ISO 45001:2018 ข้อ 9.1.2 การประเมินความสอดคล้อง: ตีความข้อกำหนดพร้อมตัวอย่างในบริบทไทย

ทำไมมาตรฐานจึงแยกข้อนี้ออกมาต่างหาก

ISO 45001:2018 วางข้อ 9.1.2 ไว้ใต้หมวดการประเมินสมรรถนะ คู่กับข้อ 9.1.1 การเฝ้าระวัง การวัด การวิเคราะห์ และการประเมินสมรรถนะ และแยกจากข้อ 9.2 การตรวจติดตามภายใน การวางตำแหน่งแบบนี้มีเหตุผล เพราะคำถามสามข้อนี้เป็นคนละคำถามกัน

ข้อ 9.1.1 ถามว่าสมรรถนะด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยดีขึ้นหรือแย่ลง ข้อ 9.2 ถามว่าระบบที่วางไว้ถูกนำไปใช้จริงและยังสอดคล้องกับข้อกำหนดของมาตรฐานหรือไม่ ส่วนข้อ 9.1.2 ถามคำถามที่แคบและตรงกว่านั้นคือ องค์กรทำผิดกฎหมายอยู่หรือเปล่า และผิดข้อผูกพันอื่นที่รับปากไว้กับใครหรือเปล่า

คำถามนี้ตอบด้วยหลักฐานคนละชุดกับการตรวจติดตามภายใน ผู้ตรวจติดตามภายในอาจพบว่าขั้นตอนการตรวจสุขภาพประจำปีถูกเขียนไว้ครบและมีบันทึกครบ แต่ยังไม่ได้ตอบว่ารายการตรวจที่ทำนั้นตรงกับที่กฎหมายกำหนดสำหรับปัจจัยเสี่ยงที่มีอยู่ในโรงงานหรือไม่ ข้อ 9.1.2 คือข้อที่บังคับให้มีใครสักคนเปรียบเทียบสองสิ่งนี้อย่างตั้งใจ

คำว่า “ความสอดคล้อง” ในข้อนี้กว้างกว่าคำว่ากฎหมาย

ขอบเขตของข้อ 9.1.2 ผูกกลับไปที่ข้อ 6.1.3 ซึ่งให้องค์กรกำหนดว่ากฎหมายและข้อกำหนดอื่น (legal requirements and other requirements) ที่ใช้บังคับกับตนมีอะไรบ้าง คำว่าข้อกำหนดอื่นเป็นคำที่ทำให้ขอบเขตกว้างขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ เพราะครอบคลุมสิ่งที่องค์กรผูกพันตัวเองไว้โดยสมัครใจด้วย

ในบริบทของประเทศไทย สิ่งที่เข้าข่ายข้อกำหนดอื่นมีได้หลายรูปแบบ เช่น เงื่อนไขด้านความปลอดภัยที่เขียนอยู่ในสัญญากับลูกค้าต่างประเทศ ข้อตกลงกับสหภาพแรงงานหรือคณะกรรมการความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสภาพแวดล้อมในการทำงาน มาตรฐานภายในเครือบริษัทแม่ที่เข้มกว่ากฎหมายไทย หรือเงื่อนไขที่ผูกกับใบอนุญาตประกอบกิจการโรงงาน

เมื่อขอบเขตกว้างขนาดนี้ การประเมินความสอดคล้องจึงไม่ใช่การเปิดดูเฉพาะกฎกระทรวง ถ้าทะเบียนข้อกำหนดตามข้อ 6.1.3 ไม่ครบ การประเมินตามข้อ 9.1.2 ก็จะไม่ครบตามไปด้วยโดยอัตโนมัติ นี่เป็นเหตุผลที่ผู้ตรวจประเมินสามารถเริ่มจากการดูทะเบียนก่อนแล้วจึงตามไปดูผลการประเมิน

ความถี่และวิธีการต้องเป็นสิ่งที่ตัดสินใจ ไม่ใช่สิ่งที่เกิดขึ้นเอง

มาตรฐานให้องค์กรกำหนดความถี่และวิธีการของการประเมินความสอดคล้องเอง ซึ่งเป็นการเปิดช่องให้ยืดหยุ่นตามความเสี่ยง ไม่ใช่การเปิดช่องให้ไม่ต้องกำหนด ความยืดหยุ่นนี้มีเงื่อนไขแฝงอยู่ว่าองค์กรต้องอธิบายได้ว่าเหตุใดจึงเลือกความถี่นั้น

เหตุผลที่อธิบายได้ตรงที่สุดคือระดับความเสี่ยงของข้อผูกพันแต่ละข้อ ข้อผูกพันที่ผูกกับอันตรายร้ายแรง เช่น การทำงานในที่อับอากาศหรือการทำงานกับสารเคมีอันตราย ย่อมสมควรได้รับการประเมินถี่กว่าข้อผูกพันเชิงธุรการ และเมื่อกฎหมายมีการแก้ไข การประเมินรอบพิเศษเพื่อดูผลกระทบก็เป็นสิ่งที่อธิบายได้ง่ายกว่าการรอรอบประจำปี

ส่วนวิธีการนั้น มาตรฐานไม่ได้บังคับรูปแบบ องค์กรอาจใช้การเดินตรวจหน้างานเทียบกับเงื่อนไข การทบทวนบันทึก การสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงาน การตรวจวัดโดยหน่วยงานภายนอกที่ได้รับอนุญาต หรือหลายวิธีผสมกัน สิ่งที่สำคัญกว่าการเลือกวิธีคือความสามารถของวิธีนั้นในการให้คำตอบที่เชื่อถือได้

คำว่ารักษาความรู้และความเข้าใจในสถานะความสอดคล้อง

ประโยคหนึ่งในข้อนี้ที่ควรอ่านช้า ๆ คือส่วนที่ให้องค์กรรักษาความรู้และความเข้าใจในสถานะความสอดคล้องของตนเอาไว้ ถ้อยคำนี้ไม่ได้พูดถึงแฟ้มเอกสาร แต่พูดถึงสภาพความรู้ขององค์กร ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง

ในทางปฏิบัติ ความต่างอยู่ตรงที่ว่าถ้าถามผู้จัดการโรงงานวันนี้ว่ามีข้อผูกพันด้านความปลอดภัยข้อใดที่ยังไม่สอดคล้องอยู่บ้าง คำตอบควรมาได้โดยไม่ต้องรอเปิดแฟ้มย้อนหลังหนึ่งสัปดาห์ ระบบที่เก็บผลการประเมินไว้อย่างเดียวแต่ไม่มีใครสรุปสถานะรวม จะตอบคำถามนี้ได้ยาก แม้จะมีบันทึกครบ

อีกนัยหนึ่งของถ้อยคำนี้คือความเป็นปัจจุบัน สถานะความสอดคล้องเปลี่ยนได้จากสามทาง คือกฎหมายเปลี่ยน กิจกรรมขององค์กรเปลี่ยน หรือสิ่งที่เคยแก้ไขแล้วย้อนกลับมาเป็นปัญหาอีก การประเมินที่ทำปีละครั้งโดยไม่มีกลไกรับมือกับสามทางนี้ระหว่างปี จะทำให้ความรู้เรื่องสถานะล้าสมัยได้ก่อนถึงรอบถัดไป

เมื่อพบว่าไม่สอดคล้อง ต้องเดินต่อไปทางไหน

ข้อ 9.1.2 ให้องค์กรลงมือดำเนินการเมื่อจำเป็น ซึ่งเชื่อมโดยตรงไปที่ข้อ 10.2 เรื่องอุบัติการณ์และความไม่สอดคล้อง ในทางปฏิบัติหมายความว่าผลการประเมินที่พบว่าไม่สอดคล้องต้องกลายเป็นรายการที่มีเจ้าของ มีกำหนดเวลา และมีการตรวจสอบผลลัพธ์ ไม่ใช่ข้อความที่จบอยู่ในรายงานการประเมิน

จุดที่ควรระวังคือการหยุดอยู่แค่การแก้ไขเฉพาะหน้า ถ้าพบว่าจุดตรวจวัดไม่ครอบคลุมไลน์ผลิตใหม่ การเพิ่มจุดตรวจวัดคือการแก้ไข แต่คำถามที่ข้อ 10.2 ต้องการคำตอบคือ เหตุใดการเพิ่มไลน์ผลิตจึงไม่ทำให้มีใครกลับไปทบทวนข้อผูกพันที่เกี่ยวข้อง ซึ่งเป็นคำถามเรื่องกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่คำถามเรื่องจุดตรวจวัด

สำหรับข้อผูกพันที่มาจากคู่สัญญาและผู้รับเหมา การเชื่อมโยงกลับไปที่ข้อ 8.1.4 เรื่องการจัดซื้อและผู้รับเหมาก็เป็นเส้นทางที่ควรตรวจคู่กัน เพราะข้อผูกพันจำนวนหนึ่งเกิดขึ้นตอนทำสัญญา และไม่ได้ถูกส่งต่อมาถึงทีมความปลอดภัยตั้งแต่วันนั้น

ผู้ที่ต้องการเทียบแนวคิดนี้กับมาตรฐานฉบับอื่นสามารถอ่านต่อได้ที่บทความ การประเมินความสอดคล้องตามพันธกรณีด้านการปฏิบัติตามกฎหมายของ ISO 14001 ซึ่งใช้ตรรกะเดียวกันแต่ตั้งอยู่บนข้อผูกพันคนละชุด และบทความ ISO 45001 ข้อ 8.1.4 การจัดซื้อ ผู้รับเหมา และการจ้างงานภายนอก สำหรับข้อผูกพันที่เกิดจากคู่สัญญา

คำถามที่ควรตอบได้

1. ข้อผูกพันที่นำมาประเมินมาจากทะเบียนชุดใด และทะเบียนนั้นถูกทบทวนครั้งล่าสุดเมื่อใด (ที่มา: ข้อ 9.1.2 ประกอบข้อ 6.1.3)
2. องค์กรกำหนดความถี่และวิธีการประเมินไว้อย่างไร และใช้เหตุผลใดในการเลือก (ที่มา: ข้อ 9.1.2)
3. ถ้าถามวันนี้ว่ามีข้อผูกพันข้อใดที่ยังไม่สอดคล้อง ใครตอบได้ และตอบจากอะไร (ที่มา: ข้อ 9.1.2)
4. ผลการประเมินที่พบว่าไม่สอดคล้องถูกส่งต่อเข้าสู่กระบวนการใด และปิดด้วยหลักฐานอะไร (ที่มา: ข้อ 9.1.2 ต่อเนื่องข้อ 10.2)
5. เมื่อกฎหมายมีการแก้ไขหรือมีการเปลี่ยนแปลงกิจกรรมระหว่างปี มีกลไกใดทำให้สถานะความสอดคล้องถูกทบทวนโดยไม่ต้องรอรอบประจำ (ที่มา: ข้อ 9.1.2)

บทความนี้เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเพื่ออธิบายและตีความข้อกำหนด ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน ตัวอย่างทั้งหมดเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย การนำไปใช้จริงให้ยึดตัวมาตรฐานฉบับจริงเป็นหลัก