ISO 45001 ข้อ 5.3 บทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ในองค์กร

ข้อกำหนดต้องการอะไร

สิ่งที่ข้อ 5.3 ขอมีสามชั้นซ้อนกัน ชั้นแรกคือผู้บริหารสูงสุดต้องทำให้ความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ของบทบาทที่เกี่ยวข้องภายในระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ถูกมอบหมาย สื่อสาร และเข้าใจตรงกันในทุกระดับขององค์กร ชั้นที่สองคือการกำหนดว่าใครมีอำนาจตัดสินใจในเรื่องใด ชั้นที่สามคือการทำให้ผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนรับผิดชอบต่อส่วนของระบบที่อยู่ในการควบคุมของตน

คำสามคำในชั้นแรกไม่ได้เท่ากัน การมอบหมายคือการระบุว่าใครทำอะไร การสื่อสารคือการทำให้ข้อมูลนั้นไปถึงคนที่ต้องรู้ ส่วนการเข้าใจคือผลลัพธ์ที่ตรวจสอบได้จากตัวคนทำงาน ไม่ใช่จากแฟ้มเอกสาร ข้อกำหนดเขียนคำที่สามไว้ด้วย จึงหมายความว่าการมีผังอำนาจที่ครบถ้วนแต่ไม่มีใครอธิบายได้ว่าตัวเองมีอำนาจอะไร ยังไม่ตอบข้อกำหนดนี้

ชั้นที่สองเป็นจุดที่คำว่า “อำนาจหน้าที่” ทำงาน ความรับผิดชอบบอกว่าใครต้องทำ อำนาจบอกว่าใครตัดสินใจได้โดยไม่ต้องขออนุมัติเพิ่ม สองอย่างนี้ต้องมาคู่กัน ถ้ามอบความรับผิดชอบให้คนหนึ่งแต่อำนาจตัดสินใจอยู่กับอีกคนหนึ่ง ระบบจะมีจุดที่งานหยุดรอโดยไม่มีใครผิด

สิ่งที่มอบหมายต่อไม่ได้

ข้อกำหนดระบุไว้ตรงว่าผู้บริหารสูงสุดยังคงรับผิดชอบโดยรวมต่อการป้องกันการบาดเจ็บและความเจ็บป่วยจากการทำงาน และต่อการจัดให้มีสถานที่ทำงานและกิจกรรมที่ปลอดภัยและมีสุขภาพอนามัยที่ดี ถ้อยคำนี้ปิดทางออกที่ใช้กันในทางปฏิบัติ คือการแต่งตั้งผู้แทนฝ่ายบริหารหรือหัวหน้าหน่วยงานความปลอดภัยแล้วถือว่าความรับผิดชอบย้ายตามไปด้วย

สิ่งที่มอบหมายได้คือหน้าที่ในการดำเนินการ เช่น การจัดทำการชี้บ่งอันตราย การวางแผนการตรวจติดตาม การรวบรวมข้อมูลอุบัติการณ์ สิ่งที่มอบหมายไม่ได้คือการเป็นผู้รับผิดชอบว่าผลลัพธ์ด้านความปลอดภัยขององค์กรจะออกมาอย่างไร ในการตรวจประเมิน ความต่างนี้ปรากฏชัดเมื่อผู้ตรวจถามคำถามเชิงผลลัพธ์กับผู้บริหารสูงสุดโดยตรง ไม่ใช่ถามผ่านผู้ประสานงานระบบ

ผลอีกด้านหนึ่งของถ้อยคำนี้คือการจัดสรรทรัพยากร ถ้าความรับผิดชอบโดยรวมยังอยู่ที่ผู้บริหารสูงสุด การที่ผู้รับมอบหมายไม่มีงบประมาณ ไม่มีเวลา หรือไม่มีอำนาจสั่งหยุดงาน ก็ไม่ใช่ข้อบกพร่องของผู้รับมอบหมาย แต่เป็นข้อบกพร่องของการมอบหมาย

ข้อ 5.3 กับข้อ 5.4 ไม่ใช่เรื่องเดียวกัน

ข้อ 5.4 ว่าด้วยการปรึกษาหารือและการมีส่วนร่วมของผู้ปฏิบัติงาน ส่วนข้อ 5.3 ว่าด้วยบทบาทและอำนาจ ทั้งสองข้อพูดถึงผู้ปฏิบัติงานเหมือนกันแต่คนละมุม

ข้อ 5.4 ถามว่าผู้ปฏิบัติงานได้แสดงความเห็นและมีส่วนตัดสินใจในเรื่องที่กระทบตนหรือไม่ ข้อ 5.3 ถามว่าผู้ปฏิบัติงานรับผิดชอบต่อสิ่งที่ตนควบคุมได้หรือไม่ ตัวอย่างของความต่างคือ การให้ผู้ปฏิบัติงานร่วมทบทวนการประเมินความเสี่ยงของงานที่ตนทำ เป็นเรื่องของข้อ 5.4 ส่วนการที่ผู้ปฏิบัติงานคนเดียวกันมีหน้าที่ตรวจสภาพอุปกรณ์ก่อนเริ่มงานและมีอำนาจไม่เริ่มงานเมื่อสภาพไม่พร้อม เป็นเรื่องของข้อ 5.3

การแยกสองข้อนี้ออกจากกันมีผลต่อการเขียนเอกสารด้วย เอกสารที่ตอบข้อ 5.4 คือบันทึกการหารือและช่องทางรับข้อเสนอ ส่วนเอกสารที่ตอบข้อ 5.3 คือคำบรรยายลักษณะงานที่ระบุอำนาจ และหลักฐานว่าคนในตำแหน่งนั้นรับรู้

ตารางนี้เป็นชุดคำถามที่ผู้เรียบเรียงจัดทำขึ้นจากมุมมองของผู้ตรวจประเมิน ไม่ใช่การสรุปหรือแปลตัวบทของมาตรฐาน

หลักฐานที่ใช้ยืนยันว่าข้อนี้ทำงานจริง

หลักฐานของข้อ 5.3 ไม่ได้อยู่ที่การมีเอกสารเพียงอย่างเดียว เพราะข้อกำหนดพูดถึงความเข้าใจด้วย ในการตรวจประเมิน หลักฐานจึงมาจากสามทางประกอบกัน

ทางแรกคือเอกสารที่ระบุบทบาทและอำนาจ ซึ่งอาจอยู่ในคำบรรยายลักษณะงาน ผังองค์กร คำสั่งแต่งตั้ง หรือขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ระบุผู้มีอำนาจอนุมัติในแต่ละขั้น รูปแบบไม่ใช่ประเด็น ประเด็นคือคนที่ต้องใช้เอกสารนั้นหาเจอ

ทางที่สองคือการสัมภาษณ์คนในบทบาทนั้น คำถามที่ใช้ไม่ใช่ “หน้าที่ของคุณคืออะไร” ซึ่งตอบได้จากการท่องจำ แต่เป็นคำถามเชิงสถานการณ์ เช่น ถ้าพบสิ่งนี้ คุณทำอะไรได้เองบ้าง และต้องแจ้งใคร

ทางที่สามคือร่องรอยจากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริงในองค์กร เช่น บันทึกการหยุดงานเพราะสภาพไม่ปลอดภัย บันทึกการอนุมัติงานที่มีความเสี่ยงสูง หรือบันทึกการรายงานอุบัติการณ์ ร่องรอยเหล่านี้แสดงว่าอำนาจที่เขียนไว้ถูกใช้จริง ซึ่งเป็นหลักฐานที่ผังองค์กรให้ไม่ได้

สำหรับองค์กรในประเทศไทย ยังมีอีกชั้นหนึ่งที่ต้องวางให้สอดคล้องกัน คือโครงสร้างตามกฎหมายด้านความปลอดภัยในการทำงาน ซึ่งกำหนดให้มีเจ้าหน้าที่ความปลอดภัยในการทำงานและคณะกรรมการความปลอดภัยตามลักษณะและขนาดของกิจการ บทบาทตามกฎหมายกับบทบาทที่กำหนดในระบบการจัดการควรอ้างอิงถึงกัน ไม่ใช่เขียนเป็นสองชุดที่ไม่รู้จักกัน มิฉะนั้นองค์กรจะมีผังอำนาจสองฉบับที่ขัดกันเองในวันที่ต้องใช้

อ่านประกอบ: ISO 45001 ข้อ 5.4 การปรึกษาหารือและการมีส่วนร่วมของผู้ปฏิบัติงาน · ISO 45001 ข้อ 5.1 ความเป็นผู้นำและความมุ่งมั่น · ISO 45001 ข้อ 8.1.1 การวางแผนและควบคุมการปฏิบัติงาน

คำถามที่ควรตอบได้

1. ผู้บริหารสูงสุดอธิบายความรับผิดชอบของตนเองต่อการป้องกันการบาดเจ็บและความเจ็บป่วยได้อย่างไร โดยไม่อ้างถึงผู้รับมอบหมาย (ที่มา: ข้อ 5.3 ส่วนที่ว่าด้วยความรับผิดชอบโดยรวมของผู้บริหารสูงสุด)
2. สำหรับแต่ละบทบาทที่กำหนดไว้ อำนาจตัดสินใจที่ให้มาคืออะไร และสิ้นสุดที่ใด (ที่มา: ข้อ 5.3 ส่วนที่ว่าด้วยการมอบหมายความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่)
3. ถ้าสุ่มถามผู้ปฏิบัติงานในกะที่ไม่มีผู้บริหารอยู่ เขาอธิบายอำนาจของตนเองได้หรือไม่ (ที่มา: ข้อ 5.3 ส่วนที่ว่าด้วยการสื่อสารและความเข้าใจภายในองค์กร)
4. มีร่องรอยหรือไม่ว่าอำนาจที่มอบไว้ถูกใช้จริงในรอบปีที่ผ่านมา (ที่มา: ข้อ 5.3 อ่านประกอบกับข้อ 8.1.1)
5. บทบาทตามกฎหมายด้านความปลอดภัยกับบทบาทในระบบการจัดการอ้างอิงถึงกันหรือไม่ (ที่มา: ข้อ 5.3 อ่านประกอบกับข้อ 6.1.3)

บทความใหม่ในชุดเดียวกัน: ISO 22000 ข้อ 5.2 นโยบายความปลอดภัยอาหาร · การตรวจประเมินระยะไกลและการใช้เทคโนโลยีในการตรวจ

บทความนี้เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเพื่ออธิบายและตีความข้อกำหนด ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน ตัวอย่างทั้งหมดเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย การนำไปใช้จริงให้ยึดตัวมาตรฐานฉบับจริงเป็นหลัก