เมื่อตรวจติดตามภายในแล้วผู้ตรวจประเมิน (auditor)จะออก CAR ต้องเขียนอย่างไร ?

ทุกองค์กร กิจกรรมการตรวจติดตามภายในนั้น เป็นกิจกรรมหลักเพื่อให้ ได้มีการปรับปรุงองค์กรอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเมื่อดำเนินการตรวจติดตามภายในแล้ว หากพบประเด็นความไม่สอดคล้อง จะเริ่มที่ ใบ CAR ใบขอให้ดำเนินการแก้ไข (CAR : Corrective Action Request ขอให้ดำเนินการแก้ไข )

เพื่อให้งานของผู้ตรวจติดตามภายในง่ายขึ้น ลองใช้แนวการเขียนใบ CAR ตามด้านล่างเพื่อให้ผู้รับการตรวจประเมิน (auditee) เข้าใจว่า จุดปรับปรุงที่ผู้ตรวจติดตามค้นพบคืออะไร

ตัวอย่างการเขียนใบ CAR

ส่วนที่ 1 สำหรับผู้ตรวจ (Auditor) : ประเด็นความไม่สอดคล้อง : การเขียนโดยอาศัยหลักการ LERN N : Nature of problem สภาพของปัญหา พบความไม่สอดคล้องของระบบ หรือ พบประเด็นความไม่สอดคล้องของระบบ E : Evidence : หลักฐานที่พบ เช่น เอกสาร /บันทึก , สังเกตการณ์ทำงาน, สัมภาษณ์ L : Location : สถานที่พบประเด็นความไม่สอดคล้อง เช่น สโตร์วัตถุดิบ R : Reference : ข้อกำหนด ของมาตรฐานที่ตรวจเช่น ISO9001/ GHPs / หรือ QP ข้อที่ .... ตัวอย่างการเขียนตาม : L E R N พบว่าระบบการควบคุมสัตวรบกวนไม่มีประสิทธิ์ภาพ (N) โดยพบหลักฐานดังนี้ พบหนู 1 ตัว (E) บริเวณคลังสินค้าสำเร็จรูป (L) ซึ่งไม่สอดคล้องตามข้อกำหนด XXX ข้อที่ XXX / QP-XX (R)
Auditor ผู้ตรวจ:	Auditee ผู้ถูกตรวจ :
ส่วนที่ 2 สำหรับ ผู้ถูกตรวจ (Auditee) สาเหตุที่แท้จริงและการปฏิบัติการแก้ไข : ผู้ถูกตรวจต้องวิเคราะห์หาสาเหตุของความไม่สอดคล้อง ว่าเกิดจากอะไร โดยใช้เครื่องมือ ในการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริง เช่น 4 M Man , Machine , Method , Material , 5 why , Cause & ….. brainstorm เพราะ เปิดประตูโหลดนานเกินไป ทำให้หนูสามารถเข้ามาได้ ประเด็นนี้เคยเกิดขึ้นหรือไม่? ประเด็นนี้มีแนวโน้มจะเกิดขึ้นกับกระบวนการอื่นหรือสินค้าอื่น การปฏิบัติการแก้ไขทันที : จับหนู หรือหาหนูให้เจอ แล้วนำออกจากพื้นที่คลังสินค้าสำเร็จรูป การป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ : ติดม่านพลาสติก ป้องกันอีก 1 ชั้น และทำแผนเป็นประตู 2 ชั้น เพิ่มจุด ดักหนู หรือ พิจารณามาตรการป้องกันอื่นๆ กับบริษัทกำจัดสัตว์พาหะ
Auditee ผู้ถูกตรวจ :	วันที่ :
ส่วนที่ 3 สำหรับผู้ตรวจ (Auditor) : การทวนสอบหลักฐานของเอกสาร เช่น แผนการแก้ไขจากผู้ตรวจ ตัวอย่างแบบฟอร์มที่ออกแบบระบบใหม่ ภาพถ่าย ก่อน/หลังดำเนินการ บันทึกการฝึกอบรมพนักงานที่เกี่ยวข้อง ผลการตรวจสินค้าสำเร็จรูป
ผู้ทวนสอบ :	วันที่ :
ส่วนที่ 4 สำหรับผู้ตรวจ (Auditor) : ประสิทธิผลที่ได้จากการดำเนินการเพื่อแก้ไขประเด็นความไม่สอดคล้อง จากส่วนที่ 2 ผู้ถูกตรวจ (Auditee): เช่น ดูแนวโน้มข้อร้องเรียนลดลง มีการติดตามดูประเด็นดังกล่าวเป็นระยะเวลา อาจจะ 6 เดือน หรือ 1 ปีแล้วไม่พบการเกิดซ้ำของประเด็นดังกล่าว
Auditor ผู้ตรวจ:	วันที่:

หากผู้ตรวจติดตามภายในพบว่ามีประเด็นเยอะ ที่ต้องปรับปรุง ก็ให้พิจารณาออกใบ CAR ในส่วนที่มีความสำคัญ เช่นสินค้าจะมีความเสียหายเยอะ ลูกค้าจะร้องเรียน ผิดกฎหมาย หรือผิดข้อกำหนดมาตรฐานที่ องค์กรตรวจรับรอง อยู่ นั้นคือทีมต้องออกใบ CAR ส่วนเรื่องอื่นๆ ทีมยังมีเวลาตรวจในรอบหน้า เพื่อให้การทำงานตรวจติดตามภายในเป็นงานที่มีบรรยากาศของคำว่าเพื่อการปรับปรุงระบบอย่างแท้จริง