ISO 22000 ข้อ 6.3 การวางแผนการเปลี่ยนแปลง: เมื่อการเปลี่ยนตัวบุคคลเป็นการเปลี่ยนแปลงของระบบ

ISO 22000:2018 ข้อ 6.3 การวางแผนการเปลี่ยนแปลง (Planning of changes) มีวลีหนึ่งที่เขียนไว้ชัดในตัวข้อกำหนด คือการเปลี่ยนแปลงของระบบรวมถึง “การเปลี่ยนแปลงด้านบุคลากร (personnel changes)” เมื่ออ่านข้อ 6.3 ท่านอาจนึกถึงการเปลี่ยนเครื่องจักรหรือเปลี่ยนสูตรก่อน แต่วลีนี้บอกว่าการเปลี่ยนตัวคนก็อยู่ในข้อนี้ด้วย บทความนี้พาท่านดูว่าวลีนี้มีผลต่อการอ่านข้อ 6.3 อย่างไร แยกข้อ 6.3 ออกจากข้ออื่นที่ว่าด้วยการเปลี่ยนแปลง และปิดท้ายด้วยกรณีสมมติของโรงงานอาหารในประเทศไทย

สรุปภาพรวมของข้อกำหนดนี้

• ข้อ 6.3 ครอบคลุมการเปลี่ยนแปลงที่องค์กรตัดสินใจทำกับระบบการจัดการความปลอดภัยของอาหาร (FSMS) เอง และระบุชัดว่ารวมการเปลี่ยนแปลงด้านบุคลากร ทั้งตัวการเปลี่ยนแปลงและการแจ้งผู้เกี่ยวข้องอยู่ในขอบเขตของการวางแผน
• การลาออกหรือย้ายงานของคนที่มีบทบาทในระบบ เช่น หัวหน้าทีมความปลอดภัยของอาหาร จึงเป็นการเปลี่ยนแปลงของระบบ ไม่ใช่เรื่องของฝ่ายบุคคลเพียงฝ่ายเดียว
• ข้อ 6.3 เน้นการเปลี่ยนแปลงของตัวระบบ ส่วนการเปลี่ยนแปลงด้านการผลิต เช่น การเปลี่ยนวัตถุดิบ เกี่ยวข้องกับข้ออื่นด้วย ได้แก่ ข้อ 8.1 ข้อ 7.4.3 และข้อ 8.6

ข้อ 6.3 ขออะไร

ก่อนอื่นมาดูตัวข้อกำหนดกันก่อน ข้อ 6.3 มีสองส่วน ส่วนแรกกำหนดว่าเมื่อองค์กรเห็นว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง FSMS การเปลี่ยนแปลงนั้นต้องเกิดขึ้นอย่างมีการวางแผน ทั้งการดำเนินการและการสื่อสาร ส่วนที่สองเป็นรายการประเด็นที่องค์กรต้องพิจารณา รายการเต็มขอให้ท่านเปิดจากตัวมาตรฐาน ตัวอย่างหนึ่งในรายการนั้นคือการมอบหมายความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ หรือการมอบหมายใหม่ ซึ่งเป็นประเด็นที่ผูกกับการเปลี่ยนตัวคนโดยตรง

สิ่งที่ข้อ 6.3 ไม่ได้กำหนดก็ควรรู้ไว้เช่นกัน ข้อนี้ไม่ได้กำหนดแบบฟอร์มคำขอเปลี่ยนแปลง ไม่ได้กำหนดคณะกรรมการอนุมัติ และไม่ได้กำหนดระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า คำว่า “อย่างมีการวางแผน” จึงดูได้จากร่องรอยการตัดสินใจที่เกิดขึ้นก่อนการเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่จากชื่อเอกสารที่ท่านมี

ทำไมการเปลี่ยนตัวบุคคลจึงนับเป็นการเปลี่ยนแปลงของระบบ

อันดับถัดมา ลองคิดดูว่าใน FSMS ของท่าน ความรู้ที่ใช้ควบคุมอันตรายส่วนหนึ่งอยู่ที่ตัวคน ไม่ได้อยู่ในเอกสาร เช่น เหตุผลที่ทีมเลือกค่าวิกฤตของขั้นตอนหนึ่ง หรือที่มาของการศึกษายืนยันความถูกต้อง (validation) ของมาตรการควบคุม เมื่อคนนั้นพ้นจากบทบาทไป ความสามารถของระบบในการตัดสินว่ามาตรการควบคุมยังใช้ได้หรือไม่ อาจเปลี่ยนไปด้วย แม้แฟ้มเอกสารยังอยู่ครบ

ในเชิงข้อกำหนด การเปลี่ยนตัวหัวหน้าทีมความปลอดภัยของอาหารเกี่ยวข้องกับข้อกำหนดอย่างน้อยสามข้อพร้อมกัน ข้อ 5.3 ให้ผู้บริหารสูงสุดแต่งตั้งทีมและหัวหน้าทีมความปลอดภัยของอาหาร ข้อ 7.2 ว่าด้วยความสามารถของผู้ที่ทำงานในทีม และข้อ 6.3 ให้การเปลี่ยนแปลงนั้นเกิดขึ้นอย่างมีการวางแผน ถ้าองค์กรจัดการเรื่องนี้ผ่านฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพียงช่องทางเดียว ข้อ 5.3 และข้อ 7.2 อาจมีหลักฐานครบ แต่หลักฐานว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นผ่านการวางแผนตามข้อ 6.3 ก่อนเกิดขึ้นจริง อาจยังหาไม่พบ

กรณีตัวอย่าง (กรณีสมมติ) — โรงงานผลิตซอสพริกบรรจุขวด จังหวัดเชียงใหม่

ผู้จัดการฝ่ายประกันคุณภาพ ซึ่งเป็นหัวหน้าทีมความปลอดภัยของอาหารด้วย ยื่นใบลาออกล่วงหน้า 30 วัน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเปิดรับสมัครทันที และให้หัวหน้าแผนกควบคุมคุณภาพรักษาการแทน ขั้นตอนบรรจุร้อน (hot fill) ของโรงงานนี้เป็นจุดควบคุมวิกฤต และการศึกษายืนยันความถูกต้องของอุณหภูมิบรรจุกับเวลาคว่ำขวดทำโดยผู้จัดการคนเดิม สองสัปดาห์หลังผู้จัดการคนเดิมออกไป เครื่องบรรจุมีการเปลี่ยนหัวฉีด ผู้รักษาการลงนามทวนสอบบันทึกการเฝ้าระวังตามปกติ ขณะที่รายชื่อผู้มีอำนาจทวนสอบในแผนควบคุมอันตรายยังเป็นชื่อผู้จัดการคนเดิม

คำถามที่ตามมาคือ ใครเป็นผู้ตัดสินว่าผู้รักษาการมีอำนาจหน้าที่ใดบ้างในช่วงเปลี่ยนผ่าน การตัดสินนั้นไปถึงพนักงานเฝ้าระวังที่ขั้นตอนบรรจุร้อนหรือไม่ และเมื่อเปลี่ยนหัวฉีดแล้ว ในทีมที่เหลืออยู่มีผู้ใดที่มีความรู้พอจะพิจารณาว่าผลการศึกษายืนยันความถูกต้องเดิมยังใช้ได้หรือไม่

ข้อ 6.3 กับข้ออื่นที่เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง

ISO 22000:2018 มีหลายข้อที่ว่าด้วยการเปลี่ยนแปลง ถ้าท่านแยกบทบาทของแต่ละข้อได้ จะเห็นว่าการเปลี่ยนแปลงหนึ่งเรื่องไปเกี่ยวกับข้อใดบ้าง ข้อ 6.3 เน้นการเปลี่ยนแปลงของตัวระบบ เช่น โครงสร้างทีม ขอบเขต หรือการรวมระบบเข้ากับมาตรฐานอื่น ข้อ 8.1 การวางแผนและการควบคุมการปฏิบัติการ ว่าด้วยการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่วางแผนไว้ในการปฏิบัติการ ข้อ 7.4.3 การสื่อสารภายใน ว่าด้วยการแจ้งทีมความปลอดภัยของอาหารให้ทันเวลาเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงตามรายการในข้อนั้น ซึ่งมีทั้งเรื่องการผลิตและเรื่องบุคลากร ตัวอย่างหนึ่งคือการเปลี่ยนวัตถุดิบ ส่วนข้อ 8.6 ว่าด้วยการทำให้ข้อมูลที่ระบุโปรแกรมพื้นฐาน (PRPs) และแผนควบคุมอันตรายเป็นปัจจุบัน

“สื่อสารอย่างมีการวางแผน” ครอบคลุมผู้รับข้อมูลกลุ่มใด

สุดท้ายมาดูเรื่องการสื่อสาร ข้อ 6.3 ครอบคลุมการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงด้วย ไม่ใช่เพียงการดำเนินการ ในกรณีเปลี่ยนตัวคน ผู้รับข้อมูลไม่ได้มีเฉพาะสมาชิกทีมความปลอดภัยของอาหาร ลองนึกถึงพนักงานที่มีหน้าที่รายงานเหตุผิดปกติ ซึ่งในช่วงเปลี่ยนผ่านอาจไม่ทราบว่าต้องรายงานถึงใคร และอาจรวมถึงคนภายนอกที่เคยติดต่อกับคนเดิมในเรื่องความปลอดภัยของอาหาร เช่น ลูกค้าที่ส่งเรื่องร้องเรียนถึงผู้จัดการฝ่ายประกันคุณภาพโดยตรง เรื่องหลังนี้เกี่ยวข้องกับข้อ 7.4.2 การสื่อสารภายนอก ท่านลองตรวจตัวเองว่า ถ้าหัวหน้าทีมพ้นจากบทบาทพรุ่งนี้ คนสองกลุ่มนี้จะรู้ได้จากช่องทางใดว่าต้องติดต่อใครแทน

คำถามที่ควรตอบได้

1. เมื่อพนักงานเฝ้าระวังที่ขั้นตอนบรรจุร้อนพบค่าที่ไม่เป็นไปตามค่าวิกฤตในช่วงที่หัวหน้าทีมคนเดิมออกไปแล้ว พนักงานรู้หรือไม่ว่าต้องรายงานใคร และรู้จากช่องทางใด
   ที่มา: ข้อ 6.3 การวางแผนการเปลี่ยนแปลง; ข้อ 7.4.3 การสื่อสารภายใน
2. ในทีมความปลอดภัยของอาหาร มีความรู้ส่วนใดที่อยู่กับคนเพียงคนเดียว และองค์กรทราบเรื่องนี้จากหลักฐานใด
   ที่มา: ข้อ 7.2 ความสามารถ; ข้อ 6.3 การวางแผนการเปลี่ยนแปลง
3. การแต่งตั้งผู้รักษาการหรือหัวหน้าทีมคนใหม่ ได้รับการพิจารณาโดยผู้บริหารสูงสุดหรือไม่
   ที่มา: ข้อ 5.3 บทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ในองค์กร

การเปลี่ยนตัวคนเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้กับองค์กรใดก็ตาม สิ่งที่ข้อ 6.3 ขอคือให้คิดเรื่องนี้ก่อนวันที่คนเดิมออกไป ขอให้ท่านอธิบายการเปลี่ยนผ่านครั้งล่าสุดของทีมได้ด้วยความสบายใจ

อ่านต่อในบทความที่เกี่ยวข้อง

• ISO 22000 ข้อ 5.3 บทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ในองค์กร
• ISO 22000 ข้อ 7.2 และ 7.3 ความสามารถกับความตระหนัก ต่างกันอย่างไร
• การสื่อสารตามข้อ 7.4 ของ ISO 22000:2018
• ISO 22000:2018 ข้อ 8.6 การปรับข้อมูลที่ระบุโปรแกรมพื้นฐาน (PRPs) และแผนควบคุมอันตรายให้เป็นปัจจุบัน
• การจัดการการเปลี่ยนแปลงในระบบบริหารหลายมาตรฐาน รวมได้แค่ไหน
• การตรวจรับรอง ISO 22000 กับ EQA

บทความนี้เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเพื่ออธิบายและตีความข้อกำหนดของ ISO 22000:2018 ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน ตัวอย่างทั้งหมดเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย การนำไปใช้จริงให้ยึดตัวมาตรฐานฉบับจริงเป็นหลัก