ข้อ 9.1.1 ของ ISO 45001:2018 ไม่ได้ขอให้องค์กรเก็บตัวเลขให้ครบ แต่ขอให้ตัดสินใจล่วงหน้าว่า จะดูอะไร ดูด้วยวิธีใด ใช้เกณฑ์อะไรตัดสินว่าดีหรือไม่ดี ดูถี่แค่ไหน และจะเอาผลไปวิเคราะห์เมื่อใด เพื่อให้ตอบได้ว่าระบบอาชีวอนามัยและความปลอดภัย (occupational health and safety management system) ทำงานได้ผลจริงหรือไม่ ความต่างระหว่างองค์กรที่ผ่านข้อนี้กับที่ไม่ผ่าน จึงไม่ได้อยู่ที่จำนวนรายงาน แต่อยู่ที่ว่ามีเกณฑ์ตัดสินอยู่ก่อนที่ตัวเลขจะออกมาหรือไม่
ข้อนี้ต้องการอะไร โดยสรุปด้วยถ้อยคำของผู้ตรวจ
ข้อ 9.1 ของ ISO 45001:2018 มีชื่อว่า การเฝ้าระวัง การวัด การวิเคราะห์ และการประเมินสมรรถนะ (monitoring, measurement, analysis and performance evaluation) โดยแบ่งเป็นสองท่อน ท่อนแรกคือข้อ 9.1.1 ซึ่งเป็นข้อทั่วไป และท่อนที่สองคือข้อ 9.1.2 การประเมินความสอดคล้อง (evaluation of compliance) ที่พูดถึงการตรวจสอบว่าองค์กรทำตามกฎหมายและข้อกำหนดอื่นที่เกี่ยวข้องหรือไม่
เจตนาของข้อ 9.1.1 คือการบังคับให้องค์กรออกแบบระบบการรับรู้ของตัวเองอย่างตั้งใจ ก่อนที่จะเริ่มเก็บข้อมูล องค์กรต้องตอบให้ได้ก่อนว่า สิ่งใดที่จำเป็นต้องเฝ้าระวังและวัด วิธีการที่เลือกใช้ให้ผลลัพธ์ที่เชื่อถือได้หรือไม่ เกณฑ์ที่จะใช้เทียบผลคืออะไร ความถี่ของการเฝ้าระวังกับความถี่ของการวิเคราะห์และประเมินผลเป็นเท่าใด และผลที่ได้จะถูกส่งต่อไปที่ไหน
คำสี่คำในชื่อข้อนี้ไม่ใช่คำซ้ำกัน แต่เป็นสี่ขั้นที่ต่อกัน การเฝ้าระวังคือการดูสถานะอย่างต่อเนื่องเพื่อรู้ว่ากำลังเกิดอะไรขึ้น การวัดคือการกำหนดค่าเป็นตัวเลขด้วยวิธีที่กำหนดไว้ การวิเคราะห์คือการเอาข้อมูลหลายชุดมาหาความหมายและแนวโน้ม ส่วนการประเมินสมรรถนะคือการตัดสินว่าผลที่ได้นั้นยอมรับได้หรือไม่เมื่อเทียบกับเกณฑ์ องค์กรที่ทำครบสี่ขั้นจะพูดได้ว่าระบบดีขึ้นหรือแย่ลง ส่วนองค์กรที่หยุดอยู่ที่สองขั้นแรกจะพูดได้เพียงว่าเดือนนี้มีข้อมูลเท่าไร
ทำไมต้องมีเกณฑ์ก่อนตัวเลข
จุดที่ผู้ตรวจประเมินให้น้ำหนักมากในข้อนี้คือคำว่าเกณฑ์ (criteria) ถ้าไม่มีเกณฑ์กำหนดไว้ล่วงหน้า การประเมินผลจะกลายเป็นการอธิบายตัวเลขย้อนหลัง คือได้ผลออกมาเท่าไรก็หาเหตุผลรองรับผลนั้น ซึ่งทำให้ระบบไม่สามารถกระตุ้นให้เกิดการแก้ไขได้ เพราะไม่มีเส้นใดถูกข้าม
เกณฑ์ในบริบทของ ISO 45001 ไม่จำเป็นต้องเป็นตัวเลขเสมอไป แต่ต้องตัดสินได้ เช่น การกำหนดว่าผลการตรวจวัดสภาพแวดล้อมในการทำงานต้องอยู่ภายในค่าที่กฎหมายกำหนด หรือการกำหนดว่าการตรวจความปลอดภัยประจำพื้นที่ต้องครอบคลุมทุกพื้นที่ผลิตภายในรอบไตรมาส เกณฑ์ที่ดีต้องระบุได้ว่าใครเป็นผู้ตัดสิน ตัดสินเมื่อใด และถ้าไม่ผ่านจะเกิดอะไรขึ้นต่อ
อีกจุดที่ถูกตั้งคำถามในการตรวจคือความน่าเชื่อถือของวิธีการวัด ถ้าองค์กรอ้างผลการตรวจวัดเสียงหรือแสงเพื่อยืนยันว่าสภาพแวดล้อมอยู่ในเกณฑ์ ผู้ตรวจจะย้อนไปดูว่าเครื่องมือที่ใช้มีการสอบเทียบหรือทวนสอบตามช่วงเวลาที่กำหนดหรือไม่ เพราะข้อกำหนดผูกความน่าเชื่อถือของข้อสรุปไว้กับความน่าเชื่อถือของเครื่องมือและวิธีการ ถ้าเครื่องมือไม่มีสถานะที่ยืนยันได้ ข้อสรุปที่อ้างจากเครื่องมือนั้นก็ยืนไม่อยู่
โรงงานแห่งหนึ่งรายงานต่อฝ่ายบริหารทุกเดือนว่า จำนวนการรายงานสภาพไม่ปลอดภัยเดือนนี้ 42 รายการ แต่ไม่มีที่ใดในระบบระบุว่าตัวเลขเท่าไรถือว่าดี เมื่อผู้ตรวจถามว่าเดือนที่ตัวเลขลดลงเหลือ 18 รายการหมายความว่าพื้นที่ปลอดภัยขึ้น หรือหมายความว่าพนักงานเลิกรายงาน โรงงานตอบไม่ได้
สิ่งที่โรงงานปรับหลังจากนั้นคือ กำหนดเกณฑ์ควบคู่กันสองด้าน ด้านแรกคือสัดส่วนของรายงานที่ถูกปิดภายในกรอบเวลาที่ตกลงไว้ ด้านที่สองคือจำนวนพื้นที่ที่ส่งรายงานเข้ามาในรอบเดือน เมื่อมีสองเกณฑ์นี้ ตัวเลข 18 รายการจึงตีความได้ว่ามาจากพื้นที่เพียงสามในสิบพื้นที่ ซึ่งเป็นสัญญาณของการรายงานที่ลดลง ไม่ใช่ความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น กรณีนี้เป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบายเท่านั้น
ตัวชี้วัดที่บอกอดีต กับตัวชี้วัดที่บอกอนาคต
ข้อกำหนดไม่ได้สั่งให้ใช้ตัวชี้วัดชนิดใดชนิดหนึ่ง แต่ขอให้สิ่งที่เลือกวัดนั้นสัมพันธ์กับสิ่งที่องค์กรตั้งใจจะควบคุม ในทางปฏิบัติจึงมีการแบ่งตัวชี้วัดออกเป็นสองกลุ่มเพื่อช่วยในการออกแบบ ตารางต่อไปนี้เป็นการจัดกลุ่มเชิงวิเคราะห์ของผู้เรียบเรียงเอง ไม่ใช่เนื้อหาที่ปรากฏในตัวมาตรฐาน
| ประเด็น | ตัวชี้วัดที่สะท้อนผลที่เกิดแล้ว | ตัวชี้วัดที่สะท้อนการทำงานเชิงป้องกัน |
|---|---|---|
| สิ่งที่บอก | ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นแล้วในอดีต | ระดับการทำกิจกรรมที่ตั้งใจให้ป้องกันผลลัพธ์นั้น |
| ตัวอย่างที่พบได้ | จำนวนอุบัติการณ์ที่ต้องหยุดงาน จำนวนวันสูญเสีย | ความครอบคลุมของการอบรม การตรวจพื้นที่ตามแผน การปิดข้อบกพร่องตามกำหนด |
| ข้อจำกัด | รู้ช้า และตัวเลขศูนย์ไม่ได้แปลว่าความเสี่ยงถูกควบคุม | อาจกลายเป็นการนับกิจกรรมโดยไม่ดูคุณภาพของกิจกรรม |
| ใช้ตอบคำถามใด | ที่ผ่านมาเสียหายไปเท่าไร | ตอนนี้กำลังทำสิ่งที่ตกลงกันไว้อยู่หรือไม่ |
การเลือกใช้เพียงกลุ่มเดียวทำให้ภาพไม่ครบ องค์กรที่รายงานเฉพาะจำนวนอุบัติเหตุจะรู้ปัญหาก็ต่อเมื่อมีคนบาดเจ็บไปแล้ว ส่วนองค์กรที่รายงานเฉพาะจำนวนกิจกรรมจะดูเหมือนทำงานหนักแต่ตอบไม่ได้ว่ากิจกรรมเหล่านั้นลดความเสี่ยงจริงหรือไม่ ข้อ 9.1.1 จึงเชื่อมกลับไปที่ข้อ 6.1.2 การชี้บ่งอันตรายและการประเมินความเสี่ยง เสมอ เพราะสิ่งที่ควรวัดควรมาจากอันตรายที่องค์กรระบุไว้เอง ไม่ใช่มาจากรายการตัวชี้วัดสำเร็จรูป
ความถี่สองชั้นที่ถูกรวบเป็นชั้นเดียว
ข้อกำหนดแยกความถี่ออกเป็นสองเรื่อง คือความถี่ในการเฝ้าระวังและวัด กับความถี่ในการวิเคราะห์และประเมินผล สองอย่างนี้ไม่จำเป็นต้องเท่ากันและตามธรรมชาติของงานก็ไม่ควรเท่ากัน การตรวจสภาพนั่งร้านอาจทำทุกวันก่อนเริ่มงาน แต่การนำผลการตรวจทั้งเดือนมาดูว่ามีจุดใดซ้ำซากอาจทำเดือนละครั้ง
เมื่อองค์กรรวบสองความถี่นี้เป็นชั้นเดียว ผลที่ตามมาคือมีข้อมูลดิบจำนวนมากที่ไม่เคยถูกอ่านรวมกัน ผู้ตรวจจะเห็นแฟ้มบันทึกที่ครบถ้วนแต่ไม่มีเอกสารใดที่แสดงว่าองค์กรได้ข้อสรุปอะไรจากบันทึกเหล่านั้น ซึ่งเป็นสภาพที่ยังไม่ครบตามเจตนาของข้อนี้ เพราะการเก็บบันทึกเป็นเพียงวัตถุดิบ ส่วนสิ่งที่ข้อกำหนดต้องการคือข้อสรุปที่ใช้ตัดสินใจได้
โรงงานเก็บผลการตรวจสอบก่อนใช้งานของรถยกทุกคันทุกกะ รวมแล้วเป็นบันทึกจำนวนมากในหนึ่งเดือน เมื่อถูกถามว่าเดือนที่ผ่านมาพบข้อบกพร่องเรื่องใดซ้ำ ผู้รับผิดชอบต้องเปิดแฟ้มไล่ทีละใบต่อหน้าผู้ตรวจ
การปรับที่ทำได้โดยไม่เพิ่มภาระคือกำหนดรอบวิเคราะห์รายเดือน สรุปเฉพาะรายการที่ถูกทำเครื่องหมายว่าไม่ผ่าน แยกตามชนิดข้อบกพร่องและตามคันรถ แล้วนำข้อสรุปหนึ่งหน้าเข้าที่ประชุมความปลอดภัย เอกสารที่เพิ่มขึ้นคือหนึ่งหน้าต่อเดือน แต่ทำให้ข้อ 9.1.1 มีท่อนการวิเคราะห์และการประเมินผลที่แสดงให้เห็นได้ กรณีนี้เป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบายเท่านั้น
ผลลัพธ์ของข้อนี้ต้องไปโผล่ที่ใด
ข้อ 9.1.1 ไม่ใช่ข้อที่จบในตัวเอง ผลของมันเป็นวัตถุดิบของข้ออื่นอย่างน้อยสามทาง ทางแรกคือข้อ 6.2 วัตถุประสงค์ด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย เพราะการจะบอกว่าบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่ต้องอาศัยการวัดที่ออกแบบไว้ตั้งแต่ต้น ทางที่สองคือข้อ 9.3 การทบทวนของฝ่ายบริหาร ซึ่งต้องการข้อสรุปเชิงแนวโน้ม ไม่ใช่กองข้อมูลดิบ ทางที่สามคือข้อ 10.2 เมื่อผลการประเมินชี้ว่ามีสิ่งที่ไม่เป็นไปตามเกณฑ์ที่ตั้งไว้ ก็ต้องเข้าสู่กระบวนการจัดการความไม่สอดคล้อง
อีกจุดที่ ISO 45001 ต่างจากมาตรฐานระบบการจัดการฉบับอื่นคือ มาตรฐานฉบับนี้ให้น้ำหนักกับการมีส่วนร่วมของผู้ปฏิบัติงานตามข้อ 5.4 อย่างชัดเจน การออกแบบว่าจะวัดอะไรจึงไม่ควรเป็นงานที่ฝ่ายความปลอดภัยคิดคนเดียว เพราะผู้ที่ทำงานหน้างานคือผู้ที่รู้ว่าตัวชี้วัดใดสะท้อนความเสี่ยงจริงและตัวชี้วัดใดวัดได้ง่ายแต่ไม่มีความหมาย
สิ่งที่ผู้ตรวจประเมินขอดูในข้อนี้
ในการตรวจ ผู้ตรวจจะเริ่มจากการขอดูว่าองค์กรกำหนดไว้ที่ใดว่าจะวัดอะไรและใช้เกณฑ์ใด จากนั้นจะสุ่มตัวชี้วัดหนึ่งหรือสองตัวแล้วเดินตามเส้นทางของข้อมูลจากจุดเก็บ ไปจนถึงจุดที่มีคนตัดสินใจ คำถามที่ตามมาตามธรรมชาติคือ ใครเป็นผู้อ่านข้อมูลนี้ อ่านเมื่อใด และครั้งล่าสุดที่ผลออกมาไม่เป็นไปตามเกณฑ์ เกิดอะไรขึ้นต่อ
เส้นทางนี้เองที่แสดงว่าระบบมีชีวิตหรือไม่ การตอบได้ว่าไตรมาสก่อนตัวชี้วัดใดหลุดเกณฑ์ แล้วมีการทบทวนวิธีทำงานอย่างไร คือหลักฐานที่ตรงกับเจตนาของข้อนี้มากกว่ากราฟที่ไม่เคยนำไปสู่การตัดสินใจใด
คำถามที่ควรตอบได้
- องค์กรกำหนดไว้ที่ใดว่าจะเฝ้าระวังและวัดสิ่งใดบ้าง และสิ่งที่เลือกวัดเชื่อมกลับไปยังอันตรายที่ระบุไว้ตามข้อ 6.1.2 อย่างไร (ที่มา ข้อ 9.1.1 ประกอบข้อ 6.1.2)
- เกณฑ์ที่ใช้ตัดสินว่าผลการวัดยอมรับได้หรือไม่คืออะไร และกำหนดไว้ก่อนหรือหลังจากที่ตัวเลขออกมา (ที่มา ข้อ 9.1.1)
- เครื่องมือและวิธีการที่ใช้วัด มีอะไรยืนยันว่าให้ผลที่เชื่อถือได้ (ที่มา ข้อ 9.1.1)
- ความถี่ในการเฝ้าระวังกับความถี่ในการวิเคราะห์และประเมินผล ต่างกันหรือไม่ และข้อสรุปจากการวิเคราะห์ปรากฏอยู่ในเอกสารใด (ที่มา ข้อ 9.1.1)
- ผลการประเมินสมรรถนะถูกส่งต่อไปยังการทบทวนของฝ่ายบริหารตามข้อ 9.3 ในรูปแบบใด และครั้งล่าสุดนำไปสู่การตัดสินใจอะไร (ที่มา ข้อ 9.1.1 ประกอบข้อ 9.3)
อ่านต่อในหัวข้อที่เกี่ยวข้อง
ถ้าต้องการดูภาพรวมของการตั้งเป้าที่วัดได้ อ่านต่อได้ที่ ISO 45001 ข้อ 6.2 วัตถุประสงค์ด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ส่วนท่อนที่สองของข้อ 9.1 ซึ่งว่าด้วยการตรวจสอบความสอดคล้องกับกฎหมาย อยู่ที่ ISO 45001 ข้อ 9.1.2 การประเมินความสอดคล้อง และเมื่อต้องการดูว่าข้อมูลเหล่านี้ถูกใช้ในที่ประชุมระดับบนอย่างไร อ่านได้ที่ ISO 45001 ข้อ 9.3 การทบทวนของฝ่ายบริหาร
บทความชุดเดียวกันที่เผยแพร่พร้อมกัน อ่านต่อได้ที่ ISO 22000 ข้อ 7.1.5 องค์ประกอบของระบบความปลอดภัยอาหารที่พัฒนาจากภายนอก และ การตอบและปิดความไม่สอดคล้องหลังการตรวจประเมิน
บทความนี้เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเพื่ออธิบายและตีความข้อกำหนด ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน ตัวอย่างทั้งหมดเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย การนำไปใช้จริงให้ยึดตัวมาตรฐานฉบับจริงเป็นหลัก
หลักสูตรอบรม ISO 45001:2018 ระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย
Equal Assurance (Thailand) Ltd. เป็นหน่วยรับรองระบบและผู้ให้บริการฝึกอบรม เปิดหลักสูตรทั้งแบบ Public และ In-house สอนเป็นภาษาไทยและอังกฤษ
ISO 45001 ข้อ 9.2 การตรวจติดตามภายใน ต่างจากการตรวจระบบคุณภาพอย่างไร
ISO 45001 ข้อ 6.1.4 การวางแผนการดำเนินการ — สะพานจากทะเบียนความเสี่ยงไปสู่กระบวนการจริง
ISO 45001 ข้อ 4.3 การกำหนดขอบเขตของระบบ — เส้นแบ่งเดินตามคน ไม่ใช่ตามรั้ว
ISO 45001:2018 ข้อ 7.5 เอกสารสารสนเทศ — ต้องมีอะไร ควบคุมอย่างไร และทำไมการเข้าถึงจึงสำคัญ
ISO 45001 ข้อ 5.3 บทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ในองค์กร
ISO 45001:2018 ข้อ 4.1 และ 4.2 บริบทองค์กรและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตีความข้อกำหนด