ระบบ ISO9001 ทำเองได้
ตอนที่ 7 บทบาทของ QMR การควบคุมบันทึก
การควบคุมบันทึก เราสามารถที่จะทำการเขียนระเบียบปฏิบัติในการควบคุมบันทึก รวมในคู่มือการควบคุมเอกสารและบันทึก เป็นเล่มเดียวกัน หรือจะแยกเล่มออกมาก็ได้ครับ ตามสะดวก
ในการควบคุมบันทึก สิ่งที่ต้องพิจารณา ประกอบด้วย
- ชนิดและประเภทของบันทึก – เป็นบันทึกที่เกี่ยวข้องกับข้อกำหนดลูกค้า, กฎหมาย, หรือสินค้า มีส่วนสำคัญในการกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บให้เหมาะสมสอดคล้องกับข้อกำหนดนั้น รวมถึงการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง การป้องกันบันทึกนั้น ๆ ด้วย
- วิธีการลงบันทึก - ต้องทำการลงบันทึกด้วยปากกา เพื่อให้สามารถอ่านออกได้ภายหลัง ไม่ใช้ดินสอในการลงบันทึก เว้นเสียแต่ว่าจะนำไปแสกนเพื่อจัดเก็บในคอมพิวเตอร์
กรณีเป็นกระดาษแฟกซ์ (ชนิดบาง) ตัวหนังสือจะเลือนเวลาผ่านไปไม่นานต้องทำการสำเนาหรือแสกนเก็บในระบบคอมพิวเตอร์
- วิธีการจัดเก็บ และการเรียกคืน – การจัดเก็บสามารถเลือกการจัดเก็บเป็นกระดาษ (Hard copy) วิธีนี้นิยมเก็บรวบรวมเป็นรายปี ทำป้ายชี้บ่ง บอกชนิดของบันทึกและกำหนดอายุการจัดเก็บไว้ที่ป้ายชี้บ่ง
หรือเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิคส์ (Soft copy) ซึ่งต้องกำหนดวิธีการระบุชนิดเอกสาร โครงสร้างการจัดเก็บให้ดี เนื่องจากอาจจะมีปัญหาเมื่อทำการค้นหา สอบกลับ หากต้องการนำมาใช้
- การป้องกันการเสียหาย หรือสูญหาย – กรณีเป็นกระดาษ การเสียหายอาจเกิดจากการจัดเก็บในสถานที่มีความชื้น, เปียก หรือเก็บในมีปลวก หากเก็บไว้นานจะทำให้บันทึกเสียหายได้
เอกสารสำคัญที่เป็นความลับ ต้องกำหนดการเข้าถึงให้ชัดเจน เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหล
กรณีเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิคส์ (Soft copy) ต้องกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึง, การอ่าน, การเปลี่ยนแปลงบันทึกดังกล่าว นอกจากนี้ต้องมีการป้องกันไวรัส, การป้องกันการโจมตีจากภายนอก และกำหนดให้มีการทำบันทึกสำรอง (Back up) อย่างสม่ำเสมอด้วย
- การกำจัดทำลาย – กำหนดสิทธิ์การกำจัดทำลายบันทึกและวิธีการกำจัดทำลาย อย่างเหมาะสมตามชนิดของบันทึกและความสำคัญ เราสามารถกำหนดสิทธิ์ในการอนุมัติไว้ที่ QMR และวิธีการทำลายอาจใช้การ Recycle, re-use หากเป็นบันทึกทั่วไป, กรณีเป็นบันทึกสำคัญหรือเป็นความลับจำเป็นต้องใช้การย่อยด้วยเครื่องหรือเผา
สำหรับตัวอย่างของระเบียบปฏิบัติ เรื่องการควบคุมบันทึก สามารถดูได้จากบทความก่อนหน้านี้ครับ เราสามารถแยกเล่มออกมาได้หากต้องการ
ตอนหน้า ตอนที่ 8 มาดู บทบาทหน้าที่ของ QMR ในการจัดทำระบบส่วนกลางต่อกันครับ
#ISO9001ทำเองได้, #ISO9001:2015, #QMR, #DocumentControl, #DCC