ISO 22000:2018 ข้อ 9.3 การทบทวนของฝ่ายบริหาร ตีความข้อกำหนดพร้อมตัวอย่างในบริบทไทย

ทบทวนเพื่อตัดสินอะไร

โครงสร้างของข้อ 9.3 แบ่งเป็นสามส่วนตามธรรมชาติของการประชุม คือกำหนดว่าต้องทบทวนเมื่อใดและโดยใคร กำหนดว่าต้องเอาอะไรเข้าที่ประชุม และกำหนดว่าต้องได้อะไรออกมา ส่วนที่ทำให้การทบทวนมีคุณค่าจริงคือส่วนที่สาม เพราะเป็นตัวพิสูจน์ว่าสองส่วนแรกถูกใช้งานหรือไม่

คำสามคำที่มาตรฐานใช้กำกับการตัดสินคือ ความเหมาะสม ความเพียงพอ และประสิทธิผล ซึ่งไม่ใช่คำที่มีความหมายเหมือนกัน ความเหมาะสมถามว่าระบบที่ออกแบบไว้ยังเข้ากับสิ่งที่องค์กรทำอยู่ในวันนี้หรือไม่ เมื่อมีผลิตภัณฑ์ใหม่ ลูกค้าใหม่ หรือกระบวนการใหม่เข้ามา ความเพียงพอถามว่าปริมาณและความเข้มของการควบคุมที่มีอยู่พอกับระดับอันตรายหรือไม่ ส่วนประสิทธิผลถามว่าสิ่งที่ทำอยู่ให้ผลตามที่ตั้งใจไว้จริงหรือไม่ เมื่อดูจากข้อมูลที่วัดได้

การประชุมที่จบลงด้วยประโยคว่ารับทราบและให้ดำเนินการต่อ ไม่ได้ตอบสามคำถามนี้ข้อใดเลย

ปัจจัยนำเข้าที่ทำให้ข้อ 9.3 ของ ISO 22000 ต่างจากมาตรฐานอื่น

ปัจจัยนำเข้าชุดพื้นฐานเหมือนกับมาตรฐานระบบการจัดการทั่วไป คือสถานะของเรื่องที่ค้างจากการประชุมครั้งก่อน การเปลี่ยนแปลงของประเด็นภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้อง ผลการตรวจติดตาม ผลการดำเนินงาน ความเพียงพอของทรัพยากร และผลของการจัดการความเสี่ยงและโอกาส

สิ่งที่เพิ่มเข้ามาเฉพาะสำหรับระบบความปลอดภัยของอาหาร คือข้อมูลที่บอกว่าระบบทำงานอย่างไรเมื่อเจอของจริง ได้แก่ ผลของกิจกรรมการทวนสอบที่ทำตามแผน สถานการณ์ฉุกเฉินและอุบัติการณ์ที่เกิดขึ้น รวมถึงการถอนคืนหรือเรียกคืนผลิตภัณฑ์ถ้ามี ผลจากการสื่อสารกับหน่วยงานภายนอกทั้งลูกค้า ผู้ส่งมอบ และหน่วยงานกำกับดูแล และผลการทบทวนความจำเป็นในการปรับปรุงระบบให้ทันสมัย

เจตนาของการเพิ่มปัจจัยนำเข้ากลุ่มนี้ไม่ใช่การเพิ่มจำนวนวาระประชุม แต่คือการบังคับให้ผู้บริหารได้เห็นข้อมูลที่บอกว่าระบบรับมือกับเหตุจริงได้ดีแค่ไหน ไม่ใช่ดูเฉพาะตัวเลขที่ดูดีในภาวะปกติ

ผลลัพธ์ของการทบทวนต้องเป็นการตัดสินใจที่ตามต่อได้

ข้อกำหนดคาดหวังให้ผลของการทบทวนออกมาเป็นการตัดสินใจและการกระทำที่เกี่ยวข้องกับโอกาสในการปรับปรุง ความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงระบบ และความจำเป็นด้านทรัพยากร ในทางปฏิบัติ สิ่งที่ทำให้ผลลัพธ์ตามต่อได้คือรายละเอียดสี่อย่างที่ควรปรากฏในบันทึก ได้แก่ ตัดสินใจว่าอะไร ใครรับผิดชอบ ต้องเสร็จเมื่อใด และจะรู้ได้อย่างไรว่าได้ผล

บันทึกที่เขียนว่าให้ฝ่ายผลิตไปพิจารณาปรับปรุงเรื่องอุณหภูมิ ขาดสามอย่างหลังไปทั้งหมด และจะกลายเป็นเรื่องค้างที่ถูกยกมาอีกครั้งในการประชุมปีถัดไปในฐานะเรื่องเดิม

ความถี่และองค์ประชุมที่เหมาะสม

มาตรฐานกำหนดว่าต้องทบทวนตามช่วงเวลาที่วางแผนไว้ โดยไม่ได้ระบุตัวเลขความถี่ ทางเลือกที่ใช้ได้จริงคือกำหนดรอบหลักไว้หนึ่งรอบต่อปี แล้วกำหนดเงื่อนไขที่ทำให้ต้องทบทวนเพิ่มระหว่างรอบ เช่น เมื่อเกิดเหตุที่กระทบความปลอดภัยของอาหารอย่างมีนัยสำคัญ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการหรือผลิตภัณฑ์ที่สำคัญ หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

เรื่ององค์ประชุม ข้อกำหนดระบุว่าเป็นหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูง ประเด็นที่ต้องระวังคือการมอบหมายให้หัวหน้าทีมความปลอดภัยอาหารเป็นผู้จัดและเป็นผู้ตัดสินใจแทนทั้งหมด เพราะการตัดสินใจเรื่องทรัพยากรและการเปลี่ยนแปลงระบบต้องอาศัยผู้ที่มีอำนาจอนุมัติจริง หัวหน้าทีมความปลอดภัยอาหารมีบทบาทเตรียมข้อมูลและนำเสนอ ซึ่งเป็นคนละบทบาทกับการเป็นผู้ตัดสิน

ความเชื่อมโยงกับข้ออื่นที่ควรเตรียมไว้

การทบทวนฝ่ายบริหารดึงข้อมูลมาจากหลายข้อพร้อมกัน ข้อมูลผลการดำเนินงานมาจากข้อ 9.1 การเฝ้าระวัง วัด วิเคราะห์ และประเมินผล ข้อมูลข้อบกพร่องมาจากข้อ 9.2 การตรวจติดตามภายใน ส่วนผลลัพธ์ของการทบทวนไหลต่อไปยังข้อ 10.3 การปรับปรุงระบบให้ทันสมัย องค์กรที่เตรียมข้อมูลจากสามข้อนี้ไว้ล่วงหน้า จะใช้เวลาในที่ประชุมไปกับการตัดสินใจแทนที่จะใช้ไปกับการรายงานตัวเลข

อ่านแนวคิดของข้อที่ป้อนข้อมูลเข้ามาได้ที่ ISO 22000 ข้อ 9.1 การเฝ้าระวัง วัด วิเคราะห์ และประเมินผล และแนวคิดของข้อที่รับผลไปทำต่อได้ที่ ISO 22000:2018 ข้อ 10.3 การปรับปรุงระบบการจัดการความปลอดภัยของอาหารให้ทันสมัย

คำถามที่ควรตอบได้

1. การทบทวนครั้งล่าสุดตัดสินใจเรื่องใดบ้าง และแต่ละเรื่องมีผู้รับผิดชอบกับกำหนดเวลาหรือไม่ (ที่มา ข้อ 9.3.3)
2. ข้อมูลเรื่องสถานการณ์ฉุกเฉินและผลการทวนสอบถูกนำเข้าที่ประชุมในรูปแบบใด (ที่มา ข้อ 9.3.2)
3. ผู้ที่มีอำนาจอนุมัติทรัพยากรอยู่ในที่ประชุมจริงหรือไม่ (ที่มา ข้อ 9.3.1 ร่วมกับข้อ 5.1)
4. องค์กรกำหนดเงื่อนไขใดที่ทำให้ต้องทบทวนเพิ่มระหว่างรอบ (ที่มา ข้อ 9.3.1)
5. ผลของการทบทวนนำไปสู่การปรับปรุงระบบให้ทันสมัยในเรื่องใดบ้าง (ที่มา ข้อ 9.3.3 ร่วมกับข้อ 10.3)

บทความนี้เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเพื่ออธิบายและตีความข้อกำหนด ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน ตัวอย่างทั้งหมดเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย การนำไปใช้จริงให้ยึดตัวมาตรฐานฉบับจริงเป็นหลัก