ระบบ ISO9001 ทำเองได้ ตอนที่ 7 บทบาทของ QMR การควบคุมบันทึก

reader 5564 Views

ระบบ ISO9001 ทำเองได้

ตอนที่ 7 บทบาทของ QMR การควบคุมบันทึก

การควบคุมบันทึก เราสามารถที่จะทำการเขียนระเบียบปฏิบัติในการควบคุมบันทึก รวมในคู่มือการควบคุมเอกสารและบันทึก เป็นเล่มเดียวกัน หรือจะแยกเล่มออกมาก็ได้ครับ ตามสะดวก

ในการควบคุมบันทึก สิ่งที่ต้องพิจารณา ประกอบด้วย

  • ชนิดและประเภทของบันทึก – เป็นบันทึกที่เกี่ยวข้องกับข้อกำหนดลูกค้า, กฎหมาย, หรือสินค้า มีส่วนสำคัญในการกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บให้เหมาะสมสอดคล้องกับข้อกำหนดนั้น รวมถึงการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง การป้องกันบันทึกนั้น ๆ ด้วย
  • วิธีการลงบันทึก - ต้องทำการลงบันทึกด้วยปากกา เพื่อให้สามารถอ่านออกได้ภายหลัง ไม่ใช้ดินสอในการลงบันทึก เว้นเสียแต่ว่าจะนำไปแสกนเพื่อจัดเก็บในคอมพิวเตอร์

กรณีเป็นกระดาษแฟกซ์ (ชนิดบาง) ตัวหนังสือจะเลือนเวลาผ่านไปไม่นานต้องทำการสำเนาหรือแสกนเก็บในระบบคอมพิวเตอร์

  • วิธีการจัดเก็บ และการเรียกคืน – การจัดเก็บสามารถเลือกการจัดเก็บเป็นกระดาษ (Hard copy) วิธีนี้นิยมเก็บรวบรวมเป็นรายปี ทำป้ายชี้บ่ง บอกชนิดของบันทึกและกำหนดอายุการจัดเก็บไว้ที่ป้ายชี้บ่ง

หรือเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิคส์ (Soft copy) ซึ่งต้องกำหนดวิธีการระบุชนิดเอกสาร โครงสร้างการจัดเก็บให้ดี เนื่องจากอาจจะมีปัญหาเมื่อทำการค้นหา สอบกลับ หากต้องการนำมาใช้

  • การป้องกันการเสียหาย หรือสูญหายกรณีเป็นกระดาษ การเสียหายอาจเกิดจากการจัดเก็บในสถานที่มีความชื้น, เปียก หรือเก็บในมีปลวก หากเก็บไว้นานจะทำให้บันทึกเสียหายได้

เอกสารสำคัญที่เป็นความลับ ต้องกำหนดการเข้าถึงให้ชัดเจน เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหล

กรณีเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิคส์ (Soft copy) ต้องกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึง, การอ่าน, การเปลี่ยนแปลงบันทึกดังกล่าว นอกจากนี้ต้องมีการป้องกันไวรัส, การป้องกันการโจมตีจากภายนอก และกำหนดให้มีการทำบันทึกสำรอง (Back up) อย่างสม่ำเสมอด้วย

  • การกำจัดทำลาย – กำหนดสิทธิ์การกำจัดทำลายบันทึกและวิธีการกำจัดทำลาย อย่างเหมาะสมตามชนิดของบันทึกและความสำคัญ เราสามารถกำหนดสิทธิ์ในการอนุมัติไว้ที่ QMR และวิธีการทำลายอาจใช้การ Recycle, re-use หากเป็นบันทึกทั่วไป, กรณีเป็นบันทึกสำคัญหรือเป็นความลับจำเป็นต้องใช้การย่อยด้วยเครื่องหรือเผา

 

สำหรับตัวอย่างของระเบียบปฏิบัติ เรื่องการควบคุมบันทึก สามารถดูได้จากบทความก่อนหน้านี้ครับ เราสามารถแยกเล่มออกมาได้หากต้องการ

 

 

ตอนหน้า ตอนที่ 8 มาดู บทบาทหน้าที่ของ QMR ในการจัดทำระบบส่วนกลางต่อกันครับ

#ISO9001ทำเองได้, #ISO9001:2015, #QMR, #DocumentControl, #DCC