ปลายทางของการบริหารการเปลี่ยนแปลงในห่วงโซ่อุปทาน คือ ความสอดคล้องตามข้อกำหนดของลูกค้า ซึ่งส่วนใหญ่คือหน่วยธุรกิจ หรือผู้ใช้งานโดยตรง
การบริหารการเปลี่ยนแปลงใน ห่วงโซ่อุปทาน เพื่อให้เกิดความสอดคล้องกับข้อกำหนดลูกค้า โดยส่วนใหญ่ จะเป็นลูกค้ากลุ่มธุรกิจ เป็นหลัก ส่วนกรณีที่ลูกค้า เป็นผู้ใช้งานโดยตรง การควบคุมอาจจะมีการแตกต่างเล็กน้อย เพราะส่วนใหญ่องค์กรจะเป็น ผู้รับผิดชอบการออกแบบผลิตภัณฑ์หรือบริการเอง
Trigger Point หรือจุดตั้งต้นในการเปลี่ยนแปลง มาจากได้ทั้ง 3 แหล่ง
โดยอาจจะมาจาก
- ผู้ขายหรือ supplier
- องค์กรหรือบริษัทที่เราอยู่
- ลูกค้า
ในการควบคุมการเปลี่ยนแปลง แต่ละบริษัทมักจะมีเอกสารคู่มือที่เรียกว่า คู่มือการบริหารการเปลี่ยนแปลง ( Change Management procedure) เอาไว้ควบคุมการเปลี่ยนแปลง 3 ระดับ Management System (ระดับระบบบริหารองค์กร), Manufacturing process (ระดับกระบวนการผลิต), และ Product (ระดับผลิตภัณฑ์) ซึ่งส่วนใหญ่จะรองรับ การเปลี่ยนแปลงที่มาจากทั้ง 3 กรณี 1, 2, และ 3
- การเปลี่ยนแปลงจากผู้ขาย (Supplier)
สำหรับกรณีนี้เป็นการเปลี่ยนแปลงที่ผลิตภัณฑ์ หรือกระบวนการผลิต และมี Trigger Point มาจากผู้ขายหรือ supplier มาตรการควบคุมส่วนใหญ่ องค์กรจะกำหนดอยู่ในรูปแบบเอกสารที่เรียกว่า Supplier Quality Manual, หรือ Supplier Control Process, Technical specification, หรือชื่ออื่นๆ
เอกสารนี้เอาไว้ใช้ในการสื่อสาร ควบคุม เพื่อให้ผู้ขายปฏิบัติตามมาตรการที่กำหนดในเล่มนี้ทั้งหมด
ส่วนหนึ่งในเอกสารเล่มนี้จะพูดถึงเรื่องของการ กำหนดการเปลี่ยนแปลง จากผู้ขาย โดยจะเขียนรายละเอียดว่า กรณีใดต้องมีการแจ้งและขออนุมัติการเปลี่ยนแปลงจากลูกค้า, กรณีใดที่ไม่จำเป็นต้องแจ้ง
กรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงวัตถุดิบ, กระบวนการผลิต หรืออื่นๆ ที่มีผลต่อ คุณภาพผลิตภัณฑ์โดยตรง หรือว่าเข้าข่ายต้อง มีการแจ้งร้องขออนุมัติการเปลี่ยนแปลงจากลูกค้าก่อน
เอกสารที่บังคับให้ ผู้ขายทำการแจ้ง อาจจะเรียกว่า เอกสารร้องขอการเปลี่ยนแปลงทางวิศวกรรม (ECR), หรืออาจชื่อแบบฟอร์มอื่น เช่น SREA เป็นต้น
มาตรการควบคุมจะมีการกำหนด เรื่องของระยะเวลาในการร้องขอ เช่นต้องมีการร้องขอ ล่วงหน้า ก่อนแผนงานที่จะทำการปรับเปลี่ยนล่วงหน้า เป็นเวลากี่วัน, เงื่อนไขกรณีที่สามารถขอ แก้ไขได้, เอกสารแนบประกอบการร้องขอการเปลี่ยนแปลงต่างๆ เช่น drawing, specification, รวมถึงอาจจะขอ PPAP file, FA Result หรืออื่นๆ โดยในการเปลี่ยนแปลงนี้เงื่อนไขการอนุมัติการเปลี่ยนแปลงจากผู้ขายอาจจะจำเป็นต้องทำการขออนุมัติจากลูกค้าอีกลำดับชั้นหนึ่งก่อนด้วย หากมีการกำหนดเงื่อนไขโดยลูกค้าขององค์กรเรา
- การเปลี่ยนแปลงภายในองค์กร
การเปลี่ยนแปลงในองค์กร จะมีการควบคุมทั้ง 3 ระดับ คือ Management System (ระดับระบบบริหารองค์กร), Manufacturing process (ระดับกระบวนการผลิต), และ Product (ระดับผลิตภัณฑ์)
- โดยการเปลี่ยนแปลงระดับ Management System (ระดับระบบบริหารองค์กร) จะมีการบริหารการเปลี่ยนแปลงเป็นไปตามข้อกำหนด 6.3 การวางแผนการเปลี่ยนแปลง โดยต้องมีการระบุความจำเป็นในการวางแผนการเปลี่ยนแปลง ของระบบบริหาร และประเมินความเสี่ยง ก่อนทำการวางแผนการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงระดับนี้ เช่น การเปลี่ยนขอบข่ายระบบบริหารคุณภาพ (เพิ่มการออกแบบผลิตภัณฑ์, มีผลิตภัณฑ์ใหม่ในขอบข่าย), การขยายขอบเขตให้การรับรอง (เพิ่มสถานที่ผลิตในขอบข่าย), ปรับผังองค์กร หรืออื่น ๆ ซึ่งผลการดำเนินการเป็นส่วนหนึ่งของการทบทวนฝ่ายบริหาร
- การเปลี่ยนแปลงระดับ Manufacturing process (ระดับกระบวนการผลิต) การเปลี่ยนแปลงประเภทนี้ เช่น การเปลี่ยนลำดับหรือกระบวนการ (Process flow), เปลี่ยนเทคโนโลยีการผลิต, เปลี่ยนแปลงไปใช้เครื่องที่ไม่ได้รับการอนุมัติโดยลูกค้า (ถ้ามี) หรืออื่น ๆ ที่อาจมีผลต่อคุณภาพผลิตภัณฑ์ที่ลูกค้าได้มีการอนุมัติหรือยอมรับระดับคุณภาพไว้ กรณีนี้ต้องมีการกำหนดความจำเป็ฯ ในการเปลี่ยนแปลง ประเมินความเสี่ยง ดำเนินการวางแผนการเปลี่ยนแปลง ทดลองการเปลี่ยนแปลง และอนุมัติภายใน ก่อนนำเสนอให้กับลูกค้าเพื่อทำการพิจารณาอนุมัติการเปลี่ยนแปลงไปใช้
ส่วนการเปลี่ยนแปลงภายใน ที่ไม่กระทบกับความสอดคล้องกับข้อกำหนดลูกค้า
ในการควบคุมการเปลี่ยนแปลง โดยส่วนใหญ่ จะมีการกำหนดมาตรการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่เรียกว่า 4M change หรือการควบคุมการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการผลิตที่เกิดจาก Man, Machine, Material, Method ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการผลิต โดยมีการกำหนดเงื่อนไขให้ครอบคลุมว่าหากมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นให้ทำการบันทึก ส่วนที่มีการเบี่ยงเบนไปจากเงื่อนไขการทำงานในกระบวนการผลิตปกติ เช่น เปลี่ยนพารามิเตอร์เครื่องจักร, เปลี่ยนล็อตการผลิตวัตถุดิบ, เปลี่ยนพนักงานประจำเครื่อง เป็นต้น ซึ่งจะทำการบันทึกเพื่อให้สามารถทำการสอบกลับได้
- การเปลี่ยนแปลงระดับ Product (ระดับผลิตภัณฑ์) ในการเปลี่ยนแปลงระดับผลิตภัณฑ์ หากเป็นผลิตภัณฑ์ที่รับผิดชอบการออกแบบโดยลูกค้า การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับผลิตภัณฑ์ องค์กรต้องทำการร้องขออนุมัติการเปลี่ยนแปลงทางวิศวกรรม (Engineering change request) ไปที่ลูกค้าก่อน โดยให้เป็นไปตามเงื่อนไขที่ลูกค้ากำหนดว่า การร้องขอการเปลี่ยนแปลงต้องใช้แบบฟอร์มใด หลักฐานประกอบอะไรบ้าง
- การเปลี่ยนแปลงจากลูกค้า
การเปลี่ยนแปลงจากลูกค้า ส่วนใหญ่จะเป็นการร้องขอให้องค์กรเราทำการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ หรือกระบวนการผลิต โดยเอกสารส่วนมากจะเป็นการแจ้งการเปลี่ยนแปลง เช่น เอกสาร ECN (Engineering Change Notice) การแจ้งการเปลี่ยนแปลงทางวิศวกรรม, ECI (Engineering Change Instruction) คำสั่งการเปลี่ยนแปลงทางวิศวกรรม, EO (Engineering change order) หรือแบบฟอร์มอื่น ๆ ตามแต่ลูกค้าแต่ละรายจะกำหนดขึ้น แต่ทั้งหมดเพื่อวัตถุประสงค์แจ้งการเปลี่ยนแปลงให้กับผู้ขายทราบ และดำเนินการตามที่มีการแจ้ง
กระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงนี้ โดยทั่วไปเมื่อรับคำสั่งการเปลี่ยนแปลงแล้ว องค์กรต้องทำการทบทวนการเปลี่ยนแปลง และตอบสนองตามความต้องการของลูกค้า เช่น แจ้งว่าทำได้หรือไม่ได้ / แจ้งกำหนดการที่สามารถดำเนินการได้ หรือ กรณีมีค่าใช้จ่ายอาจจะต้องมีการทบทวนข้อตกลงเงื่อนไขทางการค้าเพิ่มเติม
หลังจากตกลงดำเนินการ จะมีการจัดทำแผนงานรองรับการเปลี่ยนแปลง เช่น แผนงานการจัดซื้อวัตถุดิบใหม่ที่มีการเปลี่ยนแปลง, แผนทดลอง (Trial run), แผนการส่งมอบผลิตภัณฑ์ล็อตแรก (First lot shipment) เป็นต้น