ISO 22000 ข้อ 6.3 การวางแผนการเปลี่ยนแปลง: เมื่อการเปลี่ยนตัวบุคคลเป็นการเปลี่ยนแปลงของระบบ

ISO 22000:2018 ข้อ 6.3 การวางแผนการเปลี่ยนแปลง (Planning of changes) มีวลีหนึ่งที่ระบุไว้ชัดในตัวข้อกำหนด คือการเปลี่ยนแปลงของระบบรวมถึง “การเปลี่ยนแปลงด้านบุคลากร (personnel changes)” บทความนี้อธิบายว่าวลีนี้มีผลต่อการตีความข้อ 6.3 อย่างไร แยกข้อ 6.3 ออกจากข้ออื่นที่เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง และยกกรณีสมมติของโรงงานอาหารในประเทศไทย

สรุปสั้นก่อน

• ข้อ 6.3 ครอบคลุมการเปลี่ยนแปลงที่องค์กรตัดสินใจทำกับระบบการจัดการความปลอดภัยของอาหาร (FSMS) เอง และระบุชัดว่ารวมการเปลี่ยนแปลงด้านบุคลากร ทั้งตัวการเปลี่ยนแปลงและการแจ้งผู้เกี่ยวข้องอยู่ในขอบเขตของการวางแผน
• ผู้เรียบเรียงเห็นว่าการลาออกหรือย้ายงานของบุคคลที่ถือบทบาทในระบบ เช่น หัวหน้าทีมความปลอดภัยของอาหาร เป็นการเปลี่ยนแปลงของระบบ ไม่ใช่เรื่องงานบุคคลเพียงอย่างเดียว
• ผู้เรียบเรียงเห็นว่าข้อ 6.3 เน้นการเปลี่ยนแปลงของตัวระบบ ส่วนการเปลี่ยนแปลงด้านการผลิต เช่น การเปลี่ยนวัตถุดิบ เกี่ยวข้องกับข้ออื่นด้วย ได้แก่ ข้อ 8.1 ข้อ 7.4.3 และข้อ 8.6

ข้อ 6.3 ขออะไร

ข้อ 6.3 มีสองส่วน ส่วนแรกกำหนดว่าการเปลี่ยนแปลง FSMS ที่องค์กรเห็นว่าจำเป็นอยู่ภายใต้การวางแผน ทั้งในการดำเนินการและในการสื่อสาร ส่วนที่สองเป็นรายการประเด็นที่องค์กรต้องพิจารณา ซึ่งผู้อ่านต้องเปิดจากตัวมาตรฐาน ตัวอย่างหนึ่งในรายการนั้นคือการมอบหมายความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ หรือการมอบหมายใหม่ ผู้เรียบเรียงเห็นว่าประเด็นนี้ผูกกับการเปลี่ยนแปลงด้านบุคลากรโดยตรง

ข้อ 6.3 ไม่ได้กำหนดแบบฟอร์มคำขอเปลี่ยนแปลง ไม่ได้กำหนดคณะกรรมการอนุมัติ และไม่ได้กำหนดระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า ผู้เรียบเรียงเห็นว่าคำว่า “อย่างมีการวางแผน” จึงแสดงได้จากร่องรอยการตัดสินใจที่เกิดขึ้นก่อนการเปลี่ยนแปลง มากกว่าจากชื่อเอกสาร

ทำไมการเปลี่ยนตัวบุคคลจึงนับเป็นการเปลี่ยนแปลงของระบบ

ผู้เรียบเรียงเห็นว่าใน FSMS ความรู้ที่ใช้ควบคุมอันตรายส่วนหนึ่งอยู่กับบุคคล เช่น เหตุผลที่ทีมเลือกค่าวิกฤตของขั้นตอนหนึ่ง หรือที่มาของการศึกษายืนยันความถูกต้อง (validation) ของมาตรการควบคุม เมื่อบุคคลนั้นออกจากบทบาท ความสามารถของระบบในการตัดสินสถานะของมาตรการควบคุมอาจเปลี่ยนไป แม้เอกสารทุกฉบับยังอยู่ครบ

ในเชิงข้อกำหนด การเปลี่ยนตัวหัวหน้าทีมความปลอดภัยของอาหารเกี่ยวข้องกับข้อกำหนดอย่างน้อยสามข้อพร้อมกัน ได้แก่ ข้อ 5.3 ซึ่งให้ผู้บริหารสูงสุดแต่งตั้งทีมและหัวหน้าทีมความปลอดภัยของอาหาร ข้อ 7.2 ซึ่งเกี่ยวกับความสามารถของผู้ที่ทำงานในทีม และข้อ 6.3 ซึ่งให้การเปลี่ยนแปลงนั้นเกิดขึ้นอย่างมีการวางแผน ผู้เรียบเรียงเห็นว่าถ้าองค์กรจัดการเรื่องนี้ผ่านฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพียงช่องทางเดียว ข้อ 5.3 และข้อ 7.2 อาจมีหลักฐาน แต่ยังไม่มีหลักฐานว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นผ่านการวางแผนตามข้อ 6.3 ก่อนเกิดขึ้น

Case ตัวอย่าง — โรงงานผลิตซอสพริกบรรจุขวด จังหวัดเชียงใหม่

ผู้จัดการฝ่ายประกันคุณภาพซึ่งเป็นหัวหน้าทีมความปลอดภัยของอาหาร ยื่นใบลาออกล่วงหน้า 30 วัน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเปิดรับสมัครทันที และมอบหมายให้หัวหน้าแผนกควบคุมคุณภาพรักษาการ ขั้นตอนบรรจุร้อน (hot fill) ของโรงงานเป็นจุดควบคุมวิกฤต การศึกษายืนยันความถูกต้องของอุณหภูมิบรรจุและเวลาคว่ำขวดทำโดยผู้จัดการคนเดิม หลังผู้จัดการคนเดิมออกไปสองสัปดาห์ เครื่องบรรจุมีการเปลี่ยนหัวฉีด ผู้รักษาการลงนามทวนสอบบันทึกการเฝ้าระวังตามปกติ ขณะที่รายชื่อผู้มีอำนาจทวนสอบที่ระบุในแผนควบคุมอันตรายยังเป็นชื่อผู้จัดการคนเดิม

คำถามที่ผู้เรียบเรียงเห็นว่าตามมามีดังนี้ ใครเป็นผู้ตัดสินว่าผู้รักษาการมีอำนาจหน้าที่ใดบ้างในช่วงเปลี่ยนผ่าน การตัดสินนั้นสื่อสารไปถึงพนักงานเฝ้าระวังที่ขั้นตอนบรรจุร้อนหรือไม่ และเมื่อมีการเปลี่ยนหัวฉีด มีผู้ใดในทีมที่เหลืออยู่ซึ่งมีความรู้พอจะพิจารณาว่าผลการศึกษายืนยันความถูกต้องเดิมยังใช้ได้หรือไม่

ข้อ 6.3 กับข้ออื่นที่เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง

ISO 22000:2018 มีหลายข้อที่เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง ผู้เรียบเรียงเห็นว่าการแยกบทบาทของแต่ละข้อช่วยให้เห็นว่าการเปลี่ยนแปลงหนึ่งเรื่องเกี่ยวข้องกับข้อกำหนดข้อใดบ้าง ผู้เรียบเรียงเห็นว่าข้อ 6.3 เน้นการเปลี่ยนแปลงของตัวระบบ เช่น โครงสร้างทีม ขอบเขต หรือการรวมระบบเข้ากับมาตรฐานอื่น ข้อ 8.1 การวางแผนและการควบคุมการปฏิบัติการ เกี่ยวกับการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่วางแผนไว้ในการปฏิบัติการ ข้อ 7.4.3 การสื่อสารภายใน เกี่ยวกับการแจ้งทีมความปลอดภัยของอาหารให้ทันเวลาเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงตามรายการในข้อนั้น ซึ่งมีทั้งเรื่องการผลิตและเรื่องบุคลากร ตัวอย่างหนึ่งคือการเปลี่ยนวัตถุดิบ ส่วนข้อ 8.6 เกี่ยวกับการทำให้ข้อมูลที่ระบุโปรแกรมพื้นฐาน (PRPs) และแผนควบคุมอันตรายเป็นปัจจุบัน

“สื่อสารอย่างมีการวางแผน” ครอบคลุมผู้รับข้อมูลกลุ่มใด

ข้อ 6.3 ครอบคลุมการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงด้วย ไม่ใช่เพียงการดำเนินการ ผู้เรียบเรียงเห็นว่าในกรณีการเปลี่ยนตัวบุคคล ผู้รับข้อมูลไม่ได้มีเฉพาะสมาชิกทีมความปลอดภัยของอาหาร แต่รวมถึงพนักงานที่มีหน้าที่รายงานเหตุผิดปกติ ซึ่งในช่วงเปลี่ยนผ่านอาจไม่ทราบว่ารายงานถึงผู้ใด และอาจรวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกที่ติดต่อกับบุคคลนั้นในเรื่องความปลอดภัยของอาหาร เช่น ลูกค้าที่ส่งเรื่องร้องเรียนถึงผู้จัดการฝ่ายประกันคุณภาพโดยตรง ซึ่งเกี่ยวข้องกับข้อ 7.4.2 การสื่อสารภายนอก

คำถามที่ควรตอบได้

1. เมื่อพนักงานเฝ้าระวังที่ขั้นตอนบรรจุร้อนพบค่าที่ไม่เป็นไปตามค่าวิกฤตในช่วงที่หัวหน้าทีมคนเดิมออกไปแล้ว พนักงานรู้หรือไม่ว่าต้องรายงานใคร และรู้จากช่องทางใด
   ที่มา: ข้อ 6.3 การวางแผนการเปลี่ยนแปลง; ข้อ 7.4.3 การสื่อสารภายใน
2. ในทีมความปลอดภัยของอาหาร มีความรู้ส่วนใดที่อยู่กับบุคคลเพียงคนเดียว และองค์กรทราบเรื่องนี้จากหลักฐานใด
   ที่มา: ข้อ 7.2 ความสามารถ; ข้อ 6.3 การวางแผนการเปลี่ยนแปลง
3. การแต่งตั้งผู้รักษาการหรือหัวหน้าทีมคนใหม่ ได้รับการพิจารณาโดยผู้บริหารสูงสุดหรือไม่
   ที่มา: ข้อ 5.3 บทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ในองค์กร

อ่านต่อในบทความที่เกี่ยวข้อง

• ISO 22000 ข้อ 5.3 บทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ในองค์กร
• ISO 22000 ข้อ 7.2 และ 7.3 ความสามารถกับความตระหนัก ต่างกันอย่างไร
• การสื่อสารตามข้อ 7.4 ของ ISO 22000:2018
• ISO 22000:2018 ข้อ 8.6 การปรับข้อมูลที่ระบุโปรแกรมพื้นฐาน (PRPs) และแผนควบคุมอันตรายให้เป็นปัจจุบัน
• การจัดการการเปลี่ยนแปลงในระบบบริหารหลายมาตรฐาน รวมได้แค่ไหน
• การตรวจรับรอง ISO 22000 กับ EQA

บทความนี้เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเพื่ออธิบายและตีความข้อกำหนดของ ISO 22000:2018 ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน ตัวอย่างทั้งหมดเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย การนำไปใช้จริงให้ยึดตัวมาตรฐานฉบับจริงเป็นหลัก