกฤษ
การจัดการการเปลี่ยนแปลงในระบบบริหารหลายมาตรฐาน รวมได้แค่ไหน
การควบคุมเอกสารสารสนเทศในระบบบริหารแบบบูรณาการ — รวมกลไกได้ แต่รวมเกณฑ์ไม่ได้
ตรวจติดตามภายในแบบเดินตามกระบวนการ เทียบกับแบบไล่ตามเลขข้อ
การตรวจประเมินผู้ส่งมอบ (second-party audit) — เมื่อใดควรตรวจ และต้องตกลงอะไรไว้ก่อน
การตรวจประเมินระยะไกลและการใช้เทคโนโลยีในการตรวจ ตามแนวทาง ISO 19011
การวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงในการปฏิบัติการแก้ไข ตีความอย่างไรให้ใช้ได้จริง