ระบบบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ คืออะไร
Business Continuity Management System (BCMS) เป็นระบบบริหารที่องค์กรใช้ในการให้ความสำคัญในการดำเนินการธุรกิจที่สำคัญในช่วงเวลาขณะและหลังจากเกิดเหตุการณ์ที่ก่อให้เกิดการหยุดชะงัก กระบวนการนี้รวมถึงการทำ Business Impact Analysis (BIA) เพื่อระบุหน่วยธุรกิจ, กระบวนการ, กิจกรรมที่สำคัญ, การประเมินความเสี่ยง และการพัฒนาแผนความต่อเนื่องของธุรกิจอย่างละเอียด นอกจากนี้ยังรวมถึงการบริหารจัดการวิกฤติ, การฝึกอบรมพนักงาน, การทดสอบเป็นประจำ และการปรับปรุงต่อเนื่องเพื่อเสริมสร้างความสามารถในการตอบสนองสถานการณ์ที่คาดไม่ถึงอย่างมีประสิทธิภาพ
สรุปคือ BCMS ช่วยให้องค์กรเตรียมความพร้อมและจัดการกับหยุดชะงักที่ไม่คาดคิดโดยการระบุกระบวนการที่สำคัญ, ประเมินความเสี่ยง และดำเนินการตามแผน และกระบวนการเพื่อให้การดำเนินการธุรกิจทำงานได้ต่อเนื่อง การดำเนินการนี้เป็นการบริหารความเปลี่ยนแปลงขององค์กร, การฝึกอบรมพนักงานและการทดสอบเป็นประจำเพื่อเสริมสร้างความเชี่ยวชาญ, และความสามารถในการปรับตัวในสถานการณ์ที่มีความเสี่ยง และอาจเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว
การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจคืออะไร
การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (BIA) เป็นกระบวนการที่เป็นระบบที่องค์กรใช้ในการประเมินและประเมินผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการหยุดชะงักของการดำเนินธุรกิจตามปกติ เป้าหมายหลักของการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจคือการระบุและจัดลำดับความสำคัญของหน่วยธุรกิจ, กระบวนการ และทรัพยากรทางธุรกิจที่สำคัญ รวมถึงการวัดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากเหตุการณ์ หรือภัยคุกคามต่างๆ เช่น ภัยธรรมชาติ, การโจมตีทางไซเบอร์, ไฟฟ้าดับ, การหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทาน หรือ เหตุการณ์อื่น ๆ ที่อาจส่งผลเสียต่อองค์กร
โดยทั่วไปกระบวนการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (BIA) จะมีขั้นตอนที่สำคัญต่อไปนี้
- การระบุหน่วยธุรกิจ: ระบุและจัดทำเอกสารหน่วยธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญทั้งหมดภายในองค์กร ซึ่งอาจรวมถึง การผลิต, การขาย, การสนับสนุนลูกค้า, การดําเนินงานทางการเงิน, ระบบไอทีและอื่น ๆ
- การประเมินผลกระทบ: วิเคราะห์ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการหยุดชะงักในแต่ละหน่วยธุรกิจที่ระบุ โดยจะเกี่ยวข้องกับการระบุผลกระทบทางการเงิน, การดําเนินงาน, ชื่อเสียง, กฎหมายและกฎระเบียบที่อาจเกิดขึ้นจากการหยุดการดำเนินการหรือไม่พร้อมใช้งาน
- Maximum Tolerable Period of Disruption (MTPD), Recovery Time Objectives (RTO) และ Recovery Point Objectives (RPO): ระบุค่าระยะเวลาที่นานที่สุดที่ยอมให้การดำเนินงานหยุดชะงัก (MTPD), และระบุค่าระยะเวลาเป้าหมายการฟื้นคืน Recovery Time Objectives (RTO) และ Recovery Point Objectives (RPO) สำหรับแต่ละหน่วยทางธุรกิจหรือกระบวนการที่สำคัญ โดย RTO < MTPD
- การรวบรวมข้อมูล: รวบรวมข้อมูลผ่านการสํารวจการสัมภาษณ์และวิธีการอื่น ๆ เพื่อทำความเข้าใจการพึ่งพาระหว่างหน่วยธุรกิจหรือกระบวนการที่แตกต่างกัน ความต้องการทรัพยากรและการพึ่งพาซึ่งกันและกันกับผู้ขาย หรือคู่ค้า บุคคลที่สาม
- การประเมินความเสี่ยง: ประเมินความเสี่ยงและช่องโหว่ที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อหน่วยธุรกิจและกระบวนการที่สำคัญขององค์กร ซึ่งรวมถึงการประเมินความเป็นไปได้ของเหตุการณ์เฉพาะที่เกิดขึ้นและความรุนแรงที่อาจเกิดขึ้น
- การวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ: จากผลการวิเคราะห์ BIA จะถูกนำไปพัฒนาและใช้กลยุทธ์เพื่อรักษาหรือฟื้นฟู หน่วยธุรกิจหรือกระบวนการที่สำคัญให้บรรลุตามกรอบเวลา RTO และ RPO ที่กำหนดขึ้น กลยุทธ์เหล่านี้อาจรวมถึงระบบสำรอง, การสํารองข้อมูล, แผนการกู้คืนต่าง ๆ, การตอบสนองอุบัติการณ์, และการเตรียมการฉุกเฉิน และอื่น ๆ
- การทบทวนและอัพเดทอย่างสม่ำเสมอ: การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ ไม่ใช่การดำเนินการแบบครั้งเดียวแล้วจบ ควรมีการทบทวนและปรับปรุงเป็นระยะเพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างกระบวนการเทคโนโลยีและความเสี่ยงขององค์กร
ด้วยการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจองค์กรจะได้รับข้อมูลเชิงลึก เกี่ยวกับช่องโหว่และความเสี่ยง ทำให้องค์กรสามารถพัฒนากระบวนการเพื่อให้เกิดความต่อเนื่องทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพและแผนการกู้คืนความเสียหาย แผนเหล่านี้ช่วยให้องค์กรลดผลกระทบของการหยุดชะงักและรับรองความสามารถในการดําเนินงานที่จําเป็นต่อไปในสถานการณ์ที่ไม่เอื้ออํานวย ปกป้องชื่อเสียง ความไว้วางใจของลูกค้าและความมั่นคงทางธุรกิจโดยรวม
ทำไปแล้วได้ประโยชน์อะไร
ระบบการบริหารจัดการความต่อเนื่องของธุรกิจ (Business Continuity Management System - BCMS) นั้นมีประโยชน์มากมายสำหรับองค์กร รวมถึง:
- ความพร้อมในการจัดการวิกฤติ: BCMS ช่วยเตรียมความพร้อมในการจัดการกับสถานการณ์วิกฤติที่ไม่คาดคิด เช่น ภัยธรรมชาติ การโจมตีไซเบอร์ หรือปัญหาในการจัดซื้อจัดหา องค์กรที่มี BCMS ทำการวางแผนความต่อเนื่องของธุรกิจเป็นที่เรียบร้อย ทำให้สามารถระบุหน่วยธุรกิจ, กระบวนการที่สำคัญและมีแผนการดำเนินการที่ถูกต้อง เพื่อลดความเสี่ยงและความเสียหายในกรณีเกิดเหตุการณ์
- ความเสถียรภาพของธุรกิจ: มี BCMS ช่วยให้องค์กรมีความเสถียรภาพในธุรกิจ เพราะสามารถรักษาความต่อเนื่องของกิจการและการให้บริการได้ การทำการวางแผนความต่อเนื่องในช่วงวิกฤติช่วยลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อกิจการ รวมถึงทำให้องค์กรกู้คืนและกลับมาดำเนินธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว
- ส่งเสริมความน่าเชื่อถือ: การมี BCMS ช่วยเสริมสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กรกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง เช่น ลูกค้า, คู่ค้า, นักลงทุน และหน่วยงานกำกับดูแล โดยทำให้เกิดความมั่นใจในความพร้อมขององค์กรในการจัดการกับวิกฤติและความเสี่ยง
- การประหยัดค่าใช้จ่าย: BCMS ช่วยลดค่าใช้จ่ายในกรณีที่เกิดภัยความเสียหาย เพราะการวางแผนความต่อเนื่องทำให้องค์กรสามารถตอบสนองและกู้คืนมาได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังลดความเสียหายในทางกฎหมายและความเสียหายต่อสิ่งที่มีอยู่ในทางกายภาพ
- การปฏิบัติตามกฎหมายและข้อกำหนด: ในบางกลุ่มอุตสาหกรรมและบางประเทศ มีข้อกำหนดที่กำหนดให้องค์กรดำเนินการ BCMS เป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติตามกฎหมาย การดำเนินการ BCMS ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้
มีในมาตรฐาน หรืออุตสาหกรรมใดบ้าง
- มาตรฐาน ISO22301:2019 Business Continuity Management System ระบบบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ เป็นข้อกำหนดหลักในการดำเนินการ
- มาตรฐาน ISO/IEC27001:2022 Information Security Management System ระบบบริหารความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ เป็นส่วนหนึ่งของมาตรการควบคุมอ้างอิงตาม Annex A เพื่อความต่อเนื่องในการให้บริการตามวัตถุประสงค์
- มาตรฐาน IATF16949:2016 Quality Management System Requirements for Automotive เป็นส่วนหนึ่งของแผนฉุกเฉิน โดยอาจจะไม่ได้กล่าวถึงโดยตรง แต่ก็สามารถนำมาใช้ประกอบเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี (Best practice)
ตัวอย่างเอกสารการประเมินผลกระทบทางธุรกิจ
ระเบียบปฏิบัติการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ
หากมีข้อสงสัยเพิ่มเติมสามารถ ติดต่อสอบถาม หรือ เข้ากลุ่มแลกเปลี่ยนความรู้เกี่ยวกับระบบการจัดการต่าง ๆ ของเราได้