การตรวจประเมินผู้ส่งมอบ (second-party audit) — เมื่อใดควรตรวจ และต้องตกลงอะไรไว้ก่อน

ข้อกำหนดของมาตรฐานไม่ได้สั่งให้ตรวจ

ข้อกำหนดว่าด้วยการควบคุมสิ่งที่มาจากภายนอกปรากฏอยู่ในมาตรฐานหลายฉบับ เช่น ข้อ 8.4 ของ ISO 9001 ข้อ 7.1.6 ของ ISO 22000 และข้อ 8.1.4 ของ ISO 45001 สิ่งที่ข้อเหล่านี้ขอตรงกันคือให้องค์กรกำหนดเกณฑ์ในการประเมินและคัดเลือกผู้ส่งมอบ กำหนดประเภทและระดับของการควบคุมให้เหมาะกับผลกระทบ และติดตามสมรรถนะของผู้ส่งมอบ

ไม่มีข้อใดในนั้นที่สั่งว่าการควบคุมต้องอยู่ในรูปของการเดินทางไปตรวจที่สถานประกอบการ การตรวจเป็นวิธีหนึ่งในหลายวิธี วิธีอื่นที่ใช้ได้ ได้แก่ การทบทวนเอกสารและใบรับรอง การใช้แบบสอบถามประเมินตนเอง การตรวจสอบผลการทดสอบของแต่ละรุ่นที่ส่งมอบ การติดตามข้อมูลสมรรถนะ เช่น อัตราการส่งตรงเวลาและอัตราของที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด หรือการกำหนดเงื่อนไขในสัญญาที่บังคับให้แจ้งการเปลี่ยนแปลง

คำถามที่ควรตั้งก่อนจึงไม่ใช่ว่าจะไปตรวจผู้ส่งมอบรายใดในปีนี้ แต่เป็นว่าองค์กรต้องการคำตอบของคำถามใด แล้วจึงเลือกวิธีที่ให้คำตอบนั้นได้ด้วยต้นทุนที่สมเหตุสมผล การตรวจที่สถานประกอบการเหมาะกับคำถามที่ตอบได้ด้วยการมองเห็นสภาพจริงเท่านั้น เช่น สภาพสุขลักษณะของพื้นที่ผลิต การแยกพื้นที่เพื่อป้องกันการปนเปื้อนข้าม หรือพฤติกรรมการทำงานของผู้ปฏิบัติงาน ส่วนคำถามที่ตอบได้จากเอกสารหรือข้อมูล ไม่จำเป็นต้องใช้การเดินทาง

สี่เงื่อนไขที่ทำให้การตรวจแบบนี้ต่างจากการตรวจติดตามภายใน

เงื่อนไขแรกคืออำนาจ ในการตรวจติดตามภายใน ผู้ตรวจทำงานภายใต้อำนาจของผู้บริหารสูงสุดขององค์กรเดียวกัน ผู้ถูกตรวจจึงมีหน้าที่ต้องให้ความร่วมมือ แต่ในการตรวจผู้ส่งมอบ ฐานของความร่วมมือคือสัญญาหรือข้อตกลงเท่านั้น สิ่งที่ไม่ได้เขียนไว้ในสัญญา ผู้ส่งมอบมีสิทธิ์ปฏิเสธได้โดยชอบ

เงื่อนไขที่สองคือเกณฑ์การตรวจ ในการตรวจติดตามภายใน เกณฑ์คือระบบขององค์กรเองบวกกับมาตรฐานที่ใช้ ซึ่งทุกฝ่ายรู้อยู่แล้ว แต่ในการตรวจผู้ส่งมอบ เกณฑ์ต้องถูกระบุให้ชัดก่อนวันตรวจ และต้องเป็นสิ่งที่ผู้ส่งมอบเคยตกลงว่าจะปฏิบัติตาม การไปถึงหน้างานแล้วตรวจด้วยเกณฑ์ที่ผู้ส่งมอบไม่เคยรับรู้ ทำให้สิ่งที่พบไม่มีน้ำหนักในการบังคับใช้

เงื่อนไขที่สามคือสิ่งที่พบและผลที่ตามมา สิ่งที่พบจากการตรวจผู้ส่งมอบไม่ได้เข้าสู่ระบบความไม่สอดคล้องของผู้ส่งมอบโดยอัตโนมัติ ผู้ส่งมอบเป็นผู้ตัดสินเองว่าจะจัดการอย่างไร สิ่งที่องค์กรผู้ตรวจควบคุมได้คือการตัดสินใจของตนเอง เช่น การคงสถานะผู้ส่งมอบที่อนุมัติแล้ว การเพิ่มความถี่ในการตรวจรับ หรือการกำหนดเงื่อนไขเพิ่มก่อนสั่งซื้อรอบถัดไป

เงื่อนไขที่สี่คือความสามารถของผู้ตรวจ การตรวจผู้ส่งมอบต้องการความรู้ในกระบวนการของผู้ส่งมอบมากกว่าความรู้ในตัวมาตรฐาน ผู้ตรวจที่รู้ข้อกำหนดแม่นแต่ไม่เข้าใจกระบวนการขึ้นรูปพลาสติกหรือกระบวนการชุบผิวโลหะ จะถามได้เฉพาะคำถามที่ตอบได้ด้วยเอกสาร

สิ่งที่ควรตกลงไว้ก่อน ไม่ใช่ตกลงหน้างาน

รายการต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ควรอยู่ในสัญญาหรือข้อตกลงตั้งแต่ต้น เพราะเป็นสิ่งที่ต่อรองได้ยากเมื่อไปยืนอยู่ที่หน้าประตูโรงงานแล้ว

สิทธิ์ในการเข้าตรวจ ความถี่ และระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า ขอบเขตพื้นที่และกระบวนการที่เข้าถึงได้ สิทธิ์ในการดูบันทึกประเภทใดบ้าง การจัดการข้อมูลที่เป็นความลับของผู้ส่งมอบ เงื่อนไขการตรวจโดยไม่แจ้งล่วงหน้าถ้าต้องการ สิทธิ์ในการตรวจผู้ส่งมอบลำดับถัดไปของผู้ส่งมอบ กรอบเวลาในการตอบสิ่งที่พบ และผลที่จะตามมาถ้าไม่ตอบ

ตารางนี้เป็นกรอบวิเคราะห์ที่ผู้เรียบเรียงจัดทำขึ้นเพื่อประกอบคำอธิบาย ไม่ใช่การสรุปหรือแปลตัวบทของมาตรฐานใด

เส้นที่ไม่ควรข้าม

เมื่อทีมตรวจพบสิ่งที่ไม่เป็นไปตามเกณฑ์ ความรู้สึกที่ตามมาโดยธรรมชาติคืออยากบอกผู้ส่งมอบว่าควรแก้อย่างไร แต่การบอกวิธีแก้ทำให้บทบาทเปลี่ยนจากผู้ตรวจเป็นผู้ออกแบบวิธีแก้ และเมื่อถึงรอบตรวจถัดไป ทีมตรวจจะกำลังตรวจสิ่งที่ตนเองเป็นผู้กำหนด

แนวทางที่รักษาความเป็นกลางไว้ได้คือ ระบุสิ่งที่พบพร้อมหลักฐานและเกณฑ์ที่ใช้เทียบ แล้วให้ผู้ส่งมอบเสนอวิธีแก้ของตนเอง ส่วนองค์กรผู้ตรวจทำหน้าที่ประเมินว่าวิธีที่เสนอมาเพียงพอต่อการลดความเสี่ยงที่ตนเองรับอยู่หรือไม่ การแบ่งบทบาทแบบนี้ยังทำให้ความรับผิดชอบอยู่กับผู้ส่งมอบตามที่ควรจะเป็น

อ่านประกอบ: โปรแกรมการตรวจกับแผนการตรวจต่างกันอย่างไร · ความสามารถของผู้ตรวจประเมิน · ISO 9001 ข้อ 8.4 การควบคุมผู้ส่งมอบภายนอก

คำถามที่ควรตอบได้

1. ผู้ส่งมอบที่อยู่ในแผนการตรวจปีนี้ ถูกเลือกด้วยเกณฑ์ใด และเกณฑ์นั้นสะท้อนผลกระทบต่อผลิตภัณฑ์ปลายทางหรือสะท้อนมูลค่าการสั่งซื้อ (ที่มา: ข้อกำหนดว่าด้วยการกำหนดระดับการควบคุมให้เหมาะกับผลกระทบ)
2. คำถามในรายการตรวจสอบที่ใช้ มาจากการวิเคราะห์กระบวนการของผู้ส่งมอบรายนั้น หรือเป็นชุดเดียวกันกับทุกราย (ที่มา: แนวทางการวางแผนการตรวจตาม ISO 19011)
3. เกณฑ์ที่ใช้ตรวจ ผู้ส่งมอบเคยตกลงไว้ที่ใด และตกลงไว้ก่อนวันตรวจหรือไม่ (ที่มา: แนวทางว่าด้วยการกำหนดเกณฑ์การตรวจ)
4. สิทธิ์ในการเข้าตรวจ ขอบเขต และกรอบเวลาตอบสิ่งที่พบ เขียนไว้ในสัญญาหรือไม่ (ที่มา: ข้อกำหนดว่าด้วยการสื่อสารข้อกำหนดกับผู้ส่งมอบภายนอก)
5. ในหนึ่งปีที่ผ่านมา ข้อมูลสมรรถนะของผู้ส่งมอบเคยนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงการตัดสินใจใดบ้าง (ที่มา: ข้อกำหนดว่าด้วยการติดตามสมรรถนะของผู้ส่งมอบภายนอก)

บทความใหม่ในชุดเดียวกัน: ISO 22000 ข้อ 8.1 การวางแผนและควบคุมการปฏิบัติงาน · ISO 45001 ข้อ 7.5 เอกสารสารสนเทศ

บทความนี้เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เรียบเรียงเพื่ออธิบายและตีความข้อกำหนด ไม่ใช่การแปลหรือทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน ตัวอย่างทั้งหมดเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบคำอธิบาย การนำไปใช้จริงให้ยึดตัวมาตรฐานฉบับจริงเป็นหลัก